Podle § 59 odst. 5 věty třetí ZOK ve znění do 31. 12. 2020 platilo, že funkce člena voleného orgánu končí uplynutím 1 měsíce ode dne doručení oznámení o odstoupení příslušnému orgánu. Také v tomto případě vznikaly výkladové potíže, a to zejména v situaci, kdy byla příslušným orgánem valná hromada. Orgán obchodní korporace totiž nemá právní osobnost, a nelze mu tak doručovat; doručovat lze pouze obchodní korporaci. Pokud ovšem funkce měla zaniknout uplynutím 1 měsíce ode dne doručení oznámení o odstoupení společnosti, valná hromada často ani neměla možnost na nastalou situaci zareagovat (srov. obligatorní třicetidenní lhůtu pro svolání valné hromady akciové společnosti, § 406 odst. 1 ZOK). Důvodová zpráva proto označila úpravu jako nefunkční a novela do zákona o obchodních korporacích vrátila s drobnými úpravami regulaci známou z obchodního zákoníku (§ 66 odst. 1 ObchZ). I ta je však bohužel v mnoha ohledech problematická.
Okamžik zániku funkce se liši podle toho, v jakém okamžiku je rezignace člena voleného orgánu společnosti doručena (zda na zasedání, nebo mimo zasedání orgánu). V tomto článku se budu dále zabývat pouze případy, kdy je příslušným orgánem k projednání odstoupení a volbě nového člena voleného orgánu valná hromada, což je v praxi nejčastější uspořádání. V souvislosti s odstoupením ovšem způsobuje komplikace skutečnost, že valná hromada ve většině společností zasedá právě jednou za rok (vzhledem ke schvalování účetní závěrky zpravidla v červnu) a svolání jejího zasedání je poměrně zdlouhavou a nákladnou procedurou, kde je (po právu) kladen mimořádný důraz na včasnou a komplexní informovanost společníků.
První možností je, že člen voleného orgánu oznámí své odstoupení na zasedání valné hromady. Jeho funkce v takovém případě končí uplynutím 2 měsíců po takovém oznámení, ledaže valná hromada schválí na jeho žádost jiný okamžik zániku funkce (§ 58 odst. 2 ZOK). Je-li postupováno podle této úpravy (rovněž převzaté z obchodního zákoníku, srov. § 66 odst. 1 ObchZ), bylo by možno soudit, že člen voleného orgánu postupoval řádně. Zdá se, že zakotvením dvouměsíční doby s jasným počátkem je chráněn jak zájem společnosti (na řešení situace má dlouhé 2 měsíce), tak odstupujícího člena (je zřejmé, kdy přesně funkce zanikne, a společnost tomu nemůže zamezit).
Závěr o dostatečné ochraně zájmů společnosti ovšem může být předčasný. Pokud člen voleného orgánu (překvapivě) oznámí svou rezignaci na zasedání valné hromady, valná hromada jinou osobu zpravidla nezvolí. I kdyby snad disponovala jiným vhodným kandidátem, nebude jeho volba možná, neboť by se jednalo o doplnění pořadu jednání. To je přípustné pouze za předpokladu, že se zařazením nového bodu souhlasí všichni společníci (pro společnost s ručením omezeným srov. § 185 ZOK, pro akciovou společnost srov. § 408 odst. 2 ZOK). Ve společnostech s větším množstvím společníků bude tato podmínka obtížně splnitelná. Nezbyde tak než krátce po skončení schůze valné hromady svolat další zasedání valné hromady s pořadem jednání „volba člena voleného orgánu“. Řešením by mohlo být též rozhodnutí per rollam, to však nemusí být přípustné (zejména v akciových společnostech, srov. § 418 odst. 1 ZOK).
Z uvedeného je zřejmé, že odstoupení na zasedání valné hromady může být pro společnost nadměrně zatěžující; zda tomu tak skutečně je, bude záviset zejména na společnické struktuře (vysoký vs. nízký počet společníků a jejich účast na valné hromadě) a úpravě vnitřních poměrů [(ne)přípustnost rozhodování per rollam]. Odstupující člen voleného orgánu proto musí v souladu se svou povinností loajality zvážit, zda odstoupením na zasedání valné hromady nedojde k většímu zásahu do zájmu společnosti (v podobě zvýšených nákladů) než v případě odstoupení mimo zasedání. Pokud by tomu tak bylo, a člen voleného orgánu by přesto odstoupil na zasedání valné hromady, porušil by tím svou povinnost loajality, a riskoval by tak odpovědnostní důsledky (zejména povinnost k náhradě škody, např. v podobě hradit náklady další valné hromady).
