PETR ČECH, odborný asistent na Právnické fakultě Univerzity Karlovy

Dne 11. června 2003 schválila Rada Evropských společenství (když tak dříve učinil i Evropský parlament) stěžejní novelu první evropské směrnice z oblasti práva obchodních společností.¹ Novela zásadně změní způsob vedení obchodních rejstříků ve stávajících i v budoucích členských státech Evropské unie včetně České republiky.

Návrh novelizace předložila Evropská komise pouhý rok před jeho schválením.² Rychlost jeho přijetí, v právu obchodních společností nebývalá, dokládá význam, jenž evropské orgány problematice přikládají. Návrh ovšem reflektoval převážnou většinu doporučení expertní skupiny SLIM pro oblast práva společností z roku 1999;³ schválení novely tedy završuje reformní projekt, který je o něco starší.

Principy novely první směrnice ES

Těžiště novelizace spočívá v modifikaci dikce článku 3 první evropské směrnice, zejména v nově doplněných pododstavcích druhého a třetího odstavce. Ustanovení ukládají členským státům povinnost zajistit počínaje 1. Lednem 2007⁴ plnou elektronizaci vedení obchodních rejstříků.

Orgány vedoucí obchodní rejstřík v členských státech Evropské unie budou od tohoto data povinny přijímat podání jak v listinné, tak pouze v elektronické podobě. Podnikatelé si tedy budou moci zvolit, zda zákonem požadované údaje, resp. dokumenty doručí k zápisu do obchodního rejstříku, resp. k uložení do sbírky listin v tištěné formě, jak činí dosud, anebo výlučně elektronicky. Směrnice dokonce umožní, aby členské státy pro některé formy společností, popř. pro některé typy dokumentů listinnou podobu zcela vyloučily.

Veškerá podání doručená po 1. lednu 2007 budou rejstříkové orgány obligatorně vést a archivovat výlučně v elektronické podobě․ Tištěný obchodní rejstřík přestane existovat, alespoň pokud jde o skutečnosti zapisované na základě žádosti doručené po uvedeném datu. Listinná podání rejstříkové orgány neprodleně převedou do elektronického formátu a poté zřejmě skartují. Fyzické a právnické osoby budou nicméně v žádosti o výpis z obchodního rejstříku či o kopii dokumentu uloženého do sbírky listin nadále oprávněny volit mezi oběma formami. Požádají-li o tištěnou verzi, vytiskne ji rejstříkový orgán z paměti počítače. Výlučně elektronicky ostatně budou žadatelé moci podat též samotnou žádost o výpis či o kopii.

Automatická konverze tištěných textů, předložených do 31. prosince 2006, do elektronické podoby nebude nutná; provede se pouze adhoc u těch listin, o jejichž elektronickou kopii někdo požádá. Směrnice v této souvislosti připouští, aby členské státy omezily právo na vydání elektronické verze takových listin stanovením doby, která nesmí uplynout mezi okamžikem podání příslušné listiny a doručením žádosti o pořízení její elektronické kopie. Tato doba však nemůže činit méně než deset let. I kdyby tedy Česká republika stanovila uvedenou lhůtu na samé hranici přípustnosti, požádá-li kdokoliv 1. ledna 2007 o vydání elektronických kopií např. všech účetních závěrek určité společnosti uložených do sbírky listin, bude orgán oprávněný k vedení obchodního rejstříku nucen žádosti vyhovět co do listin uložených po 1. lednu 1997. Bude-li žádost podána o rok později, vydá rejstříkový orgán elektronické kopie těch dokumentů, jež byly do sbírky listin uloženy od roku 1998. Kopie starších dokumentů obdrží žadatel v listinné podobě.

