| 1. | V § 2 odst. 1 se slovo „bezodkladné“ zrušuje. |
| 2. | V § 2 odst. 2 se za slova „služby, je“ vkládají slova „zařízení umožňující“. |
| 3. | V § 2 odst. 3 písm. e) se slova „další možnosti“ nahrazují slovy „jiné prostředky“. |
| 4. | V § 3 odst. 2, § 5 odst. 1, § 13 odst. 1, § 17 odst. 3 a § 26 odst. 2 se slovo „bezodkladně“ zrušuje. |
| 5. | V § 3 odst. 3 se na konci textu písmene c) doplňují slova „ , pokud veřejnoprávní původce vykonává spisovou službu v listinné podobě, nebo jednoznačný identifikátor, pokud veřejnoprávní původce vykonává spisovou službu v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby“. |
| 6. | V § 3 odst. 3 se na konci textu písmene d) doplňují slova „ , jde-li o dokument v listinné podobě; do počtu listů se nezapočítají listy příloh doručeného dokumentu“. |
| 7. | V § 3 odst. 3 písmena e) a f) znějí: „e) | počet příloh doručeného dokumentu, které jsou v listinné podobě, a | f) | počet příloh doručeného dokumentu, které nejsou v listinné podobě, a jejich popis.“. |
|
| 8. | V § 4 odst. 1 větě první se slovo „a“ nahrazuje čárkou a na konci textu věty první se doplňují slova „a splňuje podmínky přijímání dokumentů zveřejněné veřejnoprávním původcem na jeho úřední desce nebo internetových stránkách“. |
| 9. | V § 4 odst. 1 větě poslední se slovo „a“ zrušuje a na konci textu věty poslední se doplňují slova „ , a splňuje podmínky přijímání dokumentů zveřejněné veřejnoprávním původcem na jeho úřední desce nebo internetových stránkách“. |
| 10. | V § 4 odst. 2 větách první a poslední se slovo „nebo“ nahrazuje čárkou a za slovo „nečitelný“ se vkládají slova „nebo nesplňuje podmínky přijímání dokumentů zveřejněné veřejnoprávním původcem na jeho úřední desce nebo internetových stránkách“. |
| 11. | V § 4 odst. 3 se slovo „nebo“ zrušuje a na konci textu odstavce se doplňují slova „ , nebo nesplňuje podmínky přijímání dokumentů zveřejněné veřejnoprávním původcem na jeho úřední desce nebo internetových stránkách“․ |
| 12. | V § 4 odst. 8 se slova „a odstavce 4 a výsledku ověření podle odstavce 5“ a slova „a splňuje podmínky pro jeho další zpracování“ zrušují. |
| 13. | V § 4 se doplňuje odstavec 9, který zní: „(9) | Pokud veřejnoprávní původce připouští příjem datových zpráv doručovaných jinými prostředky elektronické komunikace a umožňuje-li to povaha jiného prostředku elektronické komunikace, veřejnoprávní původce potvrdí na základě výsledků zjištění podle odstavce 1 věty druhé odesílateli tímto prostředkem, že dokument byl doručen. Ustanovení odstavce 8 věty poslední týkající se zprávy o potvrzení doručení se použije obdobně.“. |
|
| 14. | V § 5 odst. 2 úvodní části ustanovení se slova „u dokumentu“ nahrazují slovy „jako jeho část“. |
| 15. | V § 5 odst. 2 písm. d) se slova „jiným jednoznačným identifikátorem veřejnoprávního původce“ nahrazují slovy „jednoznačným identifikátorem“. |
| 16. | V § 5 se odstavec 3 zrušuje. |
| 17. | V § 6 se doplňuje odstavec 4, který zní: „(4) | Veřejnoprávní původce, kterému byl doručen dokument v digitální podobě nebo digitální příloha dokumentu v analogové podobě na přenosném technickém nosiči dat, zajistí vložení dokumentu nebo přílohy do elektronického systému spisové služby, je-li to technicky možné.“. |
|
| 18. | V § 7 odstavec 1 zní: „(1) | Pokud veřejnoprávní původce vykonává spisovou službu v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby, jednoznačný identifikátor obsahuje alespoň označení veřejnoprávního původce, popřípadě zkratku označení veřejnoprávního původce, a numerický nebo alfanumerický kód. Jednoznačný identifikátor musí být neoddělitelně spojen s dokumentem, který označuje.“. |
|
