Tato vyhláška stanoví

Způsob označování a postupy při manipulaci s kryptografickým materiálem stanoví zvláštní právní předpis¹.

zásilkou utajovaný dokument vybavený k přepravě, přepravovaný nebo doručený na místo určení do ukončení její přepravy a jejího otevření,

přepravou zásilky její dopravení mimo objekt² orgánu státu, právnické osoby nebo podnikající fyzické osoby za účelem jejího doručení adresátovi,

přenášením utajovaného dokumentu jeho dopravení mimo objekt² orgánu státu, právnické osoby nebo podnikající fyzické osoby, jehož účelem není doručení,

přenosnou schránkou jakýkoliv druh aktovky, kufříku, kufru, přenosné bezpečnostní schránky nebo kurýrního vaku, který je při přepravě nebo přenášení utajovaného dokumentu zajištěn proti neoprávněné manipulaci s jejím obsahem, například uzamčením mechanickým nebo kódovým zámkem nebo pečetěním, plombováním a opatřen na vhodném místě názvem a adresou orgánu státu, právnické osoby nebo podnikající fyzické osoby a nápisem: „V případě nálezu neotevírejte a předejte neprodleně útvaru Policie ČR nebo Národnímu bezpečnostnímu úřadu!“,

originálem utajovaného dokumentu výtisk utajovaného dokumentu doručeného nebo výtisk utajovaného dokumentu vzniklého, uvedený v rozdělovníku.

Za administrativní pomůcky se pro účely této vyhlášky považují

Kromě administrativních pomůcek podle odstavce 1 je možné, v odůvodněných případech, použít další administrativní pomůcky. Další administrativní pomůcky sloužící k evidenci utajovaných dokumentů musí obsahovat podle účelu, pro který jsou používány, položky jako jednací protokol.

Administrativní pomůcky podle odstavce 1 písm. a), b), c) a e) a administrativní pomůcky podle odstavce 2 věty druhé musí být před vzetím do užívání upraveny (autentizovány) tak, že se jejich listy průběžně očíslují a prošijí. Na vnitřní straně desek se přelepí konce prošití, otiskne razítko s názvem orgánu státu nebo právnické osoby anebo jménem a příjmením podnikající fyzické osoby, přesahující okraj přelepu, a uvede se doložka o počtu listů a podpis bezpečnostního ředitele nebo osoby pověřené k podpisu odpovědnou osobou nebo bezpečnostním ředitelem a datum přidělení administrativní pomůcky k užívání. K podpisu podle předchozí věty nelze, v případě jednacího protokolu a administrativních pomůcek podle odstavce 2 věty druhé, pověřit osobu pověřenou vedením jednacího protokolu nebo osobu pověřenou vedením administrativních pomůcek sloužících k evidenci utajovaných dokumentů (dále jen „osoba pověřená vedením jednacího protokolu“).

Administrativní pomůcky lze vést v elektronické podobě. Pokud jsou jednací protokol nebo pomocný jednací protokol nebo administrativní pomůcky podle odstavce 2 věty druhé vedeny pouze v elektronické podobě, musí obsahovat všechny předepsané položky, a systém, jehož prostřednictvím jsou vedeny, je zabezpečen proti neoprávněnému zásahu a proti přístupu osob, které k němu nejsou oprávněny, prokazatelným způsobem zaznamenává všechny prováděné změny a jeho používání je schváleno odpovědnou osobou.

Kontrolní list vyhotovuje k utajovanému dokumentu osoba pověřená vedením jednacího protokolu při evidenci utajovaného dokumentu nebo osoba, která utajovaný dokument vyhotovuje. Kontrolní list se stává součástí utajovaného dokumentu určeného k uložení. Kontrolní list lze nahradit záznamem na utajovaném dokumentu, obsahujícím jméno, příjmení a podpis osob, které se s obsahem utajovaného dokumentu u orgánu státu, právnické osoby nebo podnikající fyzické osoby seznámily, a datum tohoto seznámení.

Administrativní pomůcky podle odstavce 1 písm. a) až e) a administrativní pomůcky podle odstavce 2 věty druhé se evidují. Evidenci vede bezpečnostní ředitel nebo jím pověřená osoba nebo osoba pověřená vedením jednacího protokolu.

