Smlouva se uzavírá písemně, a to zpravidla na dobu jednoho kalendářního roku a na veškerý objem prací, které mají být v příslušném období provedeny. Podkladem pro uzavření smlouvy je stanovený nebo dohodnutý projekt, popřípadě dohodnutý pracovní postup, určující zejména úpravu a náležitosti dokladů ke zpracování (dále jen "doklady") a výsledků zpracování a sestav (dále jen "sestavy") a technický postup zpracování sestav.

U prací na období jednoho roku a na období delší předkládá odběratel dodavateli návrh smlouvy tři měsíce před počátkem období, na které má být smlouva uzavřena.

U prací jednorázových a u prací na období kratší než jeden rok předkládá odběratel dodavateli návrh smlouvy podle potřeby. Dodavatel je povinen vyjádřit se k návrhu smlouvy nejpozději do 15 dnů po jeho obdržení.

Ve smlouvě si organizace zpravidla dohodnou:

Lhůty pro předávání dokladů dohodnou organizace ve smlouvě pro každý organizační útvar odběratele.

Jestliže odběratel bude překračovat nebo nebude plnit smluvený počet položek o více než 15 % nad přípustnou odchylku ( § 6 odst. 2) po dobu dvou kalendářních měsíců následujících za sebou a nebude-li se jednat pouze o přechodný stav, dohodnou organizace v případě potřeby do 15. dne následujícího měsíce objem smlouvy pro zbývající období.

Předá-li odběratel poslední doklady opožděně nebo s počtem položek nad přípustnou odchylku ( § 6 odst. 1), dohodnou organizace v případě potřeby nové lhůty odevzdání sestav.

Doklady musí mít úpravu a náležitosti stanovené projektem, popřípadě pracovním postupem, a musí být úplné, čitelné a věcně správné.

Nemají-li doklady náležitosti uvedené v předchozím odstavci, oznámí dodavatel odběrateli závadu neprodleně po jejím zjištění dálnopisem, telefonem, telegramem, popřípadě osobně. Odběratel je povinen závadu odstranit nebo dát dodavateli přesný pokyn k jejímu odstranění. Doklady se v tomto případě považují za předané v den, kdy byla závada odstraněna; jestliže se tak stalo po 10. hodině, považují se doklady za předané až následující den. Účetní doklady se opravují účetním způsobem.

Neúplnost dokladů, které dodavatel po zpracování vrací odběrateli, je odběratel povinen písemně oznámit dodavateli, nedohodnou-li se jinak, do 5 dnů po jejich obdržení.

Dodavatel odpovídá za bezpečné uložení dokladů, které mu odběratel předal ke zpracování.

Doklady musí být dodavateli předávány plynule a stejnoměrně. Není-li ve smlouvě dohodnuto jinak, je odběratel povinen předávat dodavateli doklady každý pracovní den v rozsahu 1/25 měsíčně smluveného počtu položek.

Nedohodnou-li se organizace jinak, nesmí jedna složka dokladů obsahovat méně než 50 položek; to neplatí pro poslední zásilku dokladů příslušného období.

Předané položky prací stejného druhu se posuzují za každý den společně, i když zásilka obsahuje doklady různých druhů hospodářských operací. Do pravidelně předávaného denního počtu položek se nezapočítávají položky jednorázových akcí předem dohodnutých. Provádí-li dodavatel práce pro několik organizačních útvarů odběratele, posuzuje se počet předaných položek prací stejného druhu vždy za celou organizaci.

Lhůta pro předání dokladů je splněna, jestliže odběratel předal v této lhůtě všechny doklady týkající se prací stejného druhu příslušného organizačního útvaru. Doklady předané před dohodnutým termínem se považují za předané až v dohodnuté lhůtě.

Nedohodnou-li se organizace jinak, jsou doklady předány včas, jestliže byly doručeny do 8. hodiny stanoveného dne do závodu dodavatele, v mezimístním styku při použití veřejné dopravy nebo pošty do 8. hodiny stanoveného do místa určeného dodavatelem; došlo-li však při použití veřejné dopravy nebo pošty v mezimístním styku ke zpoždění v dopravě, jsou doklady předány včas, jestliže je odběratel odevzdal dohodnutému spoji veřejné dopravy nebo poště tak, aby byly včas doručeny a jestliže v důsledku zpoždění v dopravě byly doručeny do místa určeného dodavatelem aspoň do 10. hodiny stanoveného dne.

Doklady jsou předány opožděně též tehdy, jestliže odběratel předal menší počet položek než připouští odchylka pro předání denního počtu ( § 6 odst. 1).

O předání a převzetí dokladů vedou obě organizace evidenci, která obsahuje zejména datum a hodinu předání a převzetí zásilky.

Nedohodnou-li organizace ve smlouvě odchylky jiné, může se počet položek, předaných v jednom dnu ke zpracování, odchylovat od stanoveného, popřípadě dohodnutého denního počtu: při smluveném měsíčním počtu položek

Nedohodnou-li organizace ve smlouvě odchylky jiné, platí pro předávání počtu položek v jednom měsíci odchylky v rozpětí uvedeném v odstavci 1.

