Problematika datových schránek je upravena zákonem č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění pozdějších předpisů (dále též „ElÚkon“). Možnost elektronické komunikace ve vztahu k veřejné správě je rovněž zakotvena prostřednictvím zákona č. 365/2000 Sb., o informačních systémech veřejné správy, ve znění pozdějších předpisů. V návaznosti na tento zákon došlo k novelizaci řady právních předpisů,² které v současné době umožňují elektronickou komunikaci v oblasti orgánů veřejné správy. To mělo za následek zásadní posun v oblasti digitalizace. Ve vztahu komunikace veřejné správy se subjekty soukromého práva a také mezi sebou navzájem je nejzásadnějším prostředkem elektronické komunikace datová schránka, jejíž právní rámec je vymezen zákonem o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů. Datová schránka je právním předpisem, konkrétně § 2 odst. 1 ElÚkon, definována jako elektronické úložiště, které je určeno k doručování orgány veřejné moci, provádění úkonů vůči orgánům veřejné moci a dodávání dokumentů fyzických osob, podnikajících fyzických osob a právnických osob․ Prostřednictvím poslední novely zákona o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, s účinností od 1. 1. 2023,³ došlo k rozšíření okruhu osob, jimž je zřízena datová schránka povinně ze zákona. Oproti předchozí právní úpravě, kdy byla datová schránka automaticky zřizována ze zákona orgánům veřejné moci, některým právnickým osobám a některým fyzickým osobám podnikajícím, byla tato povinnost rozšířena na širší okruh právnických osob a fyzických osob vykonávajících podnikatelskou činnost na základě živnostenského oprávnění. Doposud měly povinně zřízenou datovou schránku pouze právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku a ty, jež byly zřízeny zákonem. Nově se povinnost datové schránky vztahuje i na právnické osoby, které jsou zapsané v jiných registrech.⁴ V případě, kdy tyto osoby zažádaly o zřízení datové schránky již před účinností výše uvedené novely, jim nová datová schránka zřízena⁵ nebude. Právnická osoba má tedy nárok na zřízení jedné datové schránky.⁶ V souvislosti se zřízením datové schránky právnické osobě je nutné zdůraznit, že přístupové údaje ke zřízené datové schránce jsou zasílány osobám, které jsou v rámci veřejného rejstříku či jiného registru evidovány jako statutární orgány předmětných právnických osob. V případě, kdy tedy není v rámci veřejného rejstříku zachycena personální změna, která byla sice již administrativně přijata, avšak není zapsána do veřejného rejstříku či jiného registru, jsou údaje zasílány do vlastních rukou této osoby.

Dotčená novela zákona se vztahuje i na fyzické osoby, a to konktrétně na fyzické osoby podnikající na základě živnostenského oprávnění. Některé osoby podnikající na základě jiného⛘osvědčení⁷ mají v současné době zřízeny datové schránky povinně ze zákona. Dříve se tedy podnikající osoba (osoba samostatně výdělečně činná) mohla dobrovolně rozhodnout, zda chce zřídit datovou schránku, či nikoliv. Ode dne 1. 1. 2023 platí, že každé podnikající fyzické osobě zapsané do zákonem stanovené evidence nebo rejstříku bude zřízena datová schránka ze zákona. Opětovně platí pravidlo, že v případě, kdy fyzická osoba podnikající již dříve zřízenou datovou schránku měla, jí nová zřizována nebude. Zde je nutné upozornit, že toto zákonné pravidlo se dotýká i osob, které sice mají pozastavenou živnost, ale stále jsou evidovány v rámci zákonem stanovené evidence nebo rejstříku. Při zřizování datových schránek není skutečnost pozastavení výkonu podnikatelské činnosti zohledňována. V této souvislosti zákon o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů pro zrušení datové schránky zohledňuje pouze jedinou možnost, kterou je výmaz podnikající osoby ze zákonem stanovené evidence.⁸ Podnikající fyzická osoba, advokát, statutární auditor, daňový poradce, insolvenční správce, znalec, soudní tlumočník a soudní překladatel mají nárok na zřízení jedné datové schránky podnikající fyzické osoby, advokáta, statutárního auditora, daňového poradce, insolvenčního správce, znalce, soudního tlumočníka a soudního překladatele.⁹ Přenesení tohoto ustanovení do praxe způsobuje skutečnost, kdy subjekty, jež mají povinně zřízenou „profesní“ datovou schránku a zároveň figurují i v jiných rejstřících, jsou osobami, které budou mít zřízeny datové schránky dvě.¹⁰ Je-li ještě fyzické osobě zřízena datová schránka na základě jí podané žádosti, může být tato držitelem až tří datových schránek. Z tohoto důvodu je širokou právní společností diskutována otázka týkající se sloučení více datových schránek do datové schránky jedné. V současné době tuto možnost právní úprava vztahující se k datovým schránkám neumožňuje, ačkoliv rozhodovací praxe soudu se přiklání k názoru, že fyzické osobě lze doručit i do její podnikatelské datové schránky za daných podmínek (viz dále). Mám za to, že do budoucna je vhodné tuto variantu zvážit, avšak pouze u fyzických osob, jelikož příjemcem datové zprávy je vždy stejná osoba, byť v osobní či podnikatelské pozici. Tato úprava by určitě znamenala menší administrativní zátěž pro vlastníky datových schránek, kdy z titulu vlastnictví více datových schránek musí tyto věnovat pozornost, do jaké datové schránky byla zpráva doručena, a u každé zvlášť hlídat lhůty pro případné doručení fikcí. Pro orgány státní správy by tato změna přinesla určitou právní jistotu týkající se sporných otázek řádného doručení listin do datových schránek.¹¹ O problematice doručování listiny do datových schránek je pojednáno níže.