Do administrativních pomůcek se údaje zapisují prostředkem zaručujícím trvanlivost písma, nebo se pořizují otiskem razítka.

Administrativní pomůcky, které slouží k evidenci utajovaných dokumentů, se ukládají způsobem zajišťujícím jejich ochranu proti ztrátě nebo zneužití.

Jednací protokoly, pomocné jednací protokoly a doručovací knihy se mohou vyřadit teprve tehdy, jestliže byly vyřazeny všechny utajované dokumenty v nich evidované nebo zaznamenané.

Číslo jednací utajovaného dokumentu tvoří

Za číslem jednacím utajovaného dokumentu mohou být uvedeny další údaje nebo znaky stanovené orgánem státu, právnickou osobou nebo podnikající fyzickou osobou. Tyto údaje nebo znaky se od čísla jednacího utajovaného dokumentu oddělují spojovníkem.

Na utajovaném dokumentu se stupeň utajení vyznačí takto

Stupeň utajení se vyznačí psaným slovem podle odstavce 1 nebo otiskem razítka.

Stupeň utajení se na utajovaném dokumentu v listinné podobě vyznačí v horní a dolní části uprostřed na každé straně utajovaného dokumentu obsahující informace. Jedná-li se o utajovaný dokument poskytnutý cizí mocí, vyznačí se stupeň utajení, včetně zkratky podle § 21 odst. 2 zákona pouze na první straně utajovaného dokumentu; umístění zkratky u stupně utajení se řídí příslušnou mezinárodní smlouvou. Není-li možné stupeň utajení vyznačit podle věty první, vyznačí se jiným vhodným způsobem.

Není-li možné vyznačit stupeň utajení přímo na utajovaný dokument v nelistinné podobě, vyznačí se na popisném štítku nebo jiným vhodným způsobem.

Stupeň utajení se vyznačí též na obálce nebo obalu, ve kterých jsou vloženy utajované dokumenty, není-li dále stanoveno jinak.

Omezení platnosti stupně utajení podle § 22 odst. 3 zákona se vyznačí tak, že se na přední stranu prvního listu utajovaného dokumentu v listinné podobě pod horní vyznačení stupně utajení a v případě utajovaného dokumentu v nelistinné podobě pod vyznačení stupně utajení uvedou slova „UTAJOVAT DO“ a doba, po kterou bude utajovaný dokument utajován.

Pokud utajovaný dokument obsahuje utajovanou informaci podle § 21 odst. 3 zákona, uvede se doplňující označení za vyznačený stupeň utajení.

Změna nebo zrušení stupně utajení se na utajovaném dokumentu vyznačí přeškrtnutím původního stupně utajení tak, aby stupeň utajení zůstal čitelný. V případě změny se nový stupeň utajení vyznačí u původního stupně utajení. Provedení změny nebo zrušení stupně utajení musí být potvrzeno záznamem na utajovaném dokumentu s uvedením důvodu, data provedení, jména, příjmení a podpisu osoby, která změnu nebo zrušení stupně utajení na utajovaném dokumentu vyznačila.

O změně stupně utajení utajovaného dokumentu se v příslušné administrativní pomůcce pro evidenci utajovaných dokumentů provede záznam a utajovaný dokument se přeeviduje podle nového stupně utajení. V příslušné administrativní pomůcce pro evidenci utajovaných dokumentů se v případě změny stupně utajení uvede odkaz na číslo jednací utajovaného dokumentu, pod kterým byl utajovaný dokument nově zaevidován. Dojde-li ke změně stupně utajení utajovaného dokumentu na stupeň utajení Vyhrazené, uvede se odkaz na číslo jednací utajovaného dokumentu nebo jiné evidenční označení. V případě, že jsou utajované dokumenty různých stupňů utajení evidovány v jednom jednacím protokolu, provede se změna stupně utajení přeškrtnutím zkratky stupně utajení ve sloupci č. 1 jednacího protokolu, vyznačením zkratky nového stupně utajení a záznamem v tomto jednacím protokolu. Obdobně se změna stupně utajení provede u vyřizovaného utajovaného dokumentu v pomocném jednacím protokolu, je-li veden, a v manipulační knize osoby, která má utajovaný dokument u sebe.