Ustanovení čl. 3 odst. 3 první směrnice, jež dovoluje členským státům zpoplatnit pořízení výpisu, resp. kopie, pokud výše poplatku nepřekročí úhrn skutečně vynaložených nákladů na jejich zpracování, novela rozšiřuje též na elektronické výstupy včetně těch, jejichž pořízení vyžaduje konverzi původně listinného dokumentu do elektronického formátu. Na žádost budou rejstříkové orgány povinny vyhotovit v elektronické podobě též úřední výpis, resp. kopii. Novela tak převrací stávající pravidlo, podle něhož měly evropské rejstříkové orgány povinnost automaticky vyhotovit „ověřený“ výpis, resp. kopii, ledaže ze žádosti vyplynulo něco jiného. Evropská komise uvedený posun odůvodňuje tím, že lpění na platné úpravě by rejstříkovou agendu neúměrně prodražilo, a to bez odpovídající potřeby na straně žadatelů, neboť většina žádostí o elektronické výstupy z rejstříku prokazatelně sleduje pouze informativní účely. Obavy z nadměrného růstu nákladů souvisejí s tím, že směrnice ukládá členským státům přijmout opatření, jež zabezpečí autenticitu původce úředně ověřeného elektronického výpisu, resp. kopie a integritu jejich obsahu, a to nejméně skrze zaručený elektronický podpis ve smyslu čl. 2 odst. 2 směrnice o elektronickém podpisu.⁵ Napříště tedy získá kdokoliv možnost vyžádat si v kterémkoliv členském státu Evropské unie na dálku a v elektronické podobě úřední doklad o existenci, či neexistenci určité skutečnosti zapsané, resp. nezapsané do obchodního rejstříku tohoto státu. K tomu je ovšem třeba dodat, že unifikovaný požadavek na obligatorní zabezpečení autenticity a integrity elektronického dokumentu nedosahuje stupně nezbytného k tomu, aby takto vystavený doklad mohl být za všech okolností použit jako veřejný dokument např. pro účely soudních, správních či jiných formálních řízení kdekoli v Evropské unii. V odůvodnění návrhu novelizace sama Evropská komise připomíná, že právní důsledky předpokládané v čl. 5 směrnice o elektronickém podpisu budou mít elektronické výpisy či kopie vydané rejstříkovými orgány pouze tehdy, rozhodne-li se daný členský stát zpřísnit požadavky na zabezpečení např. tak, že uloží povinnost opatřovat elektronické výstupy z rejstříku zaručeným elektronickým podpisem založeným na kvalifikovaném certifikátu vystaveném autorizovaným poskytovatelem certifikačních služeb.⁶ Takový krok lze pro účely transpozice novelizace směrnice do českého práva vřele doporučit. Zákon či prováděcí předpis by měl přinejmenším zakotvit právo žadatele domáhat se, aby byl elektronický dokument vystaven v takové formě, která umožní co nejširší škálu jeho použití napříč celým územím jednotného trhu. Jedině tak dosáhneme plné rovnoprávnosti mezi tištěnou a elektronickou formou výpisů z obchodního rejstříku a umožníme tuzemským podnikatelům zapsaným do obchodního rejstříku a osobám, které s nimi vstupují v kontakt, čerpat skutečně všechny výhody spojené s nastoupenou cestou elektronizace rejstříkové agendy.

