Tato vyhláška stanoví podrobnosti stanovení a označení stupně utajení a postupy při tvorbě, evidenci, přenášení, přepravě, zapůjčování, ukládání, jiné manipulaci a skartaci utajovaných písemností.

Tato vyhláška se nevztahuje na zpracovávání nebo přenos utajovaných skutečností v informačních systémech a kryptografických prostředcích, které se řídí zvláštními právními předpisy.¹

Utajovanými písemnostmi jsou listiny, nosná média a jiné materiály, obsahující utajované skutečnosti vyjádřené v jakékoli podobě.

Pověřenou osobou je bezpečnostní ředitel, bezpečnostní tajemník nebo osoba pověřená ochranou utajovaných skutečností.

Zásilkou je utajovaná písemnost vybavená k přepravě, přepravovaná nebo doručená na místo určení do ukončení přepravy.

Opisem, kopií, překladem nebo výpisem je vyhotovení písemného záznamu nebo určitého počtu výtisků z originálu utajované písemnosti. Originálem utajované písemnosti se rozumí výtisk utajované písemnosti doručené nebo výtisk utajované písemnosti vzniklé, uvedený v rozdělovníku.

Přepravou zásilky je její dopravení mimo objekt² orgánu státu nebo organizace za účelem jejího doručení adresátovi.

Přenášením utajované písemnosti je její dopravení mimo objekt orgánu státu nebo organizace (např. pro potřeby jednání, porad), při kterém nedojde k jejímu předání.

Zničením utajované písemnosti je její uvedení do takového stavu, kdy je znemožněna její rekonstrukce a identifikace utajované skutečnosti, kterou obsahovala.

Stupeň utajení se stanoví s využitím seznamu utajovaných skutečností podle toho, zda a v jaké intenzitě by neoprávněné nakládání s utajovanou skutečností mohlo způsobit újmu zájmům České republiky, nebo zájmům, k jejichž ochraně se Česká republika zavázala, nebo by mohlo být pro tyto zájmy nevýhodné.

Při stanovení stupně utajení se posuzuje každá nově vznikající písemnost nebo její část samostatně. Skládá-li se utajovaná písemnost z více částí, stanoví se stupeň utajení podle části s nejvyšším stupněm utajení nebo vyšší.

Pokud je při stanovování stupně utajení zřejmá nezbytně nutná doba, po kterou má být stupeň utajení zachován, uvede se lhůta pro utajení na přední stranu prvního listu pod horní označení stupně utajení slovy „UTAJOVAT DO“.

Na utajované písemnosti se stupeň utajení vyznačuje takto:

Stupeň utajení se na utajované písemnosti v listinné formě vyznačí v horní a dolní části uprostřed na každé straně utajované písemnosti obsahující informace.

Stupeň utajení se na utajované písemnosti v nelistinné formě vyznačí na popisném štítku, nebo, je-li to možné, přímo na utajovanou písemnost.

Stupeň utajení se vyznačí na obálce nebo obalu, ve kterých jsou vloženy utajované písemnosti, není-li dále stanoveno jinak.

Stupeň utajení se vyznačuje psaným slovem podle odstavce 1 nebo otiskem razítka podle vzoru upraveného v příloze č. 1 k této vyhlášce.

O změně nebo zrušení stupně utajení podle § 6 odst. 4 písm. b), c) a d) zákona rozhoduje statutární orgán orgánu státu nebo organizace, kde byl původní stupeň utajení stanoven, nebo osoba jím pověřená. Změnu nebo zrušení stupně utajení oznámí ten, kdo o změně nebo zrušení rozhodl, písemně všem adresátům utajované písemnosti.

V případech podle § 6 odst. 4 písm. c) a d) zákona upozorní ten, kdo tuto skutečnost zjistil, orgán státu nebo organizaci, kde byl původní stupeň utajení stanoven, nebo jejich právního nástupce, a není-li jej, Národní bezpečnostní úřad (dále jen „Úřad“).

Změna nebo zrušení stupně utajení se na písemnosti provede přeškrtnutím vyznačení stupně utajení tak, aby zůstala čitelná. V případě změny se nový stupeň utajení vyznačí u původního stupně utajení. Provedení změny nebo zrušení stupně utajení musí být potvrzeno záznamem na písemnosti s uvedením důvodu, data provedení, jména, příjmení a podpisu osoby, která změnu nebo zrušení stupně utajení provedla.

O změně stupně utajení utajované písemnosti se v příslušném jednacím protokolu provede záznam a utajovaná písemnost se přeeviduje podle nového stupně utajení․ Do jednacího protokolu se v případě změny stupně utajení uvede odkaz na číslo jednací utajované písemnosti, pod kterým byla utajovaná písemnost nově zaevidována (textová část přílohy č. 2 k této vyhlášce). Dojde-li ke změně stupně utajení utajované písemnosti na stupeň utajení „Vyhrazené“, uvede se odkaz na číslo jednací utajované písemnosti nebo evidenční označení. V případě, že jsou utajované písemnosti různých stupňů utajení evidovány v jednom jednacím protokolu, provede se změna stupně utajení přeškrtnutím zkratky stupně utajení ve sloupci č. 1 jednacího protokolu, vyznačením zkratky nového stupně utajení a záznamem v tomto jednacím protokolu. Obdobně se změna stupně utajení provede u vyřizované utajované písemnosti v pomocném jednacím protokolu, je-li veden, a v manipulační knize.

O zrušení stupně utajení utajované písemnosti se v příslušném jednacím protokolu provede záznam, škrtne se pořadové číslo ve sloupci č. 1 a písemnost se vyvede z této evidence. Vyvedení z evidence se neprovádí při zrušení stupně utajení utajované písemnosti v rámci skartačního řízení, pokud následuje zničení písemnosti nebo její předání do archivu.