V souvislosti s odstoupením z funkce na zasedání valné hromady stojí za povšimnutí, že zákonodárce považuje za přiměřené, uplyne-li mezi okamžikem, kdy se o ukončení funkce příslušný orgán dozví, a okamžikem zániku funkce doba 2 měsíců. To potvrzuje i regulace zániku funkce pro případ, že se jedná o jednoosobní společnost (funkce zaniká okamžikem uplynutí 2 měsíců ode dne doručení oznámení jejímu jedinému společníkovi, srov. § 58 odst. 3 ZOK). Jinak řečeno, zdá se, že zákonodárce považuje dobu 2 měsíců za adekvátní k vypořádání se s následky odstoupení. Na druhou stranu však nelze význam doby 2 měsíců přeceňovat. Pracuje s ní sice i občanský zákoník, ovšem počíná plynout v jiném okamžiku (ode dne doručení odstoupení z funkce právnické osobě, srov. § 160 ObčZ) a dosavadní úprava pracovala s dobou o polovinu kratší (plynoucí ode dne doručení odstoupení, srov. § 59 odst. 5 ZOK ve znění do 31. 12. 2020). Některé zahraniční úpravy potom minimální dobu k vypořádání se s odstoupením vůbec neupravují, když funkce zaniká s okamžitou účinností (doručením odstoupení).
Druhou možností je, že člen voleného orgánu svou rezignaci společnosti doručí mimo zasedání valné hromady. V takovém případě podle stávající úpravy výkon funkce končí dnem, kdy valná hromada odstoupení projednala nebo projednat měla. Ta je povinna odstoupení projednat bez zbytečného odkladu, nejpozději však na nejbližším zasedání poté, co bylo odstoupení společnosti doručeno.
Je-li odstoupení doručeno mimo zasedání valné hromady, mohou nastat dvě situace: (i) odstoupení je doručeno před svoláním valné hromady nebo (ii) odstoupení je doručeno po svolání valné hromady, avšak před jejím zasedáním. Případ, kdy je odstoupení doručeno po zasedání valné hromady, není v tomto článku zvlášť řešen, neboť se ve své podstatě jedná o doručení odstoupení před zasedáním (další) valné hromady.
V prvním případě, tj. v případě doručení odstoupení před svoláním zasedání valné hromady, zákon vyžaduje, aby odstoupení bylo projednáno bez zbytečného odkladu, nejpozději však na nejbližším zasedání valné hromady. Vymezení „bez zbytečného odkladu“ značí povinnost projednat odstoupení bezprostředně, neodkladně. Zřejmě bylo do zákona vloženo s cílem chránit zájem odstupujícího člena a dosáhnout, aby projednání odstoupení nebylo automaticky ponecháno na nejbližší (řádnou) valnou hromadu, neboť většina společností svolává valnou hromadu jen jednou za rok. To by bylo pro člena voleného orgánu mimořádně tíživé v situaci, kdy by do příštího zasedání valné hromady zbývalo ještě několik kvartálů. Úprava však musí zájem společnosti a zájem člena voleného orgánu vyvažovat. Svolání a zasedání valné hromady je proces spojený se značnými náklady jak pro společnost, tak pro společníky. Nelze proto požadovat, aby společnost svolala valnou hromadu výlučně za účelem projednání odstoupení člena voleného orgánu v situaci, kdy je (řádná) valná hromada „za dveřmi“. Pomocnou směrnicí k určení, zda je projednání odstoupení možné ponechat na nejbližší valnou hromadu, může být výše uvedená dvouměsíční doba, která je považována za adekvátní k vypořádání se s důsledky odstoupení. Rezignuje-li proto člen voleného orgánu mimo zasedání valné hromady, je žádoucí svolat valnou hromadu tak, aby se konala do 2 měsíců po dni doručení odstoupení. Projednáním odstoupení (ale i v případě, že odstoupení projednáno nebude) funkce zanikne. Pro úplnost je třeba připomenout, že význam dvouměsíční doby jakožto doby přiměřené k přijetí opatření nelze přeceňovat a jejím marným uplynutím funkce nemůže zaniknout.