Změny v publicitě zápisu do obchodního rejstříku

Neméně průlomové je nově formulované ustanovení čl. 3 odst. 4 první evropské směrnice, které pojednává o publikaci skutečností zapsaných do obchodního rejstříku v národním věstníku. Funkci národního věstníku plní v České republice Obchodní věstník.⁷ Modifikovaná dikce směrnice výslovně opravňuje členské státy k nahrazení národního věstníku elektronickou obdobou téhož.⁸ Důležitý význam má zmocnění nahradit tradiční publikaci v národním věstníku způsobem, kterým lze docílit srovnatelného výsledku, a to za podmínky, že bude vytvořen systém, jenž umožní přístup k daným informacím v chronologickém pořadí skrze centrální elektronickou platformu. Pod uvedenými formulacemi je třeba vidět zásadní posun ve způsobu zveřejňování skutečností obligatorně zapisovaných do obchodního rejstříku. Kořeny tohoto pojetí sahají přinejmenším k úvahám pracovní skupiny SLIM o důsledné decentralizaci publikačních povinností, ovšem při zachování jednotného přístupu ke zveřejněným informacím. Skupina se mj. zabývala představou vytvořit centrální elektronickou platformu propojenou s webovými stránkami jednotlivých společností. Podnikatelé by při publikaci relevantních skutečností nebyli odkázáni na centrálně vedený věstník a případné prodlevy s jeho vydáváním. Systém by sloužil jen jako ústřední brána pro každého, kdo by měl zájem se s danými informacemi seznámit. Jeho úlohou by bylo zajistit přístup k informacím publikovaným samotnými podnikateli v pořadí jejich zveřejnění. Stát, resp. orgán jím pověřený by nadále neorganizoval publicitu skutečností zapsaných do rejstříku, nýbrž pouze kontroloval, zda podnikatelé publikační povinnosti dostáli.⁹

Co nejrychlejší publikace zapsaných skutečností je ostatně zcela v zájmu podnikatelů, kterých se zápis týká, neboť zvyšuje jejich ochranu před případnými jednáními třetích stran učiněnými v dobré víře, ve skutečnosti nahrazené novým zápisem, jenž má být zveřejněn. Článek 3 odst. 5 modifikovaného znění první evropské směrnice v tomto směru vyznívá jednoznačně: účinky materiální publicity počínají u elektronicky vedených národních věstníků, resp. systémů je nahrazujících, již v okamžiku elektronického zveřejnění. Již od tohoto okamžiku se tedy podnikatel bude moci dovolat zveřejněných skutečností ve vztahu ke třetím osobám, neprokáže-li, že jim byly známy dříve.¹⁰ Tím není dotčeno tradiční pravidlo, podle něhož zápis do rejstříku či obsah listin nelze namítat před 16. dnem po dni zveřejnění, jestliže třetí osoba prokáže, že o zveřejnění nemohla vědět.¹¹ Přesto i zde platí, že čím dříve dojde k publikaci, tím dříve uvedená lhůta uplyne a podnikatel bude popsaným principem v plném rozsahu chráněn.

Co se rozumí pod pojmem „elektronický“ (podoba, komunikace atd.), definuje pro účely článku 3 směrnice doplněný odstavec 8. Definice je formulována tak, aby zahrnovala využití počítačové techniky na obou stranách komunikace, nikoli však jiné formy automatizované dálkové komunikace, např. prostřednictvím hlasových automatů, běžných faxových přístrojů či telexu. Tím Evropská komise předchází případným sporům o míru „elektronizace“, které je třeba dosáhnout. Uvedený přístup samozřejmě nevylučuje, aby členské státy nadále umožňovaly ve styku s rejstříkovými orgány i zmíněné formy dálkové komunikace, nebudou-li je prezentovat jako vyhovující novelizovanému znění směrnice.

Vícejazyčné vedení obchodního rejstříku

Za zmínku stojí rovněž modifikovaný jazykový režim, který novela zavádí prostřednictvím nového čl. 3a. Členské státy budou nadále oprávněny požadovat, aby byl obchodní rejstřík veden a podání byla činěna v úředním jazyku příslušného státu, resp. v některém z jeho úředních jazyků, je-li jich více. Vedle toho však budou členské státy povinny umožnit, aby společnosti zakládaly do obchodního rejstříku a publikovaly dokumenty též v cizím jazyku, jedná-li se o některý z úředních jazyků Evropských společenství, popř. v několika takových jazycích. Fakultativně budou členské státy moci připustit dokonce libovolné další jazyky. Soulad všech jazykových mutací jednotlivých údajů bude prověřovat rejstříkový orgán; členské státy přitom mohou požadovat předložení úředně ověřených překladů. Elektronická dostupnost zapsaných a zveřejněných skutečností bude obligatorní pro všechny jazykové verze dodané podnikatelem; ustanovení čl. 3 směrnice ve znění novely bude třeba respektovat ohledně všech uvedených jazyků. Opačná úprava by popřela základní motiv novely, totiž úsilí o co největší usnadnění celoevropského přístupu ke skutečnostem zapsaným v obchodních rejstřících.

