Digitalizace notářské činnosti

Dne 4. června 2021 byla v Poslanecké sněmovně v rámci 3. čtení schválena zásadní novelizace zákona č. 358/1992 Sb., o notářích a jejich činnosti (notářský řád), ve znění pozdějších předpisů („Novelizace“) navazující na právní úpravu obsaženou v již dříve přijatém zákoně č. 12/2020 Sb., o právu na digitální služby a o změně některých zákonů․ Důvodem pro projednávání Novelizace je vedle pragmatických důvodů spočívajících zejména v odbřemenění podnikatelských subjektů od administrativní zátěže také implementace požadavků tzv. digitalizační směrnice EU, jejímž účelem je zejména vytvoření jednotných pravidel pro on-line vytváření společností, zápis poboček do veřejného rejstříku a ukládání listin a údajů.

Navržená Novelizace má dělenou účinnost, avšak účinnost níže uvedeného jádra právní úpravy je stanovena k 1. září 2021.

Zásadní praktickou změnou, kterou Novelizace přináší, je již zmiňované zakládání společností on-line. Žadatelé o založení obchodních společností by dle Novelizace mohli nově namísto nutné osobní účasti v notářské kanceláři celý proces vedoucí ke vzniku obchodní společnosti včetně jejího založení uskutečnit prostřednictvím videokonference s využitím prostředků pro vzdálenou identifikaci a autentizaci v zabezpečeném prostředí Notářské komory České republiky. Totožnost žadatelů by dle předlohy měla být prokazována zejména elektronickým občanským průkazem za pomocí NFC čtečky v chytrém mobilním telefonu.

Notář by v rámci tohoto procesu ověřil připustnost a pravdivost poskytnutých údajů, jakými jsou např. obchodní firma, předmět podnikání, resp. činnosti, bezúhonnost členů statutárního orgánu nebo právní titul k užívání sídla v základních registrech a informačních systémech veřejné správy, a následně by sepisované, resp. ověřované listiny podepsal elektronickým podpisem. Obdobným způsobem by mohly probíhat také ostatní změny údajů zapsaných v obchodním rejstříku.

Novelizace přináší však i další změny, jakými je příkladně možnost sepsání notářského zápisů v elektronické podobě, ověření pravosti elektronického podpisu a s tím odpadající nutnost elektronické konverze, výslovné právo notáře provádět zápisy do evidence skutečných majitelů a svěřenských fondů, nebo oprávnění k vyhotovení ověřovací doložky k oficiálním listinám pro jejich použití v zahraničí (apostily).

Dle důvodové zprávy k Novelizaci by pak opatření apostilní doložky mělo být zpoplatněno částkou 300,- Kč (bez DPH).

V souvislosti s těmito změnami je Novelizací zřízena veřejná Evidence ověřených podpisů v elektronické podobě, ve které bude veřejnosti umožněno zjistit, zda je ověřovací doložka pravá. Spolu s touto evidencí by pak notáři vedli i veřejnou Sbírku dokumentů, která by obsahovala údaje o notářských zápisech. Účelem této úpravy je tak vedle zjednodušení administrativní zátěže podnikatelského prostředí také vyšší ochrana subjektů, a to zejména před krádežemi obchodních společností prostřednictvím převodu podílů na základě zfalšovaných ověřovacích doložek