O zrušení stupně utajení utajovaného dokumentu se v příslušné administrativní pomůcce pro evidenci utajovaných dokumentů provede záznam a proškrtne se sloupec č. 1. Obdobně se zrušení stupně utajení provede u vyřizovaného utajovaného dokumentu v pomocném jednacím protokolu, je-li veden, a v manipulační knize osoby, která má utajovaný dokument u sebe.

Utajovaný dokument musí být prokazatelným způsobem zaevidován . K evidenci lze použít jednací protokol nebo další administrativní pomůcku podle § 3 odst. 2 věty druhé.

Oprava zápisu v evidenci se provede tak, že se původní zápis přeškrtne tak, aby zůstal čitelný a provede se zápis nový s uvedením data, příjmení a podpisu osoby, která opravu zápisu provedla.

Na doručený utajovaný dokument se vyznačí

Na utajovaný dokument v listinné podobě se uvede název orgánu státu nebo právnické osoby anebo jméno a příjmení podnikající fyzické osoby, u které utajovaný dokument vznikl, číslo jednací utajovaného dokumentu nebo jiné evidenční označení, stupeň utajení, datum vyhotovení, číslo výtisku, počet listů, počet utajovaných a neutajovaných příloh v listinné podobě a počet jejich listů, případně počet a druh utajovaných a neutajovaných příloh v nelistinné podobě, a to způsobem podle § 15 odst. 2. Na utajovaném dokumentu se mohou vyznačit další údaje. Jsou-li k dokumentu připojeny přílohy, z nichž některé jsou utajované, vyznačí se stupeň utajení a další údaje podle věty první i v případě, kdy sám dokument neobsahuje utajované informace.

Na utajovaný dokument v nelistinné podobě se uvede název orgánu státu nebo právnické osoby anebo jméno a příjmení podnikající fyzické osoby, u které utajovaný dokument vznikl, stupeň utajení, číslo jednací utajovaného dokumentu, nebo, je-li utajovaný dokument evidován v administrativních pomůckách podle § 3 odst. 2 věty druhé, jiné evidenční označení, nebo, je-li přílohou, označení „Příloha k č. j. . . .“ nebo „Příloha k evid. ozn. . . .“. Nelze-li tyto údaje vyznačit přímo na utajovaný dokument v nelistinné podobě, vyznačí se na popisném štítku nebo jiným vhodným způsobem.

Čistopis utajovaného dokumentu se vyhotovuje v počtu výtisků uvedeném v rozdělovníku. Ten, kdo vyhotovuje čistopis, neprodleně po jeho schválení, zničí vadné výtisky, výtisky, které nejsou uvedeny v rozdělovníku, a návrhy neschváleného čistopisu tak, aby byla znemožněna jejich rekonstrukce a identifikace utajované informace, kterou obsahovaly. Stejně tak se zničí podkladový materiál po jeho využití, pokud není evidován. Podkladovým materiálem stupně utajení Vyhrazené k čistopisu utajovaného dokumentu stupně utajení Vyhrazené je materiál v listinné i nelistinné podobě obsahující utajovanou informaci stupně utajení Vyhrazené, který není originálem ani čistopisem, je určen pro jeho vyhotovení; například se jedná o materiál, který vzniká při jednání a je podkladem pro výsledný utajovaný dokument nebo oficiální závěr z jednání, nebo kopie utajovaného dokumentu. Pokud se stane podkladový materiál součástí utajovaného dokumentu, musí být evidován. Při vyhotovení kryptografické písemnosti^2a se podkladový materiál nesmí vytvářet.

Při přepravě zásilky držitelem poštovní licence³ se utajovaný dokument přepravuje ve dvou obálkách. Na vnitřní obálku se uvede odesílatel, název a úplná adresa adresáta, stupeň utajení a číslo jednací utajovaného dokumentu nebo jiné evidenční označení. Na vnější obálku se uvede odesílatel a adresát, neuvádí se stupeň utajení ani jeho zkratka v čísle jednacím utajovaného dokumentu, pokud je použito. Když utajovaný dokument nelze vložit do obálky, vloží se do pevných obalů, které se opatří stejnými náležitostmi.