Za administrativní pomůcky se pro účely této vyhlášky považují

Jednací protokol a pomocný jednací protokol lze vést pomocí prostředků výpočetní techniky. Nejsou-li vedeny souběžně v listinné formě, musí být splněna podmínka, že jde o systém schválený statutárním orgánem, který obsahuje evidenční položky jako administrativní pomůcky dle odstavce 1 písm. a) a b), je zabezpečen proti následnému nebo jinému neoprávněnému zásahu do vedené evidence a proti přístupu neoprávněné osoby a prokazatelným způsobem zaznamenává všechny prováděné změny vedené evidence a pohybu utajované písemnosti.

Administrativní pomůcky dle odstavce 1 písm. a), b) a c) musí být před vzetím do užívání upraveny (autentizovány) tak, že se jejich listy průběžně očíslují a prošijí. Na vnitřní straně desek se přelepí konce prošití, otiskne razítko s názvem orgánu státu nebo organizace přesahující okraj přelepu, uvede doložka o počtu listů a podpis pověřené osoby a datum přidělení k užívání.

Kromě administrativních pomůcek dle odstavce 1 je možné, v odůvodněných případech, použít další administrativní pomůcky. Další administrativní pomůcky, sloužící k evidenci utajovaných písemností, obsahují přiměřeně podle účelu položky jako jednací protokol a jsou upraveny podle odstavce 3.

Kontrolní list vyhotovuje k utajované písemnosti osoba pověřená vedením jednacího protokolu. Kontrolní list se nestává součástí utajované písemnosti, ale ukládá se společně s ní až do jejího vyřazení. Kontrolní list lze nahradit např. otiskem razítka, obsahujícím položky seznámení, na utajovanou písemnost.

Vydané administrativní pomůcky dle odstavce 4, které slouží k evidenci utajovaných písemností, a administrativní pomůcky dle odstavce 1 s výjimkou kontrolního listu se evidují. Evidenci vede pověřená osoba nebo osoba pověřená vedením jednacího protokolu.

Do administrativních pomůcek dle odstavce 4, které slouží k evidenci utajovaných písemností, do administrativních pomůcek dle odstavce 1 a do sběrného archu se údaje zapisují prostředkem zaručujícím trvanlivost písma, nebo pořizují otiskem razítka.

Zásilku přijímá osoba určená k přebírání zásilek, za dodržení § 17 odst. 1 zákona.

Utajovaná písemnost musí být prokazatelným způsobem zaevidována, a to nejméně v rozsahu sloupců č. 1, 2, 3, 5, 6 a 7 jednacího protokolu; v případě, je-li utajovaná písemnost odesílána mimo orgán státu nebo organizaci, i v rozsahu sloupce č. 10 jednacího protokolu.

Oprava zápisu v evidenci se provede takto:

Na doručenou utajovanou písemnost se vyznačí

Tyto údaje mohou být vyznačeny otiskem razítka.

Na první stranu utajované písemnosti v listinné formě se uvede označení orgánu státu nebo organizace, kde utajovaná písemnost vznikla, číslo jednací utajované písemnosti nebo evidenční označení, počet listů, počet příloh v listinné formě a počet jejich listů, případně počet a druh příloh v nelistinné formě, a to způsobem podle § 18 odst. 2.

Utajované písemnosti v nelistinné formě se opatří popisným štítkem, na který se uvede označení orgánu státu nebo organizace, kde utajovaná písemnost vznikla, číslo jednací utajované písemnosti nebo evidenční označení, pod kterým je médium vedeno v evidenci podle § 21 odst. 1, resp. příloha k číslu jednacímu utajované písemnosti a stupeň utajení. Tyto údaje se mohou uvádět, je-li to možné, přímo na utajovanou písemnost v nelistinné formě.

Opis, kopie, překlad nebo výpis z utajované písemnosti lze pořizovat, pouze je-li to nezbytné.

Je-li utajovaná písemnost předávána mimo orgán státu nebo mimo organizaci, lze tak učinit pouze proti podpisu.

Utajovaná písemnost se odesílá ve 2 obálkách. Na vnitřní obálku se uvede označení odesílatele, označení adresáta, stupeň utajení a číslo jednací utajované písemnosti nebo jiné evidenční označení. Na vnější obálku se uvede označení odesílatele a označení adresáta, neuvádí se stupeň utajení ani jeho zkratka v čísle jednacím utajované písemnosti (je-li použito). V případě, že utajovanou písemnost nelze vložit do obálky, vloží se do pevných obalů.

Přeprava zásilky se provádí

Kurýr, který zásilku bude přepravovat, se prokáže odesílateli platným osvědčením.⁵

Utajovaná písemnost se přenáší v zalepené obálce nebo uzavřeném obalu, na kterých je uvedeno označení orgánu státu nebo organizace a nápis „V případě nálezu neotvírejte a předejte neprodleně útvaru Policie ČR nebo Národnímu bezpečnostnímu úřadu!“.

V průběhu zpracování i po jejich vyřízení se utajované písemnosti uschovávají do úschovných objektů v zabezpečených oblastech⁶ nebo do zabezpečených oblastí, jsou-li splněny bezpečnostní standardy vydané Úřadem.

Po vyřízení se utajovaná písemnost vrací k evidenčnímu místu k uložení. Na utajovanou písemnost uvede před uložením ten, kdo ji vyřizuje, skartační znak a rok, ve kterém bude provedeno skartační řízení, vrací-li ji v zalepené obálce, obálku opatří podpisem a uvede na ni stupeň utajení, číslo jednací utajované písemnosti nebo evidenční označení, skartační znak a rok, ve kterém bude provedeno skartační řízení.

