PAVEL KOUKAL

advokát advokátní kanceláře Rödl & Partner, v.o.s.

V souvislosti s přijetím nového zákona o ověřování, který byl vyhlášen pod č. 21/2006 Sb. a nabývá účinnosti 1. března 2006, se nabízí celková rekapitulace české právní úpravy ověřování listin a pravosti podpisů, která není z řady důvodů jednotná a jež má, alespoň pokud jde o ověřování ve vztahu k zahraničí i své mezinárodní, popř. evropské souvislosti. Tato rekapitulace je přitom o to významnější, že úprava ověřování má nemalý bezprostřední význam i pro další oblasti úpravy občanského, obchodního a správního práva.

Právní úprava ověřování shody opisu nebo kopie s listinou a ověřování pravosti podpisu je v současné době obsažena jednak v zákoně č. 358/1992 Sb., o notářích a jejich činnosti (notářský řád), a to jako nedílná součást notářské činnosti, a dále pak v již zmiňovaném novém zákoně č. 21/2006 Sb., o ověřování shody opisu nebo kopie s listinou a o ověřování pravosti podpisu a o změně některých zákonů (zákon o ověřování), který upravuje ověřování prováděné zákonem či prováděcím předpisem pověřenými krajskými, obecními a jim naroveň postavenými úřady v rámci výkonu přenesené působnosti státní správy. Kromě toho je v této souvislosti třeba uvést i úpravu tzv. prohlášení advokáta o pravosti podpisu podle zákona č. 85/1996 Sb., o advokacii, které umožňuje nahradit úřední ověření podpisu vyžadované zvláštními právními předpisy.

Vedle toho se v problematice ověřování uplatňuje ve vztahu k zahraničí i mezinárodně smluvní úprava tzv․ vyššího ověřování (v širším slova smyslu), založená v současné době zejména na v praxi nejvíce užívané tzv. Haagské úmluvě o apostilaci.

Ověřování prováděné v rámci výkonu státní správy pověřenými úřady

Důvodů, proč byl stávající zákon č. 41/1993 Sb., o ověřování shody opisů nebo kopie s listinou a o ověřování pravosti podpisu okresními a obecními úřady a o vydávání potvrzení orgány obcí a okresními úřady, nahrazen novým zákonem o ověřování, uváděla vládní důvodová zpráva hned několik. Za nejpodstatnější z těchto důvodů lze přitom považovat zejména skutečnost, že stávající úprava dosud dostatečně nereagovala na změny provedené v souvislosti s reformou územní veřejné správy a se změnou postavení některých zaměstnanců obcí a krajů na úředníky územních samosprávních celků, včetně požadavků na ně zákonem kladených, a dále pak i určitý nesoulad stávající úpravy s ústavou. Tento nesoulad spočíval v tom, že pověření obecních úřadů k výkonu přenesené působnosti na tomto úseku bylo možné založit pouze rozhodnutím obecních úřadů obcí s rozšířenou působností (dříve okresních úřadů nebo vybraných magistrátů měst).

Na tomto místě je však přitom třeba dále zdůraznit, že nový zákon o ověřování je ve srovnání s předchozím zákonem č. 41/1993 Sb. podstatně komplexnější a podrobnější úpravou provádění ověřování ze strany orgánů veřejné správy a tento závěr lze plně vztáhnout i ve vztahu na poměrně kusou úpravu ověřování v notářském řádu¹.

Zákon o ověřování ve své části první výslovně označuje působnost na úseku ověřování shody opisu nebo kopie s listinou (vidimace) a ověřování pravosti opisu (legalizace) za výkon státní správy, kterou vykonávají ministerstvo vnitra, krajské úřady, obecní úřady s rozšířenou působností, obecní úřady, úřady městských částí nebo městských obvodů územně členěných statutárních měst a úřady městských částí hl.m. Prahy, jejichž seznam stanoví zvláštní předpis – vyhláška ministerstva vnitra (dále jen „obecní úřady“) a újezdní úřady. Činnost na tomto úseku výkonu státní správy stanovená krajskému úřadu, obecnímu úřadu obce s rozšířenou působností nebo obecnímu úřadu podle tohoto zákona, je výkonem přenesené působnosti a její součástí je vždy jak provádění vidimace a legalizace, tak i vedení jejich evidence, a to bez ohledu na to, zda jsou nebo nejsou i matričními úřady.

Prováděním vidimace a legalizace jsou pověřeni úředníci územních samosprávních celků, kteří prokáží odbornou způsobilost složením zkoušky. Státní zaměstnanci zařazení do újezdních úřadů nebo ministerstva vnitra budou prokazovat svou způsobilost v souladu s tzv. služebním zákonem. Nadále platí, že vidimace a legalizace se provádí zásadně pouze v úředních místnostech úřadu a na jiném vhodném místě lze provést vidimaci a legalizaci jen ze závažných důvodů. Evidence vidimací a legalizací se vede ve svázané ověřovací knize s tiskopisy číslovanými v souvislé řadě. Součástí ověřovací knihy je i list podpisových vzorů ověřujících osob provádějících vidimaci a legalizaci.

