Zvláštní seznam oprávněných občanů¹ (dále jen „zvláštní seznam“) se vede v knize, systémem kartotéky, nebo prostřednictvím výpočetní techniky v členění podle stálých volebních okrsků a samostatných volebních okrsků² (dále jen „okrsek“).

Ve zvláštním seznamu se eviduje jméno, popřípadě jména,³ příjmení, datum narození, důvod zápisu do zvláštního seznamu, adresa místa trvalého pobytu zapsaného oprávněného občana⁴ a číslo okrsku, ve kterém bude hlasovat. V poznámce se uvede, kdo dal k zápisu do zvláštního seznamu podnět.

Zápisy o případných změnách údajů ve zvláštních seznamech podle odstavce 2 provádí obecní úřad, městský úřad, magistrát, úřad městské části nebo městského obvodu územně členěného statutárního města a úřad městské části hlavního města Prahy (dále jen „obecní úřad“) na základě oznámení toho, kdo dal k původnímu zápisu do zvláštního seznamu, popřípadě k jeho předchozí změně podnět.

Vyškrtnutí ze zvláštního seznamu provedené na základě oznámení podle odstavce 3 oznámí obecní úřad v obci, kde byl oprávněný občan zapsán do zvláštního seznamu, obecnímu úřadu v obci, kde je oprávněný občan zapsán ve stálém seznamu oprávněných občanů⁵ (dále jen „stálý seznam“).

Oprávnění občané zapsaní do zvláštního seznamu z důvodů uvedených v § 5 odst. 2 písm. a), b) a c) zákona o provádění referenda jsou ve výpise ze zvláštního seznamu vedeni na samostatných listech pro každý ústav, objekt nebo zařízení. Výpis ze zvláštního seznamu obsahuje údaje shodné s údaji zvláštního seznamu.

Po uzavření zvláštního seznamu obecní úřad již změny údajů podle odstavce 3 neprovádí. Poznatky odůvodňující změny údajů došlé po uzavření zvláštního seznamu předá obecní úřad okrskové komisi.

Oprávněný občan, který není zapsán ve stálém seznamu ani ve zvláštním seznamu a dostaví se ve dnech konání referenda o přistoupení České republiky k Evropské unii (dále jen „referendum“) do místnosti pro hlasování, bude po předložení hlasovacího průkazu zapsán okrskovou komisí do výpisu ze zvláštního seznamu.

Dostaví-li se do místnosti pro hlasování oprávněný občan, u něhož je ve výpisu ze stálého seznamu poznámka, že je zapsán ve zvláštním seznamu, okrsková komise tuto poznámku zruší, prokáže-li se, že v okrsku, kde je zapsán ve výpisu ze zvláštního seznamu, nehlasoval a že byl tento zápis zrušen.

Obecní úřad před konáním referenda zabezpečí po obdržení hlasovacích lístků, obálek a tiskopisů jejich ochranu tak, aby bylo zabráněno jejich zneužití, zničení nebo odcizení.

Obecní úřad převezme veškerou dokumentaci referenda s výjimkou jednoho vyhotovení zápisu o průběhu a výsledku hlasování v okrsku od okrskových komisí.⁶ Hlasovací lístky a použité úřední obálky uschová do vyhlášení výsledků referenda prezidentem republiky ve Sbírce zákonů, popřípadě do vyhlášení nálezu Ústavního soudu, kterým tento soud rozhodl, že postup při provádění referenda nebyl v souladu s ústavním zákonem o referendu o přistoupení České republiky k Evropské unii nebo zákonem vydaným k jeho provedení. Po této lhůtě ponechá pro archivaci 3 nepoužité hlasovací lístky pro referendum; ostatní hlasovací lístky zničí.

Pověřený obecní úřad,⁷ v hlavním městě Praze úřad městské části, ve městech Brno, Ostrava, Plzeň úřad městské části nebo městského obvodu, uschová ostatní dokumentaci týkající se referenda.

Dokumentace o finančních nákladech na referendum se uloží odděleně od ostatní dokumentace.

Pro dokumentaci týkající se konání referenda se stanoví tyto skartační znaky a lhůty:

Po uplynutí skartační lhůty se postupuje podle zvláštních právních předpisů.⁸

Pro referendum jsou v příloze č. 1 této vyhlášky stanoveny vzory pro:

Pro referendum jsou v příloze č. 2 této vyhlášky stanoveny vzory tiskopisů pro:

Pokud okrsková komise využije programového vybavení dodaného Českým statistickým úřadem,⁹ nahrazují tiskové výstupy z tohoto programu tiskopisy podle odstavce 2 bodu 2.

Při provádění referenda přísluší členovi okrskové komise za výkon funkce zvláštní odměna¹⁰ ve výši 800 Kč a předsedovi okrskové komise ve výši 1 000 Kč.

Zvláštní odměnu podle odstavce 1 předsedovi a ostatním členům okrskových komisí vyplatí do 30 kalendářních dnů po ukončení činnosti okrskové komise¹¹ obecní úřad. V případě, že se člen okrskové komise nebo předseda všech jednání komise nezúčastňuje, obecní úřad celkovou výši zvláštní odměny stanovenou podle odstavce 1 krátí v poměru podle evidence o jejich účasti na jednáních okrskové komise.