Příloha č. 18
vnitřního a kancelářského řádu
pro okresní, krajské a vrchní soudy
 
Elektronický seznam jmen
a)	Vedení Jakékoli změny provedené v elektronickém seznamu jmen musí být zaznamenány, aby bylo možné určit, kdo tyto změny provedl, kdy je provedl včetně sekund a co změnil (vložil nové). Z tohoto důvodu správce sítě (informatik) odpovídá za správné a přesné nastavení data a času na serverech a počítačích. Za správné zapisování údajů (změn a vkládání nových údajů) podle stanovených postupů, odpovídá ten, kdo zápis provedl. Zápisy a změny údajů v elektronickém seznamu jmen se musí provádět s náležitou péčí, aby údaje odpovídaly skutečnosti, nedocházelo k chybám při lustraci nebo údaje mohly být využity pro tisk písemností, obálek apod. U údajů zapisovaných do elektronického seznamu jmen a v něm vedených je nepřípustné provádět jejich svévolné zkracování, zejména označení (názvů), nebo používat zkratky, i když je v návrhu (žalobě) nebo jiných dokumentech uveden zkrácený název nebo zkratka (např. „ČR“, „KS v Brně“, „Všeob. zdrav, poj.“, „ÚMČ“, „Mor. Třebová“, „ÚP v HK“, „ČR-MSp“, ZD Kotěhůky, družstvo“, „Zem. druž. Vitice“, „SBD Královka“, „ČSSZ“, „OSSZ Praha-východ“ apod.).  b) Členění  Elektronický seznam jmen se člení na tyto části: I. fyzické osoby, II. právnické osoby, III. organizace resortu, IV. správní orgány, V. policie, VI. soudní komisaři a notáři, VII. soudní exekutoři, VIII. advokáti, IX. zaměstnanci, X. soudní přísedící, XI. insolvenční správci a ostatní orgány veřejné moci.  Do části I. se zapisují všechny fyzické osoby vystupující v soudním řízení jako účastník řízení (např. obviněný, odsouzený, žalobce, žalovaný aj.), svědek apod., dále znalci a tlumočníci v řízení a jiní právní specialisti (např. daňový poradce, patentový zástupce apod.).  Do části II. se zapisují všechny právnické osoby vystupující v soudním řízení jako účastník řízení, nejsou-li zapsané v jiné části elektronického seznamu jmen.  V části III. jsou evidovány jen organizace resortu justice. Záznamy o organizacích resortu jsou distribuovány spolu s informačním systémem a je zakázáno je měnit, zakládat nové, mazat (rušit) a případně provádět jiné úpravy. Organizace resortu jsou evidovány jako orgány veřejné moci.  V části IV. jsou evidovány ostatní státní orgány a orgány územní samosprávy (správní orgány). Záznamy o správních orgánech a ostatní orgány veřejné mocia ostatní orgány veřejné moci jsou distribuovány spolu s informačním systémem a je zakázáno je měnit, zakládat nové, mazat (rušit) a případně provádět jiné úpravy. Správní orgány jsou evidovány jako orgány veřejném moci.  Část VI. je určena jen pro potřeby dědického řízení, kde notář vystupuje jako soudní komisař, nebo v jiných řízení jako zástupce účastníka řízení. Vystupuje-li notář jako účastník řízení hájící své zájmy (např. rozvádí se), tak se zapisuje do části I. jako fyzická osoba bez označení, že jde o notáře. Notáři jsou evidováni jako orgány veřejném moci.  V části VII. jsou evidováni soudní exekutoři pověření provedením exekuce a úkonů v řízení výkonu rozhodnutí popř. výkonem jiných činností. Vystupuje-li soudní exekutor jako účastník řízení hájící své zájmy (např. rozvádí se), tak se zapisuje do části I. jako fyzická osoba bez označení, že jde o soudního exekutora. Soudní exekutor je evidován jako orgán veřejné moci.  Osoby v části VIII. se evidují advokáti jen pro potřeby zastupování účastníků řízení. Vystupuje-li advokát jako účastník řízení hájící své zájmy (např. rozvádí se), tak se zapíše do části I. jako fyzická osoba bez označení, že jde o advokáta.  Do částí IX. a X. mají editační přístup jen určení zaměstnanci (personální oddělení, účtárna) předsedou soudu; přístup pro prohlížení do části X. mají jen zaměstnanci s editačním právem. Vystupuje-li zaměstnanec soudu nebo soudní přísedící jako účastník řízení hájící své zájmy (např. rozvádí se), tak se zapíše i do části I. jako fyzická osob bez označení zaměstnance soudu nebo soudního přísedícího.  Část XI. insolvenční správci je určena pro potřebu insolvenčního řízení a řízení o incidenčních sporech nebo sporech, kde vystupuje insolvenční správce za dlužníka. Vystupuje-li insolvenční správce jako účastník řízení hájící své zájmy (např. rozvádí se), tak se zapíše i do části I. jako fyzická osoba bez označení insolvenční správce. Za insolvenčního správce se považuje i správce konkursní podstaty.	
		