Vyřízené utajované písemnosti se ukládají odděleně od ostatních písemností posloupně podle čísel jednacích utajovaných písemností, nebo evidenčních označení, nebo podle problematik do spisových svazků. Na spisovém svazku s uloženými utajovanými písemnostmi se vyznačí stupeň utajení. Utajované písemnosti ukládané do spisového svazku se průběžně zapisují do seznamu uložených písemností, který je jeho součástí.

Administrativní pomůcky, které slouží k evidenci utajovaných písemností, se ukládají způsobem zajišťujícím jejich ochranu proti ztrátě nebo zneužití.

Uloženou utajovanou písemnost lze zapůjčit uvnitř orgánu státu nebo organizace na dobu nezbytně nutnou osobě určené ke styku s utajovanou skutečností příslušného stupně utajení a rozsahu činnosti.

Vyřazování (skartace)⁷ utajované písemnosti se provádí podle zvláštního právního předpisu⁸ a podle skartačních řádů orgánů státu nebo organizací. Nadpočetné výtisky utajovaných písemností se mohou zničit mimo skartační řízení.

Ustanovení části třetí se nevztahují na utajované písemnosti kryptografické ochrany utajovaných skutečností.

Ustanovení části čtvrté lze pro manipulaci s utajovanými písemnostmi stupně utajení „Vyhrazené“ použít přiměřeně.

Zásilku přijímá, za dodržení § 17 odst. 1 zákona, pověřená osoba, osoba pověřená vedením jednacího protokolu nebo osoba určená k přebírání zásilek (podatelna). Převzetí zásilky se doručiteli potvrdí podpisem s uvedením data a otiskem razítka orgánu státu nebo organizace. Přijme-li zásilku osoba určená k přebírání zásilek, předá ji neprodleně pověřené osobě nebo osobě pověřené vedením jednacího protokolu k zaevidování.

Vyskytne-li se u doručené zásilky závada (např. nejsou-li na obálkách otisky razítka nebo jsou poškozeny, je-li roztržena obálka nebo je zřejmé, že se s obsahem utajovaných písemností mohla seznámit nepovolaná osoba, nesouhlasí-li počet listů nebo příloh), sepíše o tom osoba, která zásilku převzala, neprodleně záznam; zásilka se zaeviduje podle skutečného stavu. Kopie záznamu se zašle odesílateli. O uvedené skutečnosti se neprodleně vyrozumí pověřená osoba adresáta.

Zjistí-li se po otevření obálky nebo obalu zásilky, že utajovaná písemnost byla určena jinému adresátovi, příjemce ji neprodleně zašle správnému adresátovi nebo vrátí zpět odesílateli. Na přední straně prvního listu utajované písemnosti se uvede „Doručeno omylem“, označení a adresa orgánu státu nebo organizace, která utajovanou písemnost omylem obdržela, datum, jméno a příjmení a podpis pověřené osoby nebo osoby pověřené vedením jednacího protokolu.

Utajované písemnosti, doručené nebo vznikající v orgánu státu nebo organizaci, se evidují v jednacím protokolu podle pokynů uvedených v textové části přílohy č. 2 k této vyhlášce, pokud tato vyhláška nestanoví jinak. Evidenci provádí pověřená osoba nebo osoba pověřená vedením jednacího protokolu.

Utajované písemnosti stupně utajení „Přísně tajné“ se evidují v samostatném jednacím protokolu, není-li dále stanoveno jinak. Utajované písemnosti stupně utajení „Tajné“, „Důvěrné“ a „Vyhrazené“ se mohou evidovat v jednom jednacím protokolu.

Na doručené utajované písemnosti se vyznačí

Tyto údaje mohou být vyznačeny otiskem razítka.

Orgán státu nebo organizace mohou pro účely zaznamenávání pohybu utajované písemnosti z jednacích protokolů na organizační útvary, které jednací protokoly nevedou, zavést na těchto organizačních útvarech pomocné jednací protokoly. Pohyb utajované písemnosti se zaznamenává v pomocných jednacích protokolech obdobně podle odstavce 2. Do pomocných jednacích protokolů se utajované písemnosti zapisují pod přidělenými pořadovými čísly z jednacího protokolu.

Je-li utajovaná písemnost převzata, např. při úředních jednáních, poradách nebo kontrolách, bude neprodleně předána proti podpisu v manipulační knize osobě pověřené vedením jednacího protokolu k zaevidování v jednacím protokolu. Při přepravě takovéto utajované písemnosti je nutné dodržet podmínky § 26 odst. 4 a 5.

Doručené zásilky opatřené na vnitřní obálce nebo obalu nápisem „OTEVŘE ADRESÁT“ pověřená osoba nebo osoba pověřená vedením jednacího protokolu neotevírá, evidují se neotevřené a předávají se přímo adresátovi. Adresát neprodleně sdělí osobě pověřené vedením jednacího protokolu další údaje potřebné k zaevidování utajované písemnosti v jednacím protokolu a zajistí vyznačení údajů dle odstavce 3 na utajovanou písemnost.

Ten, kdo utajovanou písemnost vytváří nebo mu byla přidělena k vyřízení, ji zaznamenává v přidělené manipulační knize, není-li dále stanoveno jinak. Záznam se provede neprodleně po přijetí utajované písemnosti nebo přidělení čísla jednacího pro vznikající utajovanou písemnost. Osoba, která se s utajovanou písemností stupně utajení „Přísně tajné“, „Tajné“ nebo „Důvěrné“ pouze seznamuje bez přidělení, nezaznamenává toto seznámení ve své manipulační knize, ale potvrdí je podpisem v kontrolním listu.

Na konci kalendářního roku se jednací protokol uzavře tak, že se poslední zápis celý podtrhne, a tím se ukončí přidělování čísel jednacích v tomto roce. Pod podtržením se uvede záznam o počtu použitých čísel jednacích, který podepíše osoba pověřená vedením jednacího protokolu a její přímý nadřízený nebo pověřená osoba.