Také v tomto případě je třeba připomenout povinnost člena voleného orgánu postupovat při odstoupení ke společnosti loajálně. Odstoupí-li proto člen voleného orgánu krátce po zasedání valné hromady, kvůli čemuž bude třeba svolat další zasedání za účelem projednání odstoupení, může se jednat o porušení povinnosti loajality. Rovněž doručení rezignace těsně před svoláním valné hromady může být v tomto směru problematické, neboť projednání odstoupení sice bude možné zařadit na pořad jednání valné hromady, ale s ohledem na časovou tíseň nebude možné nalézt vhodného kandidáta. I z tohoto důvodu bude třeba následně svolat nové zasedání. Z povinnosti loajality může vyplývat i potřeba dalších kroků – např. informování (byť neformální) jednotlivých společníků (u společností s nízkým počtem společníků) či kontrolního orgánu tak, aby společnost měla reálně prostor najít za odstupujícího člena nástupce či přijmout jiná vhodná opatření.
Doručí-li člen voleného orgánu své odstoupení v době, kdy již byla valná hromada svolána, není logicky projednání odstoupení a volba nového člena součástí pořadu jednání valné hromady. Přitom platí, že záležitosti neuvedené v pozvánce lze na zasedání valné hromady projednat pouze se souhlasem všech společníků. Zákon ovšem požaduje, aby odstoupení bylo projednáno bez zbytečného odkladu, nejpozději však na nejbližším zasedání valné hromady. A tím je bezesporu již svolané zasedání. Jak z toho ven?
Zvážit lze doplnění pořadu jednání valné hromady ještě před jejím zasedáním. V případě akciové společnosti může o doplnění pořadu jednání o jím určenou záležitost požádat kvalifikovaný akcionář; žádost ovšem musí být společnosti doručena nejpozději 15 dní přede dnem konání valné hromady (§ 369 ZOK). Považuje-li zákonodárce obecně za možné, aby byl pořad jednání doplněn po svolání valné hromady o jakýkoliv bod, bylo by možné s ohledem na znění § 58 odst. 1 ZOK umožnit doplnění o projednání odstoupení, a případně též volbu nového člena, a to jak pro společnost s ručením omezeným, tak pro akciovou společnost, i bez žádosti kvalifikovaného společníka.
Na druhou stranu sám zákon vychází z předpokladu, že přiměřenou dobou k vyrovnání se s rezignací člena voleného orgánu jsou 2 měsíce (počítáno dokonce od okamžiku, kdy se o odstoupení dozví valná hromada), přičemž za vhodné opatření je považována zpravidla volba nového člena. Pokud byla rezignace doručena až po svolání valné hromady, znamenalo by to, že by funkce zanikla do 1 měsíce (u akciové společnosti), resp. do 15 dnů (u společnosti s ručením omezeným) po doručení oznámení společnosti, a to jen o několik dnů později, než se o tom společníci dozví, a striktně vzato v den, kdy se o odstoupení dozví valná hromada. I kdybychom připustili výklad v tom směru, že doplnit pořad jednání je možné, zbývá-li do zasedání valné hromady alespoň polovina doby určená pro svolání valné hromady, výsledek by byl z hlediska ochrany zájmu společnosti neuspokojivý a odporoval by účelu, který právní úprava sleduje. Domnívám se proto, že je-li oznámení o odstoupení člena doručeno po svolání valné hromady, avšak před jejím zasedáním, nemůže funkce zaniknout s daným zasedáním valné hromady. To samozřejmě nevylučuje možnost, aby všichni společníci souhlasili s doplněním pořadu jednání o projednání odstoupení, a případně i s volbou nového člena. Lze uzavřít, že úpravu bude třeba vykládat v tom směru, že funkce zanikne nejbližším zasedáním valné hromady, na jejíž pořad jednání byl bod projednání odstoupení řádně zařazen.
Z výše uvedeného i dosavadního vývoje právní úpravy zániku funkce v případě odstoupení je zřejmé, že zákon může stěží určit pevný okamžik, ke kterému má dojít k zániku funkce, a to při respektování účelu této úpravy. Takový moment totiž závisí jak na právní formě společnosti (akciová společnost, resp. společnost s ručením omezeným), organizačním uspořádání orgánu, jehož je odstupující členem (kolektivní vs. individuální, rozdělení působnosti apod.) a počtu společníků a jejich zapojení do správy společnosti, tak na existenci rezervoáru vhodných kandidátů. Je proto povinností člena voleného orgánu vyplývající z povinnosti loajality, aby při ukončování výkonu funkce postupoval tak, aby zájmy společnosti šetřil co nejvíce.