Datové schránky mají transformovat vnitřní a vnější vztahy veřejné správy. Hlavním cílem je především rychlejší, spolehlivější a levnější poskytování služeb veřejné správy vůči veřejnosti. Zasílání datových zpráv mezi fyzickými a právnickými osobami a veřejnou správou je bezplatné. S ohledem na skutečnost, že datové schránky jsou v rámci právního řádu České republiky již od roku 2008, by mělo být jejich využívání upřednostňováno pro splnění účelu jejich zřízení před klasickým využíváním doručování zásilek prostřednictvím provozovatele poštovní licence. Právě pro splnění základního cíle zřízení datových schránek je na základě zákona¹² zřízen seznam držitelů datových schranek, v rámci kterého lze dohledat údaje o datových schránkách fyzických osob, podnikajících fyzických osob, právnických osob a orgánů veřejné správy. Povinností každého orgánu veřejné správy by mělo být při zahájení komunikace s jakoukoliv osobou prověřit, zda má daná osoba zřízenou datovou schránku. Logicky se nyní toto pravidlo bude týkat především fyzických nepodnikajících osob. Praxe je však často zcela odlišná.¹³ K problematice zjišťování datových schránek se vyjádřil Krajský soud v Brně,¹⁴ když dospěl k názoru, že povinností žalované ve věcech důchodového pojištění je zkoumat z úřední povinnosti, zda má účastník zřízenou datovou schránku, či nikoliv, a to aniž by to musel účastník řízení žalované výslovně sdělit či aniž by tomu musely nasvědčovat jiné okolnosti dané věci. Pokud orgán důchodového pojištění doručuje i za této situace písemnost adresátovi na adresu pro doručování či na adresu trvalého pobytu, nelze v takovém případě uplatnit vůči tomuto účastníkovi řízení fikci doručení z důvodů, že svým jednáním či opomenutím zmařil doručení písemnosti. Dovolím si zhodnotit, že toto rozhodnutí je možné aplikovat i ve vztahu ostatních orgánů veřejné správy, které by měly v rámci své činnosti zjišťovat existenci datové schránky a prioritně doručovat úřední listiny prostřednictvím datové schránky. Dle našeho přesvědčení je toto rozhodnutí zásadní pro právní a soudní praxi. Otázka okamžiku doručení je pro běh lhůt klíčová a často je na okamžiku doručení postaven základ soudních sporů, kdy se žalované nároky mohou odvíjet právě od okamžiku doručení.¹⁵

K problematice doručování, konkrétně ke způsobům doručování a ke zjišťování pořadí, v jakém má soud přistoupit⛘k doručování listiny, se vyjádřil Nejvyšší soud.¹⁶ Dle právního názoru tohoto soudu má soud listinu v první řadě doručit při jednání nebo při jiném úkonu soudu, a v případě, že nedošlo k tomuto doručení, přistoupit k doručování prostřednictvím veřejné datové sítě do datové schránky adresáta. Pouze pokud to není možné, stanoví občanský soudní řád další způsoby doručování. Orgány veřejné moci by pak tedy měly prověřovat existenci datové schránky konkrétní osoby a prioritně doručovat prostřednictvím datové schránky. Až po negativním zjištění by mohlo být přistoupeno k doručování listin prostřednictvím poskytovatele poštovní licence.

