Oproti trestnímu řízení, kde je okruh příslušných orgánů jednoznačně definován, v oblasti správního trestání přichází v úvahu široká škála orgánů shrnutých pod společné označení správní orgán, které jsou pojímány ve smyslu materiálním, tedy s ohledem na to, že vykonávají působnost v oblasti veřejné správy. V rámci svojí činnosti se různými formami a způsoby setkávají s jednáními, která mohou vykazovat znaky přestupku. Jsou-li k jejich projednání příslušné, mají ve smyslu zásady oficiality obsažené v § 78 odst. 1 zákona o odpovědnosti za přestupky a řízení nich (zákon č. 250/2016 Sb.) zahájit řízení. Pokud příslušné nejsou, ukládá jim § 73 zákona oznamovací povinnost vůči orgánu, který má přestupek projednat. Třebaže je toto ustanovení formulováno kogentně, dikcí „oznámí tuto skutečnost bez zbytečného odkladu“, jakékoli právní důsledky, tím spíše sankce za nesplnění této povinnosti v zákonné úpravě chybí.
Oznámení, označované jako jednoduché, má obsahovat údaje o tom, kdo je podezřelým, popis skutku, ve kterém je přestupek spatřován, místo a čas, kdy měl být přestupek spáchán, zákonné ustanovení obsahující skutkovou podstatu přestupku a důkazní prostředky, které jsou oznamovateli známy․ Výčet údajů je demonstrativní a vzhledem k tomu nelze vyloučit, že oznámení jich bude obsahovat více nebo i méně (nelze například vyloučit, že bude směřovat i vůči neznámému pachateli). Oznamující orgán má shromažďovat relevantní údaje, aniž by však prováděl šetření, tím spíše dokazování, vzhledem k tomu, že řízení ani nebylo zahájeno. Současně ovšem musí v rámci těchto postupů respektovat obecné principy, jakým je zákonnost, zásada nemo tenetur či materiální pravdy.
K prověření oznámení, které by mohlo být důvodem k zahájení řízení z moci úřední, může správní orgán použít institut vysvětlení podle § 137 správního řádu, o němž se pořizuje záznam. Zásadně přitom platí, že tento záznam nelze použít jako důkazní prostředek, což platí také pro vysvětlení podle § 61 zákona o Policii České republiky (zákon č. 273/2008 Sb.). Pro jeho charakteristiku je důležité, že nemá povahu veřejné listiny, která by bez dalšího osvědčovala to, co je v ní uvedeno, respektive potvrzeno, a nelze na něm, přesněji výhradně na něm, postavit rozhodnutí. Správní řád nestanoví, kdy má být záznam pořízen, z povahy věci plyne, že by se tak mělo stát v rámci podávaného vysvětlení, podle zákona o policii je tak třeba učinit bez zbytečného odkladu. Bude-li však záznam sepsán později, práva osoby, která se může stát následně účastníkem řízení, zejména jako obviněný z přestupku, tím nijak dotčena nejsou, a to právě s ohledem na nezávaznou povahu záznamu.
Jakkoli tedy má být záznam co možná nejkonkrétnější a nejvíce úplný, není osamoceně dostatečný prostředek ke zjištění stavu věci, o němž nejsou důvodné pochybnosti, a proto musí být v průběhu řízení provedeno dokazování.
Na druhé straně však záznam není zcela bez relevance. Na jeho základě lze například vyhodnotit to, zda následná svědecká výpověď je v souladu s tím, co dotyčný uvedl při podávání vysvětlení. Nutno ovšem připomenout, že soudy s odkazem na zásadu bezprostřednosti odmítají, aby byl tomu, kdo podal vysvětlení, záznam čten nebo jinak konstatován, jestliže je vyslýchán jako svědek nebo obviněný, a nepřipouštějí, aby jím byl nahrazen výslech, bez ohledu na to, že se na záznam dotyčný výslovně odkazuje. Jak k tomu dodává H. Prášková, neměl by však být tento postup používán za všech okolností, protože jistě nelze chápat jako porušení bezprostřednosti, pokud stejná úřední osoba nejprve sepíše záznam o vysvětlení a může si učinit úsudek o věrohodnosti toho, kdo jej podává, a následně pak vede ústní jednání, kde bude tatáž osoba vystupovat, jakožto svědek. Soudy přitom však současně nevylučují, aby v případě rozporu mezi výpovědí a obsahem úředního záznamu byla na to osoba dotázána, což je argumentováno „ohledem na menší formálnost přestupkového řízení a na obecně významnější roli úředních záznamů o podání vysvětlení v iniciaci tohoto typu řízení“.
Bude-li oznamovat spáchání přestupku někdo jiný než správní orgán, zejména fyzická či právnická osoba, postupuje se podle § 42 správního řádu, který obecně upravuje podávání podnětů k zahájení řízení z moci úřadní, vůči němuž je citované ustanovení zákona o odpovědnosti za přestupky v poměru speciality.
