Tento skartační řád upravuje postup zdravotnických zařízení při vyřazování zdravotnické dokumentace nepotřebné nadále k poskytování zdravotní péče a při posuzování její trvalé hodnoty.
Čl. 1
Zásady vyřazování písemností
(1) Vyřazováním zdravotnické dokumentace se rozumí posuzování zdravotnické dokumentace a plánovitý výběr takové, která bude pro poskytování zdravotní péče již nepotřebná. Při tomto výběru se rozhoduje o tom, zda zdravotnická dokumentace je
a) | významná vzhledem k době vzniku, obsahu, původu a vnějším znakům a má trvalou hodnotu, bude proto vybrána jako archiválie a navržena k trvalému uložení, nebo |
b) | nemá trvalou hodnotu a bude po uplynutí skartační lhůty vyřazena z evidence a zničena. |
(2) Vyřazování se provádí ve skartačním řízení, které se provádí jedenkrát za rok komplexně za celé zdravotnické zařízení.
(3) Bez skartačního řízení nelze zdravotnickou dokumentaci ničit.
(4) Předmětem skartačního řízení je veškerá zdravotnická dokumentace, u které uplynula skartační lhůta.
(5) Odborný dohled nad provedením skartace ve zdravotnických zařízeních ústavní péče provádí skartační komise. Členy skartační komise, které jmenuje a odvolává provozovatel zdravotnického zařízení ústavní péče nebo jím určený vedoucí zaměstnanec tohoto zdravotnického zařízení, jsou lékaři; jde-li o skartační řízení, v němž je vyřazována ošetřovatelská dokumentace, je členem skartační komise též zdravotnický pracovník příslušné nelékařské profese. V případě zdravotnického zařízení poskytujícího pouze ambulantní péči se skartační komise nezřizuje.
Čl. 2
Skartační lhůty
Skartační lhůta určuje dobu, po kterou je nutné uchovat zdravotnickou dokumentaci u jejího původce pro účely poskytování zdravotní péče. Před jejím uplynutím nesmí být zdravotnická dokumentace zařazena do skartačního řízení.
Čl. 3
Skartační znaky
Skartační znaky (A, S, V) vyjadřují hodnotu zdravotnické dokumentace a označují, jak se zdravotnickou dokumentací po uplynutí skartační lhůty ve skartačním řízení naloží. Skartační znak
a) | „A“ označuje zdravotnickou dokumentaci, která se po uplynutí skartační lhůty navrhne k odevzdání k trvalému uložení do příslušného archivu takto označenou zdravotnickou dokumentaci lze zařadit do skartačního řízení po uplynutí skartační lhůty 10 let; jestliže bude nadále potřebná k zajištění zdravotní péče, skartační lhůta se prodlouží nejméně o 5 let, |
b) | „S“ označuje zdravotnickou dokumentaci, která se po uplynutí skartační lhůty navrhne ke zničení, |
c) | „V“ označuje zdravotnickou dokumentaci, jejíž hodnotu nelze v okamžiku vzniku určit; takto označenou zdravotnickou dokumentaci lze po uplynutí skartačních lhůt uvedených v příloze č. 3 zařadit do skartačního řízení; části zdravotnické dokumentace bez trvalé hodnoty se navrhnou k vyřazení a zničení, části zdravotnické dokumentace nadále potřebné k zajištění zdravotní péče se prodlouží skartační lhůta nejméně o 5 let. |
Průběh skartačního řízení
Čl. 4
(1) Skartační řízení se zahajuje u zdravotnické dokumentace, jejíž skartační lhůta uplynula.
(2) Zdravotnická dokumentace se podle označení skartačními znaky rozdělí do skupiny „A“ a do skupiny „S“.
(3) U zdravotnické dokumentace skupiny „V“ posoudí vedoucí zdravotnický pracovník zdravotnického zařízení nebo vedoucí zdravotnický pracovník oddělení zdravotnického zařízení, které zdravotnickou dokumentaci vede, nebo jimi určený zdravotnický pracovník (dále jen „pověřený zdravotnický pracovník“), která část bude navržena k vyřazení a které části bude prodloužena skartační lhůta. Jde-li o zdravotnického pracovníka poskytujícího zdravotní péči vlastním jménem, posouzení provede tento zdravotnický pracovník. Obdobně se postupuje, jde-li o posouzení, zda u zdravotnické dokumentace skupiny „A“ bude navrženo prodloužení skartační lhůty.
Čl. 5
(1) Pověřený zdravotnický pracovník vypracuje skartační návrh.
(2) Ke skartačnímu návrhu se připojí seznam zdravotnické dokumentace k vyřazení. Zdravotnická dokumentace je v něm rozdělena podle skartačních znaků „A“ a „S“. V závěru seznamu se uvede zdravotnická dokumentace se skartačním znakem „V“ s návrhem na její rozdělení na část navrženou k vyřazení a na část, jíž se prodlouží skartační lhůta.
(3) Skartační návrh podepisuje pověřený zdravotnický pracovník.
(4) Skartační návrh, který obsahuje všechny náležitosti, se předává skartační komisi, je-li zřízena, k posouzení a souhlasu.
Čl. 6
(1) Skartační komise posoudí skartační návrh a předloží ho provozovateli zdravotnického zařízení. Provozovatel zdravotnického zařízení zašle schválený skartační návrh příslušnému archivuprovádějícímu u zdravotnického zařízení skartační řízení.
(2) Zdravotnická dokumentace vyřazená ve skupině „S“ musí být zničena. Zničením zdravotnické dokumentace se rozumí znehodnocení takovým způsobem, aby byla znemožněna rekonstrukce a identifikace jejího obsahu.
(3) Zdravotnická dokumentace vyřazená ve skupině „A“ vzniklá z činnosti zdravotnického zařízení se předá k trvalému uložení do příslušného archivu. Předání archiválií, to je jejich soupis, označení, zabalení nebo uložení do krabic a odvoz, zajišťuje zdravotnické zařízení, které zdravotnickou dokumentaci vedlo.
Čl. 7
Podle tohoto skartačního řádu se poustupuje obdobně, jde-li o zdravotnickou dokumentaci vyřazovanou skartujícím správním úřadem s tím, že členem skartační komise je nejméně 1 lékař, který též provádí činnosti pověřeného zdravotnického pracovníka.