Z hlediska právních důsledků vícejazyčné publicity je klíčové ustanovení čl. 3a odst. 4 novely. Zatímco podnikatel nebude mít možnost namítat vůči třetím osobám v případě rozporu mezi několika jazykovými verzemi znění publikované v jiném než v úředním jazyku toho kterého státu, ve kterém je obchodní rejstřík veden, budou se třetí osoby moci dovolávat kterékoliv jazykové mutace, ledaže podnikatel prokáže, že o nesouladu věděly. Pokud tedy např. tuzemská společnost s ručením omezeným pravidelně kontrahuje s německy hovořícími podnikateli či zákazníky, bude moci po 1. lednu 2007 veškeré skutečnosti zapisovat do obchodního rejstříku, zakládat do sbírky listin a zveřejňovat v Obchodním věstníku paralelně též v němčině. Tím ve vztahu k německým partnerům posílí svou důvěryhodnost: osoby vládnoucí pouze němčinou se budou moci spolehnout, že jejich dobrá víra v údaje publikované v němčině požívá stejné ochrany, jako kdyby vycházely z údajů zapsaných a publikovaných v češtině, jíž nerozumějí. V případě nesouladu mezi údaji publikovanými česky a německy bude relevantní jejich dobrá víra v německé znění, třebaže nesprávné, ledaže společnost prokáže, že obsah české mutace jim byl znám (např. proto, že je společnost na nesoulad písemně upozornila). Bude-li tak např. v němčině zveřejněno, že jednatelem společnosti je A, zatímco v češtině bude do obchodního rejstříku zapsán B, bude společnost vůči německy hovořícím třetím osobám neznalým češtiny ani pravého stavu věcí vázána úkony učiněnými jejím jménem osobou A. Totéž patrně bude třeba dovodit, bude-li původně v obou verzích publikován jako jednatel A, zápis nového jednatele však bude později zveřejněn pouze česky.

K tomu je nutné dodat, že vícejazyčnou publicitu navrhla ve schválené podobě expertní skupina SLIM. Kromě zmíněných efektů tím ovšem sledovala ještě jeden základní cíl, a to vytvořit předpoklady pro odstranění požadavku na zápis organizační složky podniku společnosti z jednoho členského státu při podnikání na území jiného členského státu do obchodního rejstříku tohoto „hostitelského“ státu. Požadavek vyplývá z ustanovení jedenácté evropské směrnice.¹² Jeho praktické naplňování přináší evropským společnostem řadu úskalí, jež fakticky vytvářejí překážky jejich volného pohybu napříč jednotným trhem. Jedenáctá směrnice sice byla přijata ve snaze omezit volnost hostitelských států ohledně požadavků kladených na zahraniční společnosti, mnohé členské státy přesto využívají možnost podmiňovat zápis organizační složky podniku předložením řady dokumentů týkajících se společnosti, jež společnosti předkládaly již rejstříkovému orgánu ve státu svého sídla. Podklady přitom nezřídka musejí být doloženy ve formě úředně ověřených překladů, což jen dále zvyšuje transakční náklady přeshraničního podnikání v Evropské unii. Proti tomuto neblahému stavu postavila expertní skupina SLIM řešení založené na tzv. principu domovského státu. Konstatovala, že bude-li zajištěn snadný přístup k informacím z obchodního rejstříku, do něhož je zapsána společnost, ze všech členských států Evropské unie, a to dokonce v jazyku těchto států, nebude nutné ukládat zápis organizační složky podniku této společnosti do obchodních rejstříků uvedených států, jestliže společnost hodlá podnikat též na jejich území. Jakkoliv je vnitřní logika této argumentace nesporná a hodna pozornosti, doporučení realizovat v návaznosti na novelu první směrnice též odpovídající úpravu jedenácté evropské směrnice zcela zapadlo. Nezmiňuje se o něm dokonce ani akční plán dalšího rozvoje komunitárního práva společností.¹³ Totéž ostatně platí o dalším doporučení skupiny SLIM, které se zabývá unifikací pravidel obligatorní publicity generálních jednatelských oprávnění jiných osob než statutárních orgánů společnosti či jejich členů.