| 19. | V § 7 se za odstavec 1 vkládá nový odstavec 2, který zní: „(2) | Pokud veřejnoprávní původce vykonává spisovou službu v listinné podobě, jednoznačným identifikátorem je u |
a) | doručeného dokumentu vyplněný otisk podacího razítka, popřípadě jiný technologický prostředek obdobného určení jako podací razítko, kterým je dokument opatřen, | b) | u dokumentu vytvořeného veřejnoprávním původcem číslo jednací nebo evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů přidělené tomuto dokumentu.“. |
Dosavadní odstavce 2 až 5 se označují jako odstavce 3 až 6. |
| 20. | V § 7 odst. 5 se slova „označení převáděného dokumentu“ nahrazují slovy „jednoznačný identifikátor, kterým byl opatřen převáděný dokument,“. |
| 21. | V § 8 odst. 1 a 2 se slova „je kniha“ nahrazují slovy „se vede jako kniha“. |
| 22. | V § 8 odst. 2 se slovo „druhem“ nahrazuje slovem „typem“. |
| 23. | V § 8 se odstavec 3 zrušuje. Dosavadní odstavce 4 až 7 se označují jako odstavce 3 až 6. |
| 24. | V § 8 se odstavec 6 zrušuje. |
| 25. | V § 10 odst. 1 úvodní části ustanovení se za slovo „deníku“ vkládá slovo „alespoň“. |
| 26. | V § 10 odst. 1 písm. d) se slovo „identifikace“ nahrazuje slovem „identifikaci“. |
| 27. | V § 10 odst. 1 se písmeno e) zrušuje. Dosavadní písmena f) až i) se označují jako písmena e) až h). |
| 28. | V § 10 odst. 1 písm. f) se za slova „přidělen k vyřízení“ vkládají slova „nebo která dokument vytvořila“ a za slovy „určena k vyřízení“ se vkládají slova „nebo vytvoření“. |
| 29. | V § 10 odst. 1 písmeno g) zní: „g) | identifikaci adresáta a datum odeslání a“. |
|
| 30. | V § 10 odst. 2 úvodní části ustanovení se za slovo „služby“ vkládají slova „pořadové číslo dokumentu, pod nímž je evidován v elektronickém systému spisové služby,“, za slova „odstavci 1“ se vkládají slova „písm. b) až e)“ a za slovo „dále“ se vkládá slovo „alespoň“. |
| 31. | V § 10 odst. 2 písm. a) se slovo „dokumentu“ zrušuje. |
| 32. | V § 10 odst. 2 se na konci písmene c) slo vo „a“ zrušuje. |
| 33. | V § 10 odst. 2 písm. d) se slova „v digitální podobě“ zrušují. |
| 34. | V § 10 se na konci odstavce 2 tečka nahrazuje čárkou a doplňují se písmena e) až h), která znějí: „e) | pořadové číslo dokumentu ve spisu, | f) | odkaz na adresáta ve jmenném rejstříku, | g) | datum odeslání a | h) | počet komponent; komponentou se rozumí dále nedělitelná část dokumentu, která je v digitální podobě, přičemž dokument, který je v digitální podobě, je tvořen alespoň jednou komponentou.“. |
|
| 35. | V § 10 odst. 3 se text „f)“ nahrazuje textem „e)“, text „i)“ se nahrazuje textem „h)“ a na konci textu odstavce 3 se doplňuje text „písm. a)“. |
| 36. | V § 10 se na konci textu odstavce 3 doplňuje věta „Nezařadí-li veřejnoprávní původce dokument do spisu, vede o dokumentu v samostatné evidenci dokumentů vedené v elektronické podobě rovněž datum jeho vyřízení.“. |
| 37. | V § 10 odst. 4 se za slova „čísla v“ vkládá slovo „základní“ a slova „V základní evidenční pomůcce je číselná řada“ se nahrazují slovy „Číselná řada je“. |
| 38. | V § 10 se odstavce 6 a 7 zrušují. |
| 39. | § 11 a 12 včetně nadpisů znějí: „§ 11 Číslo jednací a evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů (1) | Veřejnoprávní původce přidělí dokumentu evidovanému v základní evidenční pomůcce číslo jednací. | (2) | Číslo jednací obsahuje označení nebo zkratku označení veřejnoprávního původce, pořadové číslo zápisu dokumentu v základní evidenční pomůcce a označení určeného časového období, kterým je zpravidla kalendářní rok, popřípadě dále označení nebo zkratku označení organizační součásti veřejnoprávního původce nebo jiné znaky charakterizující skutečnosti související s dokumentem. Číslo jednací může být rovněž odvozeno ze spisové značky s uvedením pořadového čísla dokumentu ve spisu nebo čísla listu dokumentu ve spisu. | (3) | Veřejnoprávní původce přidělí dokumentu evidovanému v samostatné evidenci dokumentů evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů. Evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů musí splňovat alespoň podmínky stanovené pro jednoznačný identifikátor. |