V případě přepravy zásilky držitelem poštovní licence³ lze použít formu poštovní služby, při které

Při přepravě zásilky kurýrní službou se utajovaný dokument přepravuje v přenosné schránce, v obálce nebo pevném obalu. Na obálku nebo pevný obal se uvede odesílatel, název a úplná adresa adresáta, stupeň utajení a číslo jednací utajovaného dokumentu nebo jiné evidenční označení.

Při přepravě zásilky kurýrní službou kurýr učiní taková opatření, aby se zabránilo přístupu neoprávněné osoby⁶ k utajované informaci.

Po vyřízení se utajovaný dokument vrací osobě pověřené vedením jednacího protokolu k uložení. Na utajovaný dokument uvede před uložením ten, kdo jej vyřizuje, skartační znak a rok, ve kterém bude provedeno skartační řízení; vrací-li jej v zalepené obálce, obálku opatří podpisem a uvede na ni stupeň utajení, číslo jednací utajovaného dokumentu nebo jiné evidenční označení, způsob vyřízení, počet ukládaných listů, počet a druh příloh v nelistinné podobě, případně jejich evidenční označení, skartační znak a rok, ve kterém bude provedeno skartační řízení.

Vyřízené utajované dokumenty se ukládají posloupně podle čísel jednacích utajovaných dokumentů, nebo evidenčních označení, nebo podle problematik do spisových svazků. Na spisovém svazku s uloženými utajovanými dokumenty se vyznačí stupeň utajení. Utajované dokumenty, ukládané do spisového svazku, se průběžně zapisují do seznamu uložených dokumentů, který je jeho součástí.

Uložený utajovaný dokument lze v rámci orgánu státu, právnické osoby nebo podnikající osoby, nebo jejich organizační součásti, ve které je evidován, zapůjčit na dobu nezbytně nutnou fyzické osobě, která splňuje podmínky podle § 6 odst. 1 zákona.

Výtisk utajovaného dokumentu, který byl vrácen k jednacímu protokolu nebo k administrativní pomůcce podle § 3 odst. 2 věty druhé, ve které je evidován, a který není určen k uložení nebo k dalšímu využití (dále jen „nadpočetný výtisk“), lze zničit mimo skartační řízení. Zničení se provádí tak, aby byla znemožněna rekonstrukce utajovaného dokumentu a identifikace utajované informace, kterou obsahuje; o tomto zničení se pořídí písemný záznam.

Zásilku přijímá osoba pověřená vedením jednacího protokolu nebo osoba určená k přebírání zásilek. Převzetí zásilky se doručiteli potvrdí podpisem s uvedením data a otiskem razítka orgánu státu, právnické osoby nebo podnikající fyzické osoby. Přijme-li zásilku osoba určená k přebírání zásilek, předá ji neprodleně k zaevidování.

Vyskytne-li se u doručené zásilky závada (například nejsou-li na obálkách otisky razítka nebo jsou poškozeny, je-li roztržena obálka nebo je zřejmé, že se s obsahem utajovaného dokumentu mohla seznámit neoprávněná osoba⁶, nesouhlasí-li počet listů nebo příloh), sepíše o tom osoba, která zásilku převzala, neprodleně záznam; zásilka se zaeviduje podle skutečného stavu. Kopie záznamu se zašle odesílateli. O uvedené skutečnosti se neprodleně vyrozumí bezpečnostní ředitel adresáta nebo osoba jím pověřená.

Zjistí-li se po otevření zásilky, že utajovaný dokument byl určen jinému adresátovi, příjemce jej zaeviduje a neprodleně zašle správnému adresátovi nebo vrátí zpět odesílateli. Na přední straně prvního listu utajovaného dokumentu se uvede „Doručeno omylem“, název a adresa orgánu státu nebo právnické osoby anebo jméno, příjmení a místo podnikání podnikající fyzické osoby, která utajovaný dokument omylem obdržela, a datum, jméno a příjmení osoby pověřené vedením jednacího protokolu.