c)	Evidované údaje 

 
Druh osoby	OVM	Popis	Typ DS	
advokát	ne	Advokáti (zák. č. 85/1996 Sb.) jako zástupci účastníků řízení	PFO	
daňový poradce	ne	Daňoví poradci (zák. č. 523/1992 Sb.) jako zástupci účastníků řízení	PFO	
fyzická	ne	Všechny fyzické osoby, pokud vystupují jako účastníci řízení nebo v jiném postavení než jako zástupci účastníků	FO	
insolvenční správce	ne	Insolvenční správci (zák. č. 312/2006 Sb.), včetně bývalých správců konkurzní podstaty, vystupují-li v řízení v této roli	PFO	
patentový zástupce	ne	Patentoví zástupci (zák. č. 417/2004 Sb.) jako zástupci účastníků řízení	PFO	
podnikající FO	ne	Podnikající fyzické osoby (živnostníci - zák. č. 455/1991 Sb., další osoby podnikající na základě jiných předpisů, pokud nejsou zařazeny pod jiný druh osoby), pokud jde o případy týkající se jejich podnikání nebo související s podnikáním	PFO	
soudní exekutor	ano	Soudní exekutoři (zák. č. 120/2001 Sb.) jsou-li v řízení činní podle exekučního řádu	OVM	
soudní komisař, notář	ano	Notáři (zák. č. 358/1992 Sb.) jsou-li činní podle notářského řádu nebo jako soudní komisaři	OVM	
soudní přísedící	ne	Soudní přísedící činní u soudu	FO	
zaměstnanec	ne	Zaměstnanci soudu, včetně soudců přidělených k výkonu u soudu	FO	
znalec, tlumočník	ne	Znalci a tlumočníci (zák. č. 36/1967 Sb.) vystupují-li v řízení jako znalec nebo tlumočník	PFO, FO	
organizace resortu	ano	Všechny organizace resortu Ministerstva spravedlnosti (MSp, soudy, státní zastupitelství, RT, JA, IKSP, PMS, VS včetně jednotlivých věznic a detenčních ústavů)	OVM	
ostatní OVM	ano	Ostatní orgány veřejné moci (OVM)	OVM	
policie	ano	Jednotlivé policejní útvary podle zák. č. 273/2008 Sb.	OVM	
právnická	ne	Všechny právnické osoby, nejedná se o OVM	PO	
správní orgán	ano	Ostatní státní orgány a orgány územní samosprávy	OVM“.	

d) Zapisování, opravy a ztotožňování
Každá osoba se zapisuje samostatně. Změní-li fyzická osoba své příjmení nebo jméno nebo právnická osoby svůj název, zapíše nově s novými údaji a provede se ztotožnění. Fyzická osoba, která podniká a má u soudu jak spory své vlastní osobní (např. rozvádí se) a spory z podnikání, je zapsaná jako fyzická osoba - občan, tak i jako fyzická osoba podnikající; rovněž je vyznačeno ztotožnění. Změní-li fyzická osoba podnikající svůj název pod kterým podniká, postupuje se obdobě jako když fyzická osoba mění své jméno.
Při opětovném zápisu též osoby, je-li již její označení (příjmení, jméno aj., název) uvedeno v elektronickém seznamu jmen, vybere se ten název, který odpovídá výše uvedeným pokynům. Není-li dosavadní zápis s těmito Pokyny v souladu, pak je nutno vytvořit nový správný zápis a provede se ztotožnění. Při zapisování právnických osob (např. úřadů, institucí) je třeba nejprve ověřit, zda jejich název odpovídá údajům v příslušných evidencích a zda již není uveden v elektronickém seznamu jmen.
Jestliže údaje o osobě neodpovídají skutečnosti a Lze jednoznačně identifikovat o jakou osobu jde (chybné označení účastníkem), není-li už tento chybný záznam v elektronickém seznamu jmen evidován, zapíše se osoba tak, jak ji uvádí účastník a současně se provede ztotožnění.“.