§ 12 Spis (1) | Veřejnoprávní původce zařadí dokument evidovaný v základní evidenční pomůcce nejpozději před zahájením vyřizování do spisu. Věta první se nepoužije v případě veřejnoprávního původce, jehož zvláštní povaha působnosti umožňuje výkon spisové služby v elektronické podobě v elektronických systémech spisové služby podle § 63 odst. 4 zákona. | (2) | Veřejnoprávní původce zařadí spisy do |
a) | věcné skupiny, nebo | b) | typového spisu; vnitřní strukturu typového spisu tvoří součásti typového spisu stanovené veřejnoprávním původcem a díly typového spisu tvořené podle časového období stanoveného veřejnoprávním původcem. |
(3) | Veřejnoprávní původce přidělí spisu při jeho založení spisový znak a skartační režim příslušné věcné skupiny nebo součásti typového spisu podle spisového a skartačního plánu. Přeřadí-li veřejnoprávní původce spis do jiné věcné skupiny nebo součásti typového spisu, přidělí spisu a všem dokumentům zařazeným do spisu spisový znak a skartační režim této věcné skupiny nebo součásti typového spisu. | (4) | Veřejnoprávní původce přidělí dokumentu spisový znak a skartační režim spisu, do kterého je zařazen. Přeřadí-li veřejnoprávní původce dokument do jiného spisu, přidělí dokumentu spisový znak a skartační režim tohoto jiného spisu. | (5) | Veřejnoprávní původce opatří dokumenty v analogové podobě, které jsou obsahem spisu, společným obalem, na kterém uvede alespoň |
a) | stručný obsah spisu, | b) | spisovou značku, | c) | spisový znak, | d) | skartační režim a | e) | identifikátor spisu v případě výkonu spisové služby v elektronické podobě; identifikátor spisu musí být čitelný technickým prostředkem pro automatizovaný sběr dat. |
(6) | Veřejnoprávní původce vede v elektronickém systému spisové služby nebo v samostatné evidenci dokumentů vedené v elektronické podobě údaje o spisu, kterými jsou alespoň |
a) | identifikátor, který je jednoznačný v rámci elektronického systému spisové služby nebo samostatné evidence dokumentů, | b) | stručný obsah, | c) | spisová značka, | d) | datum založení, | e) | datum vyřízení, | f) | datum uzavření, | g) | spisový znak, | h) | skartační režim, | i) | informace o tom, zda spis obsahuje dokumenty v analogové podobě a jejich fyzické umístění, | j) | informace o tom, zda byl spis zařazen do výběru archiválií a zda byl spis vybrán jako archiválie, a | k) | identifikátor, který spisu, který byl vybrán jako archiválie, přidělil Národní archiv nebo digitální archiv. |
(7) | Veřejnoprávní původce zaznamená údaje o vyřízení a uzavření spisu v evidenční pomůcce. | (8) | Veřejnoprávní původce uvede způsob tvorby spisové značky a strukturu spisové značky ve spisovém řádu.“. |
|
| 40. | V § 13 odst. 1 se za slovo „vyřízení“ vkládají slova „ ; v případě výkonu spisové služby v listinné podobě provede rozdělení dokumentů“. |
| 41. | V § 13 odst. 2 se za slovo „osoby“ vkládají slova „nebo technické prostředky“. |
| 42. | V § 14 odst. 2 se na konci textu písmene d) doplňují slova „nebo do jeho metadat“. |
| 43. | V § 14 se odstavce 3 a 4 zrušují. |