Zákon o ověřování v ust. § 6 odst. 1 obsahuje legální definici pojmu „vidimace“ jakožto úkonu, kterým se ověřuje, že opis nebo kopie (dále jen „vidimovaná listina“) se doslova shoduje s předloženou listinou. V následném odst. 2 se stanoví, že vidimací se nepotvrzuje správnost a pravdivost údajů uvedených na vidimované listině ani jejich soulad s právními předpisy a výslovně i vylučuje, formulací převzatou z notářského řádu, odpovědnost úřadu za obsah vidimované listiny. V § 8 je detailně upraven obsah ověřovací doložky, z níž musí být zejména patrné, zda byl k vidimaci předložen prvopis či ověřená vidimovaná listina nebo opis, stejnopis nebo kopie z úředního spisu, z kolika stran se listina skládá a zda se jedná o vidimaci úplnou nebo částečnou. Případy, kdy se vidimace neprovede, stanoví § 9 zákona jednak konkrétním výčtem těchto důvodů, ale současně i volnějším prostorem pro uvážení ověřovacího úředníka, který může posoudit, zda listinou, z níž je vidimovaná listina pořízena, není „listina, jejíž jedinečnost nelze vidimovanou listinou nahradit“. V ostatních případech je na provedení vidimace právní nárok.

„Legalizací“ se ve smyslu ust. § 10 odst. 1 zákona o ověřování rozumí ověření, že žadatel listinu před ověřující osobou vlastnoručně podepsal nebo podpis na listině uznal za vlastní. V zákoně je rovněž znovu zdůrazněno, že legalizací se nepotvrzuje správnost ani pravdivost údajů uvedených v listině ani jejich soulad s právními předpisy a že úřad neodpovídá za obsah listiny. Podobně jako u vidimace se i u legalizace v § 12 podrobně určuje obsah ověřovací doložky, z níž je zejména patrné, kdo legalizaci žádá, jakým dokladem prokazuje svou totožnost a dále konstatování, zda listinu před úředníkem podepsal či zda byl podpis na listině již učiněn a žadatel ho označil za svůj vlastní. Ani u legalizace úřad neodpovídá za obsah listiny, na které je podpis legalizován. Velmi významnou změnou je oproti předchozí úpravě skutečnost, že zákon o ověřování taxativně vymezuje rozsah dokladů, kterými žadatel o provedení legalizace prokáže svou totožnost, a to jak u státního občana České republiky, tak i cizince.

Vidimace listin a legalizace pravosti podpisů, které se vztahují k listinám psaným v cizím jazyce, je řešena v zásadě stejně jako v předchozí úpravě. Podle § 9 písm. b) zákona se vidimace neprovede, je-li listina, z níž je vidimovaná listina pořízena, psána v jiném než českém nebo slovenském jazyce a neovládá-li ověřující osoba jazyk, v němž je listina psána a není-li současně předložena v úředně ověřeném překladu do jazyka českého. Ve vztahu k legalizaci je v tomto směru rozhodné ust. § 10 odst. 4 zákona, které stanoví, že je-li legalizován podpis na listině, která je psána v jiném než českém nebo slovenském jazyce a není-li současně předložena v úředně ověřeném překladu do jazyka českého, tak se legalizace neprovede.

Ověřování prováděné notáři podle notářského řádu

Vidimace a legalizace notáři je prováděna jako součást notářské činnosti podle ust. § 73 a násl. zákona č. 358/1992 Sb., o notářích a jejich činnosti (notářský řád). Platí přitom, že tato úprava je na rozdíl od nové detailní a velmi precizní úpravy obsažené v zákoně o ověřování poměrně stručná.

Vidimace se podle § 73 odst. 1 notářského řádu provede ověřovací doložkou neodkladně poté, kdy notář posoudil shodu opisu s listinou. Stejně jako zákon o ověřování i notářský řád určuje obsah ověřovací doložky a případy, kdy notář vidimaci odmítne provést. Platí, že vidimací se nepotvrzuje správnost a pravdivost údajů obsažených v listině a jejich soulad s právními předpisy a notář za obsah listiny neodpovídá. Legalizací podle § 74 odst. 1 notářského řádu notář ověřuje, že fyzická osoba před ním v jeho přítomnosti listinu vlastnoručně podepsala nebo podpis na listině se již nacházející před ním uznala za vlastní. Rovněž v případě legalizace stanoví notářský řád obsah ověřovací doložky a vylučuje odpovědnost notáře za obsah listiny při legalizaci.