Uvádění základních údajů o společnostech na obchodních listinách

K nikoliv nevýznamnému posunu v textu první směrnice dochází v článku 4. Ten se zabývá problematikou uvádění základních údajů o obchodních společnostech a o jejich zápisu do obchodního rejstříku na jejich obchodních listinách.¹⁴ Novela důsledně reflektuje vývoj, k němuž v posledních letech dochází a který charakterizuje přesun významné části obchodní korespondence do elektronických médií. Zásluhou novely proniká obligatorní publicita též do moderních forem komunikace v obchodním styku, což je třeba přivítat. Novelizované znění směrnice ukládá členským státům zajistit, aby podnikatelé, na něž se směrnice vztahuje, uváděli stanovené údaje nejen na „listinách“, nýbrž též na dokumentech zpracovávaných elektronicky. Stejný požadavek se bude týkat jejich webových stránek. I na nich budou tedy tuzemští podnikatelé povinni nejpozději po 1. lednu 2007 uvádět údaj o firmě, jménu nebo názvu, sídle nebo místu podnikání a identifikačním čísle a údaj o zápisu do obchodního rejstříku včetně spisové značky. Společnosti povinně vytvářející základní kapitál uvedou navíc údaj o jeho upsané a splacené výši.

Jen dílčí změnou prošel článek 2 první evropské směrnice, který vypočítává údaje a dokumenty, jejichž publicitu prostřednictvím obchodního rejstříku musejí členské státy vyžadovat. Dosavadní znění ustanovení písmene f) týkajícího se účetních závěrek, jež bylo pro vysoký počet různých forem společností velice nepřehledné, novela nahrazuje jednoduchým odkazem na platné směrnice o účetnictví. Pouze ony budou napříště určovat, které další dokumenty je třeba ukládat do sbírky listin. V souvislosti s čl. 2 směrnice ovšem nelze nezmínit, jaká další doporučení padala ohledně jeho novelizace. Z členských států např. zazněl požadavek rozšířit katalog údajů obligatorně zapisovaných do rejstříku o adresu webových stránek podnikatele či o jeho elektronickou adresu (e-mail). Evropská komise návrh po určitém váhání zamítla, a to s odůvodněním, že odporuje základnímu cíli novelizace, kterým je zjednodušení stávající úpravy (viz opět projekt SLIM, jenž stál u zrodu návrhu). Uvedla nicméně, že jednotlivým členským státům nic nebrání v tom, aby ve svých právních řádech takové rozšíření realizovaly. Pokud by tak Česká republika dobrovolně učinila, nepochybně by přispěla k dalšímu rozvoji elektronické komunikace v obchodním styku.

Rovněž dílčí, leč neméně zajímavá, je drobná modifikace dikce písmene a) v článku 4 první evropské směrnice. Ustanovení dosud ukládalo členským státům povinnost předepsat, aby společnosti zapsané do obchodního rejstříku uváděly na svých obchodních listinách název rejstříku, u něhož je veden rejstříkový spis. Novela mění text písmene tak, že napříště mají společnosti uvádět „informace nezbytné pro identifikaci rejstříku“. Tato nepatrná změna reflektuje význačnou iniciativu, jejímž výsledkem by mělo být sjednocení číselné identifikace nejen podnikatelů zapsaných do obchodního rejstříku, ale také samotných rejstříkových orgánů v Evropské unii. Dojde-li k němu, bude též slovní údaj o obchodním rejstříku vedeném např. Městským soudem v Praze nahrazen číslem, pod nímž bude kdokoliv schopen rozpoznat právě tento soud. Uvedené opatření usnadní identifikaci rejstříkového orgánu zejména v přeshraničním styku, tj. těm osobám, jež nerozumějí jazyku, ve kterém je slovní označení vyjádřeno.