| 44. | V § 15 odstavce 1 a 2 znějí: „(1) | Veřejnoprávní původce stanoví podle věcných charakteristik zpracovávaných dokumentů a spisů jednotlivé věcné skupiny, a užívá-li typové spisy, rovněž věcné skupiny určené pro typové spisy a v nich obsažené součásti typových spisů. Veřejnoprávní původce uspořádá věcné skupiny hierarchicky, a to tak, aby věcné skupiny na nejnižší úrovni hierarchie obsahovaly spisy nebo typové spisy; veřejnoprávní původce může uspořádat hierarchicky i součásti typového spisu. Pokud veřejnoprávní původce nezařazuje dokumenty evidované v samostatné evidenci dokumentů do spisů nebo typových spisů, zařazuje dokumenty do věcné skupiny na nejnižší úrovni hierarchie. Veřejnoprávní původce označí věcné skupiny a součásti typového spisu spisovým znakem a u věcných skupin a součástí typového spisu uvedených na nejnižší úrovni hierarchie uvede skartační režim. | (2) | Veřejnoprávní původce označí věcnou skupinu nebo součást typového spisu obsahující spisy předpokládané trvalé hodnoty, které se do výběru archiválií zařazují s návrhem k vybrání za archiválii, skartačním znakem „A“ (archiv). Veřejnoprávní původce označí věcnou skupinu nebo součást typového spisu obsahující spisy bez předpokládané trvalé hodnoty, které se do výběru archiválií zařazují s návrhem na zničení, skartačním znakem „S“ (stoupa).“. |
|
| 45. | V § 15 se odstavec 3 zrušuje. Dosavadní odstavce 4 až 6 se označují jako odstavce 3 až 5. |
| 46. | V § 15 se odstavec 4 zrušuje. Dosavadní odstavec 5 se označuje jako odstavec 4. |
| 47. | V § 16 odst. 2 se na konci úvodní části ustanovení doplňuje slovo „alespoň“. |
| 48. | V § 16 odst. 2 písmena a) a b) znějí: „a) | číslo jednací nebo evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů přidělené dokumentu a spisovou značku, není-li číslo jednací odvozeno ze spisové značky, | b) | identifikaci dokumentu z evidence dokumentů odesílatele, je-li vyhotovovaný dokument odpovědí na doručený dokument, a pokud je v doručeném dokumentu tento údaj uveden,“. |
|
| 49. | V § 16 odst. 2 se na konci písmene c) doplňuje slovo „a“. |
| 50. | V § 16 odst. 2 se písmena d) až f) zrušují. Dosavadní písmeno g) se označuje jako písmeno d). |
| 51. | V § 16 odst. 5 se slova „vyhotovovaný statický textový dokument v digitální podobě nebo statický kombinovaný textový a obrazový dokument v digitální podobě“ nahrazují slovy „vyhotovovaná statická textová komponenta nebo statická kombinovaná textová a obrazová komponenta“, slovo „dokumentu“ se nahrazuje slovem „komponenty“ a slova „dokument určen“ se nahrazují slovy „komponenta určena“. |
| 52. | V § 17 se odstavec 4 zrušuje. |
| 53. | V § 18 odst. 3 se za slovo „je“ vkládají slova „zařízení umožňující“ a slova „ , pokud není zprostředkováno automatizovanou vazbou na tento systém“ se nahrazují slovy „nebo na něj má automatizovanou vazbu“. |
| 54. | V § 18 se odstavec 4 zrušuje. |
| 55. | V nadpisu § 19 se doplňují slova „a spisů“. |
| 56. | V § 19 odstavec 2 zní: „(2) | Veřejnoprávní původce zkontroluje před uzavřením spisu, zda je vyřízený spis úplný, zda jsou v evidenční pomůcce uvedeny povinné údaje a zda jsou dodrženy podmínky uzavření spisu. Veřejnoprávní původce dále zkontroluje, zda obaly dokumentů a spisů v analogové podobě zaručují jejich neporušitelnost a zachování čitelnosti.“. |
|
| 57. | V § 19 odst. 3 se slovo „a“ za slovem „znaky“ nahrazuje čárkou a na konci textu věty první se doplňují slova „a údaj o fyzickém umístění analogových částí spisů“. |
| 58. | Nadpis nad označením § 20 zní: „Postup při skartačním řízení“. |
| 59. | V § 20 odst. 2 a 3 se za slova „řízení dokumenty“ vkládají slova „a spisy“. |
| 60. | V § 20 odst. 2 a § 21 odst. 8 větách druhé a třetí se za slovo „dokumentů“ vkládají slova „a spisů“. |
| 61. | V § 20 odst. 4 se za slova „seznamu dokumentů“ vkládají slova „a spisů“. |
| 62. | V § 20 odst. 4 a § 21 odst. 8 se za slovo „dokumenty“ vkládají slova „a spisy“. |
| 63. | V § 20 odst. 4 se věta třetí zrušuje. |
| 64. | V § 20 odst. 5 se za slova „seznam dokumentů“ vkládají slova „a spisů“. |