Utajovaný dokument v listinné podobě, doručený nebo vznikající v orgánu státu, u právnické osoby, podnikající fyzické osoby, nebo v jejich organizačních součástech, které vedou evidenci utajovaných dokumentů, se eviduje v jednacím protokolu podle pokynů uvedených v příloze č. 1 k této vyhlášce. Utajovaný dokument v nelistinné podobě lze evidovat v administrativní pomůcce podle § 3 odst. 2 věty druhé. Evidenci provádí osoba pověřená vedením jednacího protokolu. Utajovaný dokument stupně utajení Přísně tajné se eviduje v samostatném jednacím protokolu. Utajované dokumenty stupně utajení Tajné a Důvěrné se mohou evidovat v jednom jednacím protokolu společně s utajovanými dokumenty stupně utajení Vyhrazené, není-li dále stanoveno jinak.

Na doručený utajovaný dokument se vyznačí

Orgán státu, právnická osoba nebo podnikající fyzická osoba mohou, pro účely zaznamenávání pohybu utajovaného dokumentu z jednacích protokolů na organizační součásti, které jednací protokoly nevedou, zavést v těchto organizačních součástech pomocné jednací protokoly. Je-li v orgánu státu, u právnické osoby nebo podnikající fyzické osoby vedeno více jednacích protokolů, lze vést konkrétní pomocný jednací protokol pouze k jednomu z nich. V případě, že jsou jednací protokoly vedeny samostatně pro každý stupeň utajení, lze k nim vést společný pomocný jednací protokol.

Do pomocného jednacího protokolu se utajovaný dokument zapisuje pod přiděleným pořadovým číslem z jednacího protokolu, podle pokynů uvedených v příloze č. 2 k této vyhlášce.

Je-li utajovaný dokument převzat například při úředních jednáních, poradách nebo kontrolách, musí být neprodleně předán proti podpisu v manipulační knize osobě pověřené vedením jednacího protokolu k zaevidování. Při přepravě takového utajovaného dokumentu je nutné splnit podmínky § 22 odst. 3 a 4.

Doručenou zásilku opatřenou na vnitřní obálce nebo obalu nápisem „OTEVŘE ADRESÁT“ osoba pověřená vedením jednacího protokolu neotevírá; zásilka se eviduje neotevřená a předává se přímo adresátovi. Adresát neprodleně sdělí osobě pověřené vedením jednacího protokolu další údaje potřebné k zaevidování utajovaného dokumentu v jednacím protokolu a zajistí vyznačení údajů podle odstavce 2 na utajovaný dokument.

Ten, kdo utajovaný dokument vytváří nebo utajovaný dokument převzal, jej zaznamenává v manipulační knize. Záznam provede neprodleně po převzetí utajovaného dokumentu nebo přidělení čísla jednacího pro vytvářený utajovaný dokument. Osoba, která se s utajovaným dokumentem pouze seznamuje, aniž by jej převzala, potvrdí toto seznámení podpisem v kontrolním listu nebo záznamem na utajovaném dokumentu podle § 3 odst. 5, a to bez zápisu do manipulační knihy.

Na konci kalendářního roku se jednací protokol uzavře tak, že se poslední zápis celý podtrhne, a tím se ukončí přidělování čísel jednacích v tomto roce. Pod podtržením se uvede záznam o počtu použitých čísel jednacích, který podepíše osoba pověřená vedením jednacího protokolu a bezpečnostní ředitel nebo osoba pověřená podle § 3 odst. 3 věty druhé.

Jednací protokol nebo administrativní pomůcky podle § 3 odst. 2 věty druhé nebo pomocný jednací protokol, které jsou vedeny v elektronické podobě, se vytisknou na začátku následujícího kalendářního roku, při změně osoby pověřené jejich vedením nebo podle potřeby a upraví se způsobem podle § 3 odst. 3.

U vyřazeného dokumentu se v příslušném jednacím protokolu proškrtne sloupec č. 1 a ve sloupci č. 16 se uvede záznam o vyřazení podle pokynů stanovených v příloze č. 1 k této vyhlášce. Ztráta nebo neoprávněné zničení utajovaného dokumentu se zaznamená v jednacím protokolu, ve kterém je utajovaný dokument evidován, podle pokynů uvedených v příloze č. 1 k této vyhlášce.

Při předpokládaném větším počtu doručených nebo vzniklých utajovaných dokumentů k jedné věci lze založit k příslušnému číslu jednacímu utajovaného dokumentu sběrný arch. Založení sběrného archu se vyznačí v jednacím protokolu podle pokynů uvedených v příloze č. 1 k této vyhlášce.