Na konci kalendářního roku se z jednacího protokolu vedeného pomocí prostředků výpočetní techniky přestanou přidělovat čísla jednací utajovaných písemností v končícím kalendářním roce. Jednací protokol nebo pomocný jednací protokol vedený pomocí prostředků výpočetní techniky se vytiskne ve formě grafického dokumentu při změně osoby pověřené vedením protokolu nebo dle potřeby, nejpozději však na začátku následujícího kalendářního roku, a upraví se způsobem podle § 6 odst. 3.

Ztráta nebo neoprávněné zničení utajované písemnosti se zaznamená v jednacím protokolu, ve kterém je utajovaná písemnost evidována (textová část přílohy č. 2 k této vyhlášce).

Při předpokládaném větším počtu doručených nebo vzniklých utajovaných písemností k jedné věci lze založit k příslušnému číslu jednacímu sběrný arch; vzor sběrného archu je upraven v příloze č. 8 k této vyhlášce. Založení sběrného archu se vyznačí v jednacím protokolu.

Do sběrného archu se zapisují utajované písemnosti v pořadí, ve kterém jsou doručeny nebo vznikly. Do sběrného archu lze zapsat utajované písemnosti různého stupně utajení. Týkají-li se téže věci, lze do sběrného archu zapsat i neutajované písemnosti.

Na každou písemnost zapsanou do sběrného archu se vyznačí číslo jednací utajované písemnosti, ke kterému je sběrný arch veden. Jednotlivé písemnosti zapsané ve sběrném archu se v čísle jednacím utajované písemnosti rozlišují pořadovým číslem ze sběrného archu podle § 19 odst. 1 písm. b).

Na spis tvořený písemnostmi zapsanými ve sběrném archu se před uložením vyznačí skartační znak a rok, ve kterém bude provedeno skartační řízení. Sběrný arch se stává součástí spisu.

Oprava zápisu v administrativních pomůckách se provede takto:

Obdobně se provádějí opravy zápisů v jednacím protokolu nebo pomocném jednacím protokolu, které jsou vedeny pomocí prostředků výpočetní techniky, s tím, že se zapíší příjmení osob, které opravy zápisů provedly. Po vytištění těchto pomůcek uvedené osoby připojí podpisy.

Na utajovanou písemnost v listinné formě se uvede zejména označení orgánu státu nebo organizace, kde utajovaná písemnost vznikla, číslo jednací utajované písemnosti, stupeň utajení, číslo výtisku, počet listů, počet utajovaných a neutajovaných příloh v listinné formě a počty jejich listů, případně počet a druh dalších příloh v nelistinné formě.

Číslo výtisku, počet listů, počet utajovaných a neutajovaných příloh a počet jejich listů se uvede na přední stranu prvního listu, v pravé horní části. Počet příloh v listinné formě a počet jejich listů se vyjádří zlomkem, jehož čitatelem je počet příloh a jmenovatelem celkový počet listů příloh. U příloh v nelistinné formě (nosná média apod.) se uvede jejich počet a druh, případně i jejich evidenční číslo. Listy nebo stránky utajované písemnosti v listinné formě musí být průběžně číslovány. Listy nebo stránky utajovaných příloh v listinné formě se číslují samostatně. Listy utajované písemnosti a listy jednotlivých utajovaných příloh v listinné formě musí být sešity nebo jinak pevně spojeny. Vzor úpravy přední strany prvního listu utajované písemnosti je upraven v příloze č. 9 k této vyhlášce.

Příloha se označuje číslem jednacím utajované písemnosti tak, že se na přední stranu prvního listu v pravé horní části uvede: „Příloha č. . . . k č. j. . . .“ Stupeň utajení každé utajované přílohy se vyznačuje stejným způsobem jako na utajované písemnosti. Utajovaná příloha musí mít vlastní vyznačení čísla výtisku a počtu listů. Manipulace s utajovanou písemností, která obsahuje přílohy různých stupňů utajení, se řídí podle nejvyššího stupně utajení. S odpojenou přílohou se manipuluje podle jejího stupně utajení.

Číslo jednací utajované písemnosti tvoří, není-li dále uvedeno jinak,

Za číslem jednacím utajované písemnosti mohou být uvedeny další údaje nebo znaky stanovené orgány státu nebo organizacemi. Tyto údaje nebo znaky se od čísla jednacího utajované písemnosti oddělují spojovníkem.

Čistopis utajované písemnosti se vyhotovuje v počtu výtisků uvedeném v rozdělovníku. Ten, kdo vyhotovuje čistopisy, neprodleně zničí vadné výtisky, výtisky, které nejsou uvedeny v rozdělovníku, a návrhy neschválených čistopisů.

Na výtisku utajované písemnosti, který je určen k uložení, se vyhotoví rozdělovník a záznam podle vzoru upraveného v příloze č. 9 k této vyhlášce. Rozdělovník může být k utajované písemnosti přiložen a na utajovanou písemnost se uvede „Rozdělovník přiložen“.

Poznámky nebo dílčí informace, obsahující utajovanou skutečnost, se zaznamenávají pouze do poznámkového sešitu nebo knihy, které byly před vzetím do užívání upraveny podle § 6 odst. 3, nebo na nosné médium provozované v certifikovaném informačním systému a označené příslušným stupněm utajení. Evidenci vydaných poznámkových sešitů nebo knih a vyjímatelných nosných médií vede pověřená osoba nebo osoba pověřená vedením jednacího protokolu.

Poznámkové sešity nebo knihy a vyjímatelná nosná média pro zaznamenávání poznámek, obsahující utajované skutečnosti, se ukládají obdobně jako utajované písemnosti stejného stupně utajení a přenášejí se vždy v přenosné schránce.