| 65. | V § 21 odst. 2 se písmeno c) zrušuje. Dosavadní písmena d) a e) se označují jako písme na c) a d). |
| 66. | V § 21 odst. 4 se za slova „o dokumenty“ vkládají slova „a spisy“. |
| 67. | V § 22 odst. 1 se slova „vyřízených dokumentů a uzavřených“ nahrazují slovy „dokumentů a“, za slovo „obsahuje“ se vkládá slovo „alespoň“, slovo „druh“ se nahrazuje slovem „typ“ a věta poslední se zrušuje. |
| 68. | V nadpisu § 23 se slova „dokumentů v digitální podobě“ zrušují. |
| 69. | V § 23 odst. 1 úvodní části ustanovení se slova „dokumentů v digitální podobě“ nahrazují slovem „komponent“. |
| 70. | V § 23 odst. 1 písm. b) se slova „dokumentu ukládaného“ nahrazují slovy „komponenty ukládané“. |
| 71. | V § 23 odst. 2 se slovo „dokumentů“ nahrazuje slovem „komponent“, slovo „dokument“ se nahrazuje slovem „komponentu“ a slovo „dokumenty“ se nahrazuje slovem „komponenty“. |
| 72. | V § 23 odst. 3 úvodní části ustanovení, § 23 odst. 4 úvodní části ustanovení a § 23 odst. 5 úvodní části ustanovení se slovo „dokumentů“ nahrazuje slovem „komponent“. |
| 73. | V § 23 odst. 4 písm. d) se text „-3“ zrušuje. |
| 74. | V § 23 odst. 6 se slova „předávaného dokumentu“ nahrazují slovy „předávané komponenty“ a slovo „jeho“ se nahrazuje slovem „její“. |
| 75. | V § 23 se na konci textu odstavce 9 doplňuje slovo „komponenty“. |
| 76. | V nadpisu § 24 se za slovo „převedení“ vkládá slovo „dokumentu“ a slovo „dokumentu“ za slovem „formátu“ se zrušuje. |
| 77. | V § 24 odst. 3 úvodní části ustanovení se slova „dokumentu v digitální podobě“ zrušují. |
| 78. | § 25 včetně nadpisu zní: „§ 25 Jmenný rejstřík (1) | Veřejnoprávní původce ověří u přijatého dokumentu existenci záznamu o osobě odesílatele ve jmenném rejstříku a zaznamená ve jmenném rejstříku vazbu na dokument nebo spis k příslušnému záznamu ve jmenném rejstříku. | (2) | Veřejnoprávní původce vybere při odeslá ní dokumentu adresáta ze záznamů ve jmenném rejstříku. | (3) | V případě, že veřejnoprávní původce shledá potřebu vedení údajů ve jmenném rejstříku o jiné osobě, jíž se dokument týká a která není osobou uvedenou v odstavci 1 nebo 2, ověří existenci záznamu o této osobě ve jmenném rejstříku a zaznamená ve jmenném rejstříku vazbu na dokument nebo spis k příslušnému záznamu ve jmenném rejstříku. | (4) | Veřejnoprávní původce vytvoří ve jmenném rejstříku nový záznam v případě, že ve jmenném rejstříku není obsažen záznam o odesílateli, adresátovi nebo jiné osobě podle odstavců 1 až 3. | (5) | Veřejnoprávní původce ověří správnost a aktuálnost údajů ve jmenném rejstříku ze zdrojů souvisejících s plněním úkolů v jeho působnosti, popřípadě údaje z těchto zdrojů doplňuje vždy nejméně při zaznamenání vazby na dokument nebo spis k příslušnému záznamu ve jmenném rejstříku a při odeslání dokumentu.“. |
|
| 79. | V § 26 odst. 1 se slova „v listinné podobě“ zrušují, za slovo „dokumenty“ se vkládají slova „nebo spisy“ a za slova „evidenci dokumentů“ se vkládají slova „nebo spisů“. |
| 80. | V § 26 odstavec 3 zní: „(3) | Pokud jsou dokumenty nebo spisy evidovány v náhradní evidenci, veřejnoprávní původce |
a) | evidenčně převede dokumenty nebo spisy evidované v náhradní evidenci do evidenční pomůcky, ve které obvykle dokumenty nebo spisy eviduje, nebo | b) | ponechá dokumenty nebo spisy zaevidované v náhradní evidenci a ty dokumenty nebo spisy, které nelze vyřídit v náhradní evidenci, eviduje v evidenční pomůcce, ve které obvykle dokumenty nebo spisy eviduje.“. |
|
| 81. | § 26a včetně nadpisu zní: „§ 26a Použití pravidel týkajících se dokumentů na spis Nestanoví-li § 2 až 11, § 13 až 16 a § 18 až 26 pravidla pro spis, jejich ustanovení týkající se dokumentu se použijí na spis obdobně, ledaže to vylučuje jeho povaha.“. |