Specifické postavení, respektive povinnosti, mají při plnění oznamovací povinnosti orgány Policie České republiky a Vojenské policie. Na rozdíl od jiných orgánů totiž mají ještě předtím, než učiní oznámení, provést nezbytná šetření ke zjištění osoby podezřelé ze spáchání přestupku a k zajištění důkazních prostředků nezbytných pro pozdější dokazování před správním orgánem, jestliže okolnosti nasvědčují, že došlo ke spáchání přestupku. Tento zvláštní režim se týká pouze vybraného okruhu přestupků stanovených v § 74 odst. 1 zákona o odpovědnosti za přestupky, tedy například přestupků proti majetku, proti pořádku ve státní správě nebo občanskému soužití. Při provádění těchto šetření postupují orgány policie na základě zmocnění stanovených ve zvláštních zákonech. Podle § 67 odst. 1 zákona o Policii České republiky může policie v souvislosti s odhalováním a šetřením přestupku vyžadovat výpis z evidence Rejstříku trestů tam, kde by předchozí trestní postih mohl vést k posouzení skutku jako trestného činu, provedení orientačního vyšetření při podezření na ovlivnění alkoholem nebo jinou návykovou látkou pomocí dechové zkoušky, odběrem slin anebo potu, odborné lékařské vyšetření ke zjištění alkoholu nebo jiné návykové látky včetně odběru krve, moči, slin nebo potu, jakož i jiné odborné vyjádření. Policista je také oprávněn provádět ohledání místa přestupku a ohledání věci, která má vztah k přestupku, a v souvislosti s tím zjišťovat a zajišťovat stopy (například v podobě pořízení fotografií nebo zjištění identity osoby, která může v průběhu řízení vystoupit jako svědek).
O skutečnostech, které byly takto zjištěny, má být sepsán úřední záznam, který bude přiložen k oznámení o přestupku. Tento záznam se stane součástí spisu, který ovšem není zakládán podle § 17 správního řádu, ale obecné úpravy zákona o archivnictví a spisové služebně (zákon č. 499/2004 Sb.), do něhož lze dát možnost nahlížet per analogiam za podmínek stanovených § 38 odst. 2 správního řádu, tedy prokáže-li žadatel právní zájem nebo jiný vážný důvod, a současně za podmínky, že tím nebude porušeno právo jiných dotčených osob nebo veřejný zájem.
Obdobně jako je tomu u záznamu o podání vysvětlení, je i tento záznam sice přípustný jako podklad pro rozhodnutí, k prokázání odpovědnosti však sám nepostačuje. Na druhé straně ovšem platí, že jakkoli jsou rozhodujícím podkladem pro rozhodnutí důkazy a podklady shromážděné v průběhu správního řízení (například svědecká výpověď toho, kdo záznam sepsal), není záznam zcela bez významu. Za prvé slouží k předběžné orientaci správního orgánu a zjednodušuje se jeho další postup při objasňování přestupků (typicky u přestupků podle zákona o silničním provozu) a za druhé je jedním z řady podkladů, na jejichž základě lze rozhodnout, zda byla jednáním obviněného naplněna skutková podstata konkrétního přestupku.
Oznámení o skutečnostech, že mohlo dojít ke spáchání přestupku, má orgán policie učinit příslušnému správnímu orgánu nejpozději do 30 dnů, kdy se o nich dozví. Jak patrno, jedná se o lhůtu pořádkovou, takže její nedodržení nemá žádné přímé právní následky. Pro vyhotovení úředního záznamu lhůta stanovená není, jakkoli je vhodné, aby byl sepsán bez zbytečného odkladu a nelze jej ani považovat za nepoužitelný pro další řízení, byl-li vyhotoven třeba i s delším časovým odstupem poté, co bylo učiněno oznámení, zejména pokud se s ním obsahově shoduje.
Všechna oznámení může ještě příslušný správní orgán, neshledá-li je jako dostatečná pro zahájení řízení, doplnit (například tím, že si opatří již zmíněné vysvětlení podle § 137 správního řádu nebo v součinnosti s orgánem policie či jiného správního orgánu podle § 75 zákona o odpovědnosti za přestupky).
K dispozici má též institut zajištění důkazu podle § 138 správního řádu, jímž bývá nejčastěji podání svědecké výpovědi (typicky osoby, která bude během řízení bude obtížně dosažitelná) a zajištění listiny, respektive jiného doličného předmětu.
Na základě takto zjištěných podkladů dává zákon o odpovědnosti za přestupky správnímu orgánu několik možností dalšího procesního postupu: věc může, respektive musí odložit (§ 76), předat věc jinému orgánu (§ 64) nebo zahájit řízení z moci úřední (§ 78).
Častým impulzem pro zahájení řízení o přestupku bývá kontrola, respektive její povinný výstup, jímž je protokol o kontrole (§ 12 zákona č. 255/2012 Sb., o kontrole), který je následně jedním z podkladů pro rozhodnutí, které je ovšem vydáno v samostatném řízení o přestupku.
Speciálním zmocněním disponuje například Úřad pro ochranu hospodářské soutěž v podobě místního šetření v obchodních prostorách podle § 21f zákona o ochraně hospodářské soutěže (zákon č. 143/2001 Sb.), které zahrnuje širokou škálu oprávnění při získávání podkladů (například nahlížet do obchodních záznamů, bez ohledu na to, v jaké formě jsou uloženy, a tyto kopírovat nebo získávat kopie či výpisy z nich), a to i v rámci výkonu dozoru, podle § 20 odst. 1 zákona, tedy před samotným zahájením řízení, které může na jeho základě následovat.