K otázce formátu odeslaných dokumentů prostřednictvím datové schránky ve vztahu k soudním orgánům se vyjádřil Nejvyšší správní soud.¹⁷ Touto otázkou se zabýval na základě vzniklé skutečnosti, kdy Městský soud v Praze přijímal podání (například žaloby, návrhy na zahájení řízení, vyjádření účastníků, opravné prostředky, omluvy z jednání atd.) v elektronické podobě a jejich přílohy (například důkazní listiny, smlouvy, faktury, osvědčení od placení daně z přidané hodnoty atd.) v textové podobě doručené na elektronickou adresu (do e-mailové schránky) nebo prostřednictvím datové schránky pouze v datových formátech dokumentů PDF, PDF/A, DOC, DOCX, ISDOC, ISDOCX XLS, XLSX, ZFO, TXT a RTF. Dle názoru Nejvyššího soudu postupoval Městský soud v Praze v souladu s právními předpisy, které určují minimální standard, jde-li o formát dokumentů přijímaných v digitální podobě (PDF a PDF/A). Městský soud v Praze toto povinné minimum naplnil, a navíc poskytuje účastníkům možnost zasílat dokumenty též v dalších (v praxi nejrozšířenějších) formátech digitálních dokumentů, které řádně zveřejnil.

Ode dne 1. 1. 2022 byla zavedena fikce doručení poštovní datové schránky a možnost doručování soukromoprávních dokumentů fyzickým i právnickým osobám, tedy jejich povinné přijímání.¹⁸ Před zavedením této možnosti platilo, že pro příjem poštovních datových zpráv musel uživatel datové schránky automaticky zaškrtnout příjem tohoto typu datových zpráv. V současné době, tedy od 1. 1. 2022, platí, že každá osoba, která má datovou schránku, automaticky přijímá všechny datové zprávy. Navíc u všech datových zpráv platí fikce doručení. Zákon o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů problematiku poštovních zpráv vůbec neupravoval. V době přijetí tohoto zákona bylo využití datových schránek prioritně určeno pro komunikaci mezi občany a veřejnou správou. Poštovní datové zprávy byly zavedeny do právního přepisu ode dne 1. 7. 2009. V původním znění zákona byla vyloučena možnost, aby na poštovní datové schránky byla aplikována stejná právní úprava jako na datové zprávy. Pro doručení poštovní datové zprávy platilo, že dokument se považoval za doručený v okamžiku, kdy příjemce odesílateli doručení poštovní datové zprávy potvrdil.

Úprava okamžiku doručení tzv. poštovní datové zprávy byla změněna čl. III bodem 6 zákona č. 263/2011 Sb. („druhý změnový zákon“),¹⁹ jenž vstoupil v účinnost dne 29. 11. 2011. Podle této právní úpravy se dokument zaslaný prostřednictvím tzv. poštovní datové zprávy považoval za doručený okamžikem, kdy se do datové schránky přihlásila osoba, jež měla k dokumentu přístup.²⁰ Byl tedy odstraněn požadavek na potvrzení doručení adresátem prostřednictvím informačního systému datových schránek, avšak stále se zde neuplatňuje žádná fikce doručení, na rozdíl od současného stavu.²¹ V souvislosti s doručováním datových zpráv do datových schránek je nutné také připomenout situaci v tomto článku již zmiňovanou, kdy fyzická osoba může mít více schránek, a to z pozice fyzické osoby a z pozice fyzické osoby podnikající, jež může mít „profesní“ datovou schránku. Zde vyvstává otázka, zda lze doručit osobní dokument adresovaný fyzické osobě do její podnikatelské datové schránky. V praxi orgány veřejné správy akceptovaly soukromé podání fyzické osoby z datové schránky fyzické osoby podnikající či z „profesní“ datové schránky. I přesto, že si byl správní orgán vědom toho, že fyzická osoba má „profesní“ datovou schránku či schránku z titulu podnikatelské činnosti, doručoval soukromé listiny prostřednictvím provozovatele poštovní licence, a to z důvodů obav řádného doručení. Měl za to, že v případě, kdy by byla z jeho strany doručována soukromá listina do datové schránky fyzické osoby podnikající či do „profesní“ datové schránky, by tato listina nebyla považována za řádně doručenou, a to i přes to, že by se s ní fyzická osoba seznámila. Touto otázkou se zabýval Nejvyšší soud, který vyslovil své stanovisko: V případě, kdy má fyzická osoba zřízeno více datových schránek, je třeba jí doručovat písemné vyhotovení rozhodnutí, jiných úkonů a další písemnosti do té datové schránky, která odpovídá povaze doručované písemnosti. Účinky doručení písemnosti však nastanou i jejím doručením do jiné („nepříslušné“) datové schránky téže fyzické osoby za podmínek § 17 odst. 3 ElÚkon. Neaplikuje se ale tedy § 17 odst. 4 ElÚkon (doručení fikcí).²²