Utajované písemnosti v nelistinné formě se opatří popisným štítkem, na který se uvede označení orgánu státu nebo organizace, kde utajovaná písemnost vznikla, číslo jednací utajované písemnosti, resp. příloha k číslu jednacímu utajované písemnosti, nebo evidenční označení, pod kterým je utajovaná písemnost v nelistinné formě zaevidována, a stupeň utajení. Tyto údaje lze, je-li to možné, uvádět přímo na utajovanou písemnost v nelistinné formě.

Nosná média a jiné materiály, které obsahují utajované skutečnosti, se při odesílání opatří průvodním listem, který obsahuje náležitosti dle § 18.

Opis, kopie, překlad nebo výpis z utajované písemnosti stupně utajení „Přísně tajné“ může být vyhotoven pouze na základě písemného souhlasu statutárního orgánu nebo pověřené osoby orgánu státu nebo organizace, ve které utajovaná písemnost vznikla. Písemný souhlas obsahuje číslo jednací utajované písemnosti, počet výtisků, důvod vyhotovení, jméno, příjmení a podpis toho, kdo souhlas udělil, a datum, kdy byl souhlas udělen. Písemný souhlas se ukládá u originálu utajované písemnosti až do jejího vyřazení.

Opis, kopie, překlad nebo výpis z utajované písemnosti stupně utajení „Tajné“ nebo „Důvěrné“ může být vyhotoven pouze s písemným souhlasem přímého nadřízeného, zapsaným na této utajované písemnosti.

Na utajovanou písemnost stupně utajení „Přísně tajné“, „Tajné“ nebo „Důvěrné“, ze které se vyhotovuje opis, kopie, překlad nebo výpis, se vyznačí datum vyhotovení, počet výtisků, důvod vyhotovení, jméno a příjmení osoby, která vydala souhlas, a jméno, příjmení a podpis toho, kdo je vyhotovil.

Na vyhotovený opis nebo kopii utajované písemnosti se v horní části přední strany prvního listu vyznačí slovo „OPIS“ nebo slovo „KOPIE“ a uvede pořadové číslo vyhotoveného opisu nebo kopie utajované písemnosti. Nesouhlasí-li počet listů opisu s počtem listů originálu, vyznačí se na opisu rovněž skutečný počet listů opisu.

Výpis z utajované písemnosti se pořizuje pouze do poznámkového sešitu nebo knihy dle § 21 odst. 1 nebo na nosné médium provozované v certifikovaném informačním systému nebo v podobě utajované písemnosti v listinné formě.

Utajovaná písemnost se předává proti podpisu.

Předávání utajovaných písemností se uvnitř orgánu státu a organizace uskutečňuje

Podpisy potvrzující převzetí se uvádějí v jednacím protokolu, pomocném jednacím protokolu, doručovací knize, manipulační knize, na sběrném archu nebo na písemnosti v rozdělovníku.

Utajovaná písemnost se odesílá ve 2 obálkách takto:

Do vnitřní obálky s utajovanými písemnostmi přepravovanými kurýrní službou se vloží stvrzenka o převzetí utajované písemnosti (příloha č. 10 k této vyhlášce), kterou adresát potvrdí podpisem a otiskem razítka, opatří datem a neprodleně vrátí odesílateli. Vrácená stvrzenka se připojí k výtisku utajované písemnosti, pokud je u odesílatele určen k uložení.

V případě, že utajovanou písemnost nelze vložit do obálky, vloží se do pevných obalů, které jsou zabezpečeny a označeny obdobným způsobem jako vnitřní, respektive vnější obálka.

Přeprava zásilky se provádí

Poštou lze přepravovat zásilky stupně utajení „Důvěrné“, a to formou doporučeného psaní nebo doporučeného balíku, s dodejkou.

Kurýr, který zásilku bude přepravovat, se prokáže odesílateli platným osvědčením pro příslušný stupeň utajení.

Zásilky stupně utajení „Přísně tajné“ nebo „Tajné“ přepravuje vždy 1 kurýr v doprovodu nejméně 1 osoby. Tyto zásilky jsou vyloučeny z přepravy veřejnými dopravními prostředky, s výjimkou přepravy letecké, námořní a vnitrozemské vodní.

Zásilku lze kurýrní službou přepravovat pouze v přenosné schránce dle § 7, která se uzamkne nebo zajistí proti neoprávněné manipulaci s jejím obsahem. Zásilku, kterou z důvodu jejího rozměru nelze přepravovat v přenosné schránce, je nutné při její přepravě vhodným způsobem zakrýt tak, aby se zabránilo seznámení nepovolané osoby s touto utajovanou písemností.

utajovanou písemnost stupně utajení „Přísně tajné“ lze přenášet pouze s písemným souhlasem statutárního orgánu nebo pověřené osoby; písemný souhlas mají osoby přenášející utajovanou písemnost u sebe, nestává se součástí utajované písemnosti, ale ukládá se společně s ní,

utajovanou písemnost stupně utajení „Tajné“ lze přenášet pouze s písemným souhlasem nadřízeného; písemný souhlas mají osoby přenášející utajovanou písemnost u sebe, nestává se součástí utajované písemnosti, ale ukládá se společně s ní,

utajovanou písemnost stupně utajení „Důvěrné“ lze přenášet pouze se souhlasem nadřízeného.

V průběhu zpracování i po jejich vyřízení se utajované písemnosti stupně utajení „Tajné“ nebo „Důvěrné“ ukládají do úschovných objektů v zabezpečených oblastech nebo do zabezpečených oblastí, jsou-li splněny bezpečnostní standardy vydané Úřadem. Utajované písemnosti stupně utajení „Přísně tajné“ se ukládají pouze do úschovných objektů v zabezpečených oblastech, jsou-li splněny bezpečnostní standardy vydané Úřadem.