Rozsah aplikace první evropské směrnice

Není třeba skrývat, že první evropská směrnice dopadá pouze na některé typy obchodních společností; členské státy nemusejí aplikovat směrnici na všechny společnosti, natož na všechny podnikatele se sídlem či místem podnikání na jejich území. Komunitární úprava společností je charakteristická tím, že každá směrnice taxativně vypočítává formy společností, na něž mají jednotlivé členské státy směrnici obligatorně vztáhnout. Novela první směrnice výčet rozšiřuje o nové formy, jež některé státy vytvořily mj. právě s úmyslem uniknout dosahu komunitární úpravy.¹⁵ Ani takto rozšířený katalog nicméně nevybočuje z rámce kapitálových společností.¹⁶ Navzdory tomu aplikují členské státy ustanovení první směrnice na podstatně širší okruh podnikatelů, obdobně jako činí stávající úprava obsažená v obchodním zákoníku. Stejně bude třeba nakládat se změnami, jež novela přináší. Sotva si lze představit stav, kdy by se zásady elektronického vedení obchodního rejstříku dotkly výlučně akciových společností a společností s ručením omezeným, zatímco většina informací o ostatních podnikatelích zapsaných do obchodního rejstříku by zůstala archivována, zpřístupněna a zveřejňována v listinné podobě.

Nutno ostatně podotknout, že schválenou novelizací vývoj první směrnice nekončí. Akční plán pro právo společností a jejich řízení a správy (corporate governance), s nímž Evropská komise seznámila evropskou veřejnost před několika týdny,¹⁷ počítá ve střednědobém horizontu s rozšířením pravidel publicity prozatím na všechny právnické osoby, za jejichž závazky ručí třetí osoby pouze omezeně, popř. neručí vůbec. Případnému legislativnímu návrhu bude předcházet detailní analýza, základní rysy problému však nastiňuje závěrečná zpráva expertní skupiny pro reformu komunitární úpravy společností.¹⁸ Přední evropští doktrinalisté, poté co v návalu odborné kritiky opustili úmysl vytvořit jednotnou evropskou definici podniku, poukázali alespoň na nedostatek transparence ohledně základních údajů týkajících se alternativních forem podnikání, a to zejména při provádění přeshraničních obchodů. Jak plyne z jiných zpráv, usnadňuje tento stav páchání trestné činnosti, ba dokonce praní špinavých peněz. Expertní skupina neuzavřela otázku, zda by údaje o uvedených podnikatelských entitách měly být zapisovány do obchodních rejstříků, anebo zda bude lépe zřizovat alternativní registry založené na obdobných principech. Vzhledem k uvedenému trendu lze nicméně doporučit, aby pro účely transpozice novely první evropské směrnice do českého práva zůstal dosah úpravy co do okruhu podnikatelů, kterých se změna dotkne, oproti dnešnímu stavu nezměněn.

Implementace novely první evropské směrnice

Z časového hlediska je třeba přistoupit k implementaci novely co nejdříve, ať již vyzní výsledek diskusí a úvah o způsobu vedení obchodních rejstříků v České republice jakkoliv. Krajní termín promítnutí novely do právních řádů členských států byl sice odložen na konec roku 2006, vybudovat technické zázemí pro její aplikaci však nebude technicky, finančně ani organizačně snadné. Kromě toho platí, že čím dříve začnou rejstříkové orgány přijímat elektronická podání, tím užší bude okruh dokumentů, které bude později nezbytné převádět do elektronické podoby, jestliže o to kdokoliv požádá. Návrh nového obchodního zákona by měl v každém případě novelu směrnice reflektovat. Prozatím tak nečiní, třebaže směr vývoje známe nejméně několik měsíců. Doufejme, že je to jen stav přechodný a že tento nedostatek bude záhy odstraněn.