Nejvyšší soud²³ se zabýval i otázkou, která se týkala naopak podání, jež činí fyzická osoba vůči orgánu veřejné správy z nepříslušné datové schránky. Fyzická osoba, oprávněná jednat jménem právnické osoby podle § 21 OSŘ [ve spojení s § 120 zákona č. 304/2013 Sb., o veřejných rejstřících právnických a fyzických osob, ve znění pozdějších předpisů (dále pouze⛘„VeřRej“)], může jménem právnické osoby učinit elektronické podání podle § 22 VeřRej ze své datové schránky (z datové schránky fyzické osoby podle § 8 odst. 1 ElÚkon). V takovém případě je podání podepsáno touto fyzickou osobou (§ 18 odst. 2 ElÚkon). Je-li přitom z podání zřejmé, že je činí jménem právnické osoby například jako předseda jejího statutárního orgánu [§ 21 odst. 1 písm. a) OSŘ], jde o podání této právnické osoby učiněné a podepsané fyzickou osobou oprávněnou jednat za dotčenou právnickou osobu. Domníváme se, že tento právní názor Nejvyššího soudu lze aplikovat i na situace, kdy by bylo soukromé podání fyzické osoby doručeno prostřednictvím datové schránky zřízené v souvislosti s výkonem podnikatelské činnosti fyzické osoby. Bylo by však nutné, aby podání bylo opatřeno elektronickým podpisem fyzické osoby.

Podání podané prostřednictvím datové schránky vůči soudu v elektronické podobě je doručeno adresovanému soudu okamžikem, kdy bylo dodáno do datové schránky soudu. V tomto případě nelze vázat okamžik doručení na aktivitu samotného soudu, a to za situace, kdy se dodáním do datové schránky podání objektivně i fakticky nachází v dispoziční sféře příslušného soudu. Odvozovat doručení takového podání až od přihlášení oprávněné osoby do datové schránky by znamenalo ponechat na příslušném soudu to, kdy nastanou důsledky podání účastníka. V případě, kdy by bylo zachováno doručení podání vůči soudu až na okamžik přihlášení oprávněné osoby, mohlo by toto vnést určitou právní nejistotou do právního systému.²⁴

Poslední téma tohoto článku se bude věnovat počítání času pro doručování do datové schránky. Do doby, než se k dané problematice v rámci svého rozhodnutí vyjádřil Nejvyšší soud, byla tato problematika nesystematicky řešena, když byla otázka počítání lhůt ve vztahu k úložní době datové schránky nejednotně pojata. Soudní praxe přijímala odlišné názory v rámci právní působnosti trestního řádu, občanského soudního řádu a daňového řádu (dále pouze „DŘ“). Počítání lhůt ve vztahu k úložní době datové schránky bylo sjednoceno pro všechny procesní právní normy na základě rozsudku Nejvyššího soudu,²⁵ který tedy sjednotil praxi v civilním a trestním soudnictví s praxí ve správním a daňovém řízení, když uvedl, že § 17 odst. 4 ElÚkon je třeba vykládat tak, že úložní doba i její elektronický ekvivalent při doručování do datové schránky končí podle pravidel pro lhůty upravených příslušnými procesními řády. Z tohoto lze usuzovat, že v případě, kdy připadne poslední den lhůty na sobotu, neděli nebo svátek, je posledním dnem lhůty nejblíže následující pracovní den.²⁶

Datová schránka je státem garantovaným nástrojem elektronické komunikace, který nahrazuje písemnou podobu komunikace nejen s orgány veřejné moci bezplatně. Komunikovat prostřednictvím datové schránky mezi sebou mohou i fyzické osoby, fyzické osoby podnikající a právnické osoby, a to za poplatek, který je nižší nežli částka, již je nutné uhradit za zaslání doporučeného dopisu. Datové schránky však vedle této přidané hodnoty s sebou nesou také další pozitivní aspekty, jimiž jsou spolehlivost, flexibilita, rychlost, přívětivost, ekologičnost a bezpečnost. Datové schránky se postupně začínají stávat nedílnou součástí našeho života, o čemž svědčí i fakt, že v roce 2021 byla překonána hranice 1 milionu aktivních datových schránek.²⁷ Pozitivní roli zde odehrávají i soudní orgány, které svojí rozhodovací činností regulují praktické využití datových schránek tak, aby byl naplněn účel, k němuž byly datové schránky prioritně zřízeny, a aby svojí rozhodovací činností odstranily právní nejistotu ve sporných a nejasných otázkách.⛘