Po vyřízení se utajovaná písemnost vrací pověřené osobě nebo osobě pověřené vedením jednacího protokolu k uložení. Na utajovanou písemnost uvede před uložením ten, kdo ji vyřizuje, skartační znak a rok, ve kterém bude provedeno skartační řízení, vrací-li ji v zalepené obálce, obálku opatří podpisem a uvede na ni stupeň utajení, číslo jednací utajované písemnosti, způsob vyřízení, počet ukládaných listů, počet příloh v nelistinné formě, skartační znak a rok, ve kterém bude provedeno skartační řízení.

Vyřízené utajované písemnosti se ukládají odděleně od ostatních písemností u osoby pověřené vedením jednacího protokolu posloupně podle čísel jednacích utajovaných písemností nebo podle problematik do spisových svazků. Na spisovém svazku s uloženými utajovanými písemnostmi se vyznačí takový stupeň utajení, který má utajovaná písemnost nejvyššího stupně utajení v něm uložená. Utajované písemnosti ukládané do spisového svazku se průběžně zapisují do seznamu uložených písemností, který je jeho součástí.

Administrativní pomůcky, které slouží k evidenci utajovaných písemností, se ukládají způsobem zajišťujícím jejich bezpečnost proti ztrátě nebo zneužití.

Uloženou utajovanou písemnost lze zapůjčit uvnitř orgánu státu nebo organizace na dobu nezbytně nutnou za těchto podmínek:

Vypůjčené utajované písemnosti se v měsíci lednu každého roku vrací k zápůjční knize pro účely provedení fyzické kontroly.

Zabezpečená oblast a úschovný objekt, ve kterých se ukládají utajované písemnosti, musí být v době nepřítomnosti osob odpovědných za přístup do této zabezpečené oblasti a úschovného objektu (dále jen „odpovědná osoba“) uzamčeny. Odpovědné osoby disponují klíči od zabezpečených oblastí a úschovných objektů (dále jen „klíč“). Klíče se ukládají v objektu, kde se zabezpečené oblasti nebo úschovné objekty nacházejí, a to v zapečetěné obálce, případně schránce, nebo o místě jejich uložení rozhodne pověřená osoba. Klíče nesmějí být vynášeny z objektu.

Duplikáty klíčů se ukládají v objektu způsobem, který umožňuje kontrolu jejich použití, a disponuje s nimi pověřená osoba; není-li jí, statutární orgán.

V době nepřítomnosti odpovědných osob může zabezpečenou oblast nebo úschovný objekt otevřít, za dodržení § 17 odst. 1 zákona, pouze jejich nadřízený, jím určená osoba nebo pověřená osoba, a to za přítomnosti dalších nejméně 2 osob. O této skutečnosti se pořídí písemný záznam obsahující důvod otevření, které utajované písemnosti byly vyňaty či vloženy, jména a příjmení a podpisy přítomných osob, časové údaje o otevření a uzavření a musí o ní být neprodleně informovány odpovědné osoby.

Ztráta klíčů nebo jejich duplikátů musí být neprodleně oznámena nejbližšímu nadřízenému a pověřené osobě. Současně musí být neprodleně všechny utajované písemnosti umístěny v jiné zabezpečené oblasti nebo úschovném objektu. Není-li to z technických nebo jiných důvodů možné, musí být zajištěna ochrana utajovaných písemností jiným způsobem. Nebudou-li klíče nebo jejich duplikáty nalezeny a zabezpečená oblast nebo úschovný objekt mají být nadále používány pro ukládání utajovaných písemností, musí být dosavadní uzávěry nebo zámky vyměněny. Budou-li nalezeny dříve, než dojde k výměně uzávěrů nebo zámků, rozhodne o výměně pověřená osoba, podle povahy případu.

Vyřazování (skartace) utajované písemnosti se provádí podle zvláštního právního předpisu⁸ a podle skartačních řádů orgánů státu nebo organizací, pokud není stanoveno jinak.

Vyřazování utajované písemnosti zajišťuje nejméně tříčlenná skartační komise ustanovená písemným rozhodnutím statutárního orgánu nebo jím určené osoby. Členové komise musí mít určení ke styku s utajovanými skutečnostmi odpovídající nejvyššímu stupni utajení, které mají být vyřazeny. Vedoucím skartační komise nesmí být osoba pověřená vedením jednacího protokolu, ve kterém jsou evidovány písemnosti, které jsou předmětem posuzování skartační komise.

Osoba pověřená vedením jednacího protokolu vypracuje návrh na vyřazení utajovaných písemností (skartační návrh).

Skartační komise posoudí utajovanou písemnost, u níž uplynula skartační lhůta. U utajované písemnosti označené skartačním znakem V skartační komise rozhodne o změně skartačního znaku na A nebo S. U písemnosti označené skartačním znakem A se zruší stupeň utajení, pomine-li důvod utajení. V případě, že důvod utajení nepomine, uvede se na utajované písemnosti nová skartační lhůta anebo, ve výjimečných případech, kdy má být utajovaná písemnost uložena v archivech zvláštního významu, se na utajované písemnosti uvede doba, po kterou je nutné tuto písemnost utajovat, slovy „Utajovat do“.

Skartační návrh se předá příslušnému archivnímu orgánu ke schválení. Jde-li o orgán státu nebo organizaci, které mají zřízeny archivy zvláštního významu, předá se skartační návrh Ministerstvu vnitra a v ostatních případech příslušnému archivu.