Prohlášení advokáta o pravosti podpisu

Zvláštní formu legalizace podpisu představuje i postup upravený v ust. § 25a a násl. zákona č. 85/1996 Sb., o advokacii, který umožňuje, aby advokát, za splnění zákonem stanovených podmínek, nahradil úřední ověření podpisu vyžadované zvláštními právními předpisy svým prohlášením se stejnými účinky. Toto prohlášení je přitom možné učinit pouze tehdy, pokud advokát listinu sám sepsal a jednající osoba ji před advokátem vlastnoručně podepsala. Zákon o advokacii dále stanoví i obsah prohlášení o pravosti podpisu, které představuje obdobu ověřovací doložky.

Ověřování ve vztahu k zahraničí

Ve vztahu k zahraničí se tradičně vyžaduje k akceptaci veřejných listin i tzv. vyšší ověření, s výjimkou případů, kdy zvláštní dvoustranná smlouva o právní pomoci či spolupráci zakotvuje vzájemné uznávání veřejných listin. Z hlediska forem tzv. vyššího ověření veřejných listin v širším slova smyslu je rozlišována jednak komplikovanější tzv. superlegalizace, která byla dlouhou dobu jedinou formou vyššího ověření, a dále pak tzv. apostilace, která představuje zjednodušené ověření veřejné listiny formou vydání, resp. připojení jediné ověřovací doložky, tzv. Apostily.

Superlegalizace je vyšší ověření veřejné listiny spočívající v jejím ověření diplomatickými nebo konzulárními zástupci (někdy se také přímo hovoří o „konzulární superlegalizaci“ nebo také o „konzulárním vyšším ověření“) státu, kde má být listina použita, a to na základě předchozího ověření národním autoritativním orgánem . Tato forma vyššího ověření je tak z formálního a finančního hlediska poměrně náročná, neboť v zásadě zahrnuje tři stupně ověřování, a to jednak ověření ze strany orgánu, který listinu vydal, dále ověření ze strany konzulárního odboru ministerstva zahraničních věcí (nebo jiné „národní autority“) a konečně pak ověření („superlegalizaci“) ze strany zastupitelského úřadu (velvyslanectví, resp. jeho konzulárního oddělení) toho státu, kde se má ověřená listina použít.

Specifickou zjednodušenou formou vyššího ověřování veřejných listin je do značné míry i tzv. apostilace, ačkoliv sama mezinárodní úmluva, která tuto formu upravuje, je nazvána Úmluvou o zrušení požadavku ověřování cizích veřejných listin.² Členské státy úmluvy upustily od požadavku legalizace veřejných listin diplomatickými nebo konzulárními zástupci formou shora uvedené superlegalizace a nahradily ji pouze požadavkem na připojení zvláštní ověřovací doložky nazvané „Apostila“ vydané pověřeným národním orgánem, která musí být vždy na samostatné listině připojené k ověřované listině, a to ve francouzštině s odkazem na úmluvu – „Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)“. Ačkoliv apostilace veřejných listin je oproti jejich superlegalizaci výrazným zjednodušením, je tato zjednodušená forma vyššího ověření komplikována tím, že v jednotlivých členkých státech úmluvy je jiný okruh úřadů pověřených vydávat Apostilu. Zatímco v některých málo státech úmluvy, jako tomu je například v České republice, jsou k tomu pověřeny pouze dva ústřední orgány, a to ministerstvo spravedlnosti (pro listiny vydané justičními orgány a nebo listiny vydané či ověřené notáři) a ministerstvo zahraničních věcí (pro ostatní listiny vydané orgány veřejné správy nebo jinými orgány), tak ve většině ostatních států je situace komplikovanější celou soustavou různých ústředních i regionálních orgánů, které vydávají Apostilu pro určité druhy listin.

Pokud jde o aktuální stav ve vztahu k ostatním členským státům Evropské unie, je třeba konstatovat, že v posledních letech přijaté předpisy komunitárního práva v oblasti civilní soudní spolupráce neměly bezprostřední vliv na upuštění od požadavku tzv. vyššího ověřování veřejných listin (v širším slova smyslu) mezi jednotlivými členskými státy EU. V důsledku toho tak v zásadě zůstal zachován předchozí nejednotný právní stav, kdy mezi některými členskými státy bylo vyšší, resp. další ověření veřejných listin před jejich použitím před orgány druhého státu vyžadováno (zpravidla formou osvědčení tzv. Apostilou) a naopak ve vztahu jiných členských států, mezi nimiž byla uzavřena dvoustranná smlouva o právní pomoci, se vyšší ověření nevyžadovalo. Určitou výjimku v tomto směru v současné době tvoří pouze Nařízení Rady (ES) 44/2001 o soudní pravomoci a uznávání a výkonu soudních rozhodnutí v občanských a obchodních věcech, které jako bezprostředně účinný komunitární předpis výslovně zakazuje soudům ve členských státech vyžadovat u taxativně vyjmenovaných písemností ověřování nebo jiné podobné formality.