Přesahuje-li denní nebo měsíční počet předaných položek odchylky uvedené v předchozích odstavcích, považují se položky, přesahující tyto odchylky, za předané až následující den, resp. následující měsíc, nedohodnou-li se organizace jinak.

Je-li lhůta odevzdání sestav dohodnuta časovým obdobím od předání dokladů, počíná tato lhůta následujícím dnem po tom, kdy byly předány doklady za všechny organizační útvary odběratele.

Sestavy a zpracované doklady odevzdává dodavatel odběrateli podle dohody ve svém závodě nebo v závodě odběratele na potvrzení, v němž odběratel vyznačí datum a hodinu převzetí. Při použití veřejné dopravy nebo pošty v mezimístním styku zasílá dodavatel sestavy a zpracované doklady odběrateli jako doporučenou zásilku nebo dohodnutým spojem veřejné dopravy.

Sestavy jsou odevzdány včas, jestliže byly

Vady sestav, které jsou zřejmé již při převzetí sestavy, je odběratel povinen reklamovat písemně u dodavatele do 5 dnů od převzetí sestavy, není-li organizacemi dohodnuta nebo dodavatelem poskytnuta lhůta další.

Vady sestav, které lze zjistit teprve při sesouhlasení, je odběratel povinen reklamovat písemně u dodavatele do jednoho měsíce od převzetí sestavy a vady, které lze zjistit teprve při sesouhlasení účetní uzávěrky, do 2 dnů po jejím sestavení. Organizace mohou dohodnout nebo dodavatel může poskytnout lhůty delší.

Odběratel připojí v závažných případech k reklamaci vadnou sestavu, popřípadě vrácené doklady; doklady však připojí k reklamaci vždy, je-li to pro vyhotovení nové sestavy nutné.

Dodavatel je povinen nejpozději do 10 dnů po obdržení reklamace oznámit odběrateli, zda reklamaci uznává nebo z jakých důvodů ji odmítá uznat.

Je-li reklamace oprávněná a odběratel převzetí sestavy neodmítne (odstavec 7), dodavatel podle pokynu odběratele opraví vadnou sestavu nebo vyhotoví novou sestavu, a to přednostně před jinou prací a ve lhůtě, na které se s odběratelem dohodne, a na vlastní náklad. Opraví-li však vadnou sestavu podle dohody s dodavatelem odběratel, hradí náklady opravy dodavatel.

Byly-li nedostatky sestavy způsobeny závadou dokladů nebo jiného podkladového materiálu odběratele, kterou dodavatel nemohl zjistit, hradí náklady opravy nebo vyhotovení nové sestavy odběratel podle podílu vadnosti tohoto materiálu na nedostatcích sestavy.

Odběratel je oprávněn odmítnout převzetí sestavy, jestliže vady v jejím zpracování jsou takové, že sestavy nelze použít k určenému účelu.

Zjistil-li dodavatel vadu sestavy po jejím odevzdání, je povinen oznámit to odběrateli současně s opravenou nebo novou sestavou.

Sestavy a doklady, které odběratel připojil k reklamaci, vrátí dodavatel odběrateli současně s opravenou nebo novou sestavou.

Nedosáhne-li počet položek předaných v příslušném měsíci ke zpracování smluveného počtu sníženého o přípustnou odchylku, je odběratel povinen zaplatit dodavateli za položky, chybějící do smluveného počtu sníženého o přípustnou odchylku, penále ve výši 10 % z ceny prací, které by byly na základě těchto položek provedeny.

Neodevzdá-li dodavatel sestavu včas, je povinen zaplatit odběrateli penále ve výši 0,5 % z její předpokládané ceny a navazují-li na takovou sestavu jiné sestavy, které pro její zpoždění nemohl odběratel včas použít, i z předpokládané ceny těchto jiných sestav.

U prací, u nichž se projevují sezónní vlivy (např. jarní a podzimní orba, sklizeň obilnin a okopanin, zvýšené nákupy v době sezóny), mohou si organizace dohodnout ve smlouvě majetkové sankce odchylně od ustanovení předchozích odstavců. Odběratel je povinen oznámit dodavateli sezónní výkyvy v počtu položek nejpozději 15 dnů před počátkem měsíce, ve kterém má být zpracování uskutečněno.

Není-li ve smlouvě dohodnuto jinak, uschovává dodavatel děrné štítky pro odběratele po dobu 3 měsíců ode dne odevzdání sestavy. O delší úschově se mohou organizace dohodnout zejména v těch případech, kdy štítky mají být použity pro další zpracování.

Nepřevezme-li odběratel uschované děrné štítky do konce uschovací doby do vlastní úschovy, odevzdá je dodavatel, po vyjádření předchozího písemného souhlasu odběratele, příslušné sběrně odpadových surovin ke skartaci. Výtěžek skartace náleží dodavateli.

Jestliže odběratel nesouhlasí se skartací nebo jde-li o děrné štítky, pro které platí delší uschovací doba podle zvláštních předpisů ¹ odešle je dodavatel po uplynutí uschovací doby (odstavec 1) odběrateli.

Dodavatel i odběratel vedou o úschově a skartaci děrných štítků jednoduchou operativně technickou evidenci, dávající přehled o hospodaření s použitými děrnými štítky.