Po schválení skartačního návrhu se utajované písemnosti určené ke zničení zničí za přítomnosti skartační komise a jejich zničení potvrdí podpisem na skartačním návrhu (protokolu o skartačním řízení) její členové. U vyřazené písemnosti se v příslušném jednacím protokolu škrtne pořadové číslo a ve sloupci č. 16 se uvede záznam o vyřazení (textová část přílohy č. 2 k této vyhlášce).

Nadpočetné výtisky utajovaných písemností se mohou zničit mimo skartační řízení. Nadpočetné výtisky zničí pověřená osoba a osoba pověřená vedením jednacího protokolu a jejich zničení potvrdí podpisem v rozdělovníku na výtisku utajované písemnosti určeném k uložení.

Jednací protokol a další administrativní pomůcky určené k evidenci utajovaných písemností se mohou vyřadit teprve tehdy, jestliže byly vyřazeny všechny utajované písemnosti v nich evidované.

Pomocné jednací protokoly se mohou vyřadit teprve tehdy, jestliže byly vyřazeny všechny utajované písemnosti v nich zaznamenané.

Doručovací knihy, obsahující podpisy potvrzující převzetí utajovaných písemností, se mohou vyřadit teprve tehdy, jestliže byly vyřazeny všechny utajované písemnosti podle odstavců 8 a 9.

Ústřední registry utajovaných skutečností¹⁰ (dále jen „ústřední registry“) zahrnují

Ústřední registry mohou, podle potřeby, plnit funkci registru utajovaných skutečností¹¹ (dále jen „registr“) podle § 33.

Centrální spisovny ústředních registrů jsou hlavním přijímacím a odbavovacím místem.

Utajované písemnosti poskytované do zahraničí a ze zahraničí musí být fyzicky i evidenčně odděleny od ostatních utajovaných písemností.

V ústředních registrech je veden seznam všech registrů na území České republiky, a to včetně jmen a podpisových vzorů jejich vedoucích a jejich zástupců. Dále je veden seznam osob, které se mohou, v rámci orgánu státu, u kterého jsou ústřední registry zřízeny, seznamovat s utajovanými skutečnostmi Organizace Severoatlantické smlouvy, Evropské unie nebo ostatními utajovanými skutečnostmi v mezinárodním styku.

Utajovaná písemnost poskytovaná do zahraničí se do ústředních registrů přenáší nebo přepravuje způsobem podle § 11 odst. 4 a 5, § 26 a 27. Na obálce se v tomto případě dále uvede úplná adresa příjemce. V ústředních registrech se za přítomnosti doručitele provede kontrola úplnosti odesílané utajované písemnosti. Při zjištění závad se utajovaná písemnost vrátí zpět odesílateli. Po provedení kontroly se utajovaná písemnost zaeviduje v jednacích protokolech ústředních registrů.

V registru se evidují a ukládají utajované písemnosti poskytované do zahraničí a ze zahraničí.

Žádost o souhlas ke zřízení registru se zasílá Úřadu a obsahuje

Pověřená osoba orgánu státu do 15 dnů po zřízení registru o tomto písemně informuje ústřední registry. Tato informace obsahuje

Utajované písemnosti poskytované do zahraničí a ze zahraničí musí být fyzicky i evidenčně odděleny od ostatních utajovaných písemností.

V registru je veden seznam osob, které se mohou, v rámci orgánu státu, u kterého je registr zřízen, seznamovat s utajovanými skutečnostmi Organizace Severoatlantické smlouvy a Evropské unie, případně s ostatními utajovanými písemnostmi v mezinárodním styku.

Stanovení a označení příslušného stupně utajení a manipulace s utajovanými písemnostmi v ústředních registrech a registrech se provádí podle této vyhlášky. Na předávání utajovaných písemností stupně utajení „Vyhrazené“ poskytovaných do zahraničí se nevztahuje § 11 odst. 2. Ústřední registry vedou přehled o všech utajovaných písemnostech, mimo utajovaných písemností poskytnutých podle § 67 odst. 8 a 9 zákona. Při své činnosti respektují požadavky poskytovatelů utajovaných písemností.

K manipulaci s utajovanými písemnostmi v ústředních registrech a registrech se používají administrativní pomůcky dle § 6, přenosné schránky dle § 7 a úschovné objekty dle § 8.

Při odchodu pověřené osoby nebo osoby pověřené vedením jednacího protokolu z funkce se provede komisionální předání všech utajovaných písemností a příslušných administrativních pomůcek.

Statutární orgán nebo jím pověřená osoba ustanoví, v případě podle odstavce 1, nejméně tříčlennou komisi, která provede

Při zániku určení ke styku s utajovanými skutečnostmi předá tato osoba neprodleně utajované písemnosti osobě pověřené vedením administrativních pomůcek, ve kterých jsou utajované písemnosti evidovány, nebo pověřené osobě; není-li jich, statutárnímu orgánu.

Při zániku orgánu státu předá jeho statutární orgán nebo jím pověřená osoba všechny utajované písemnosti statutárnímu orgánu právního nástupce orgánu státu; není-li jej, Úřadu.

Při zániku organizace předá její statutární orgán nebo jím pověřená osoba všechny utajované písemnosti orgánu státu nebo organizaci, které mu tyto utajované písemnosti poskytly; není-li jich, Úřadu.

Statutární orgán nebo jím pověřená osoba přebírajícího orgánu státu nebo organizace ustanoví komisi, která provede

S utajovanými písemnostmi se předávají i použité administrativní pomůcky.

Utajovanou písemností kryptografické ochrany utajovaných skutečností¹² (dále jen „písemnost kryptografické ochrany“) je utajovaná písemnost, která je používána k provádění kryptografické ochrany utajovaných skutečností.¹³

Manipulaci s písemností kryptografické ochrany provádí nebo zajišťuje pracovník kryptografické ochrany utajovaných skutečností.

Při manipulaci s písemností kryptografické ochrany v nelistinné formě musí být splněny bezpečnostní standardy vydané Úřadem a podmínky pro bezpečné používání těchto písemností, stanovené Úřadem při certifikaci kryptografických prostředků.¹⁴

Písemnost kryptografické ochrany se označuje slovem „KRYPTO“.

U písemnosti kryptografické ochrany v listinné formě se označení „KRYPTO“ vyznačí v horní a dolní části na každé straně písemnosti vedle nebo pod stupeň utajení a v čísle jednacím utajované písemnosti zkratkou „K“ uvedenou na konci čísla jednacího utajované písemnosti a oddělenou lomítkem. Ostatní náležitosti utajované písemnosti dle § 18 a 19 nejsou tímto dotčeny (příloha č. 11 k této vyhlášce).

U písemnosti kryptografické ochrany v nelistinné formě se označení „KRYPTO“ vyznačí na popisném štítku, na kterém se vyznačí i její evidenční číslo. Tyto údaje se mohou uvádět, je-li to možné, přímo na písemnost kryptografické ochrany. Evidenčním číslem se rozumí kódové označení písemnosti kryptografické ochrany, sloužící k její jednoznačné identifikaci a evidenci v administrativních pomůckách. Jiné údaje se na popisném štítku neuvádí.

Za administrativní pomůcky písemností kryptografické ochrany v listinné formě se považují

Administrativní pomůcky uvedené v odstavci 1 písm. a), b) a c) se před vzetím do užívání upraví způsobem dle § 6 odst. 3.

Za administrativní pomůcky písemností kryptografické ochrany v nelistinné formě se považují

Administrativní pomůcky dle písmen a) a b) vydává Úřad.

Za administrativní pomůcku písemností kryptografické ochrany se rovněž považuje elektronický systém vedení evidence písemností kryptografické ochrany schválený Úřadem, umožňující vedení evidence těchto písemností pomocí prostředků výpočetní techniky.

Mimo administrativních pomůcek uvedených v odstavcích 1, 3 a 4 je možné, ve zvláštních a odůvodněných případech a na základě písemného souhlasu Úřadu, použít další administrativní pomůcky.

Evidenci vydaných administrativních pomůcek dle odstavců 1 a 3 vede pracovník kryptografické ochrany pověřený k této činnosti statutárním orgánem.

Všechny písemnosti kryptografické ochrany v listinné formě se evidují v samostatných jednacích protokolech. Písemnosti kryptografické ochrany všech stupňů utajení se mohou evidovat v jednom jednacím protokolu.

Písemnosti kryptografické ochrany v nelistinné formě se evidují v administrativních pomůckách dle § 39 odst. 3 písm. a) a odst. 4.

Evidenci písemností kryptografické ochrany v administrativních pomůckách provádí pracovník kryptografické ochrany pověřený k této činnosti statutárním orgánem.

Doručenou zásilku s písemností kryptografické ochrany přijímá pracovník pověřený její evidencí dle § 40 odst. 3.

Písemnost kryptografické ochrany se předává proti podpisu v jednacím protokolu, pomocném jednacím protokolu, doručovací knize, manipulační knize nebo na evidenční kartě.

Písemnosti kryptografické ochrany určené k přepravě vybavuje pracovník pověřený jejich evidencí dle § 40 odst. 3.

Přeprava písemnosti kryptografické ochrany se provádí kurýrní službou. Písemnosti kryptografické ochrany přepravuje vždy 1 kurýr v doprovodu nejméně 1 osoby. Kurýrem může být pouze osoba, které bylo vydáno osvědčení pro příslušný stupeň utajení přepravované písemnosti, nejméně však pro stupeň utajení „Důvěrné“ a je osobou určenou pro přepravu písemností kryptografické ochrany.

Písemnosti kryptografické ochrany jsou vyloučeny z přepravy veřejnými dopravnými prostředky, s výjimkou přepravy letecké, námořní a vnitrozemské vodní.

Písemnosti kryptografické ochrany nelze při odesílání vkládat do jedné obálky společně s ostatními utajovanými písemnostmi.

Přenášení písemností kryptografické ochrany zabezpečuje pracovník kryptografické ochrany v doprovodu nejméně 1 osoby.

Písemnosti kryptografické ochrany se ukládají do úschovných objektů v zabezpečených oblastech, nebo do zabezpečených oblastí, jsou-li splněny bezpečnostní standardy vydané Úřadem.

Opis, kopie, překlad nebo výpis z písemnosti kryptografické ochrany může být vyhotoven pouze na základě písemného souhlasu statutárního orgánu orgánu státu nebo organizace, ve které písemnost vznikla.

Uložení, zápůjčka nebo vyřazení písemnosti kryptografické ochrany v nelistinné formě se zaznamenává v administrativních pomůckách dle § 39 odst. 3 a 4.

Vyhláška č. 244/1998 Sb., o podrobnostech stanovení a označení stupně utajení a o postupech při tvorbě, evidenci, přenášení, přepravě, zapůjčování, ukládání, jiné manipulaci a skartaci utajovaných písemností.

Vyhláška č. 338/1999 Sb., kterou se mění vyhláška č. 244/1998 Sb., o podrobnostech stanovení a označení stupně utajení a o postupech při tvorbě, evidenci, přenášení, přepravě, zapůjčování, ukládání, jiné manipulaci a skartaci utajovaných písemností.

Vyhláška č. 391/2001 Sb., kterou se mění vyhláška č. 244/1998 Sb., o podrobnostech stanovení a označení stupně utajení a o postupech při tvorbě, evidenci, přenášení, přepravě, zapůjčování, ukládání, jiné manipulaci a skartaci utajovaných písemností, ve znění vyhlášky č. 338/1999 Sb.