Do sběrného archu lze zapsat utajované dokumenty různého stupně utajení. Týkají-li se téže věci, lze do sběrného archu zapsat i neutajované dokumenty. Dokumenty se do sběrného archu zapisují v pořadí, ve kterém jsou doručeny nebo ve kterém vznikly.

Vzniklé a doručené utajované dokumenty nižšího stupně utajení, než pro který byl sběrný arch založen, se nejprve zaevidují způsobem podle § 7 odst. 1 nebo § 12 odst. 1 a následně se zapíší do sběrného archu a přeevidují se k číslu jednacímu, ke kterému byl sběrný arch založen.

Na každý dokument zapsaný ve sběrném archu se vyznačí číslo jednací utajovaného dokumentu, ke kterému byl sběrný arch založen. Jednotlivé dokumenty zapsané ve sběrném archu se v čísle jednacím utajovaného dokumentu rozlišují pořadovým číslem ze sběrného archu podle § 4 odst. 1 písm. b).

Dokumenty zapsané ve sběrném archu se před uložením sešijí nebo jinak pevně spojí a na takto vzniklý spis se vyznačí skartační znak a rok, ve kterém bude provedeno skartační řízení.

Sběrný arch se ukládá u jednacího protokolu a vyřazuje se společně s ním.

Oprava zápisu v administrativních pomůckách se provede tak, že se původní zápis přeškrtne tak, aby zůstal čitelný, a provede se zápis nový s uvedením data, příjmení a podpisu osoby, která opravu zápisu provedla.

Opravy zápisů v administrativních pomůckách vedených v elektronické podobě se provádějí způsobem podle odstavce 1 s tím, že se zapíší příjmení osob, které opravy zápisů provedly. Po vytištění těchto pomůcek uvedené osoby připojí své podpisy. Podle věty druhé se nepostupuje, pokud použitý systém jednoznačně umožňuje identifikaci osoby, která opravu provedla.

Na utajovaný dokument v listinné podobě se uvede název orgánu státu nebo právnické osoby anebo jméno a příjmení podnikající fyzické osoby, u které utajovaný dokument vznikl, číslo jednací utajovaného dokumentu, stupeň utajení, datum vyhotovení, číslo výtisku, počet listů, počet utajovaných a neutajovaných příloh v listinné podobě a počet jejich listů, případně počet a druh utajovaných a neutajovaných příloh v nelistinné podobě. Na utajovaném dokumentu se mohou vyznačit i další údaje.

Číslo výtisku, počet listů, počet utajovaných a neutajovaných příloh a počet jejich listů se uvede na přední stranu prvního listu v pravé horní části. Počet příloh v listinné podobě a počet jejich listů se vyjádří zlomkem, jehož čitatelem je počet příloh a jmenovatelem celkový počet listů příloh. U příloh v nelistinné podobě se uvede jejich počet a druh, případně i jejich evidenční označení. Vzor úpravy přední strany prvního listu utajovaného dokumentu v listinné podobě je stanoven v příloze č. 8 k této vyhlášce. Skládá-li se utajovaný dokument z více částí nebo jsou-li k dokumentu připojeny přílohy, vyznačí se na části, která obsahuje číslo jednací a vyznačení počtu a druhu příloh, stupeň utajení podle části nebo přílohy s nejvyšším stupněm utajení.

Příloha v listinné podobě k utajovanému dokumentu se označuje číslem jednacím utajovaného dokumentu tak, že se na přední stranu prvního listu v pravé horní části uvede: „Příloha č. . . . k č. j. . . . „; neobsahuje-li příloha utajované informace, uvede se „Neutajovaná příloha č. . . . k č. j. . . .“. Na přední stranu prvního listu utajované přílohy v listinné podobě se uvede název orgánu státu nebo právnické osoby anebo jméno a příjmení podnikající fyzické osoby, u které utajovaný dokument vznikl, vlastní číslo výtisku a počet listů. Na utajované příloze v nelistinné podobě se uvede „Příloha k č. j. . . .“ nebo jiné evidenční označení a další náležitosti podle § 18 odst. 1. Stupeň utajení každé utajované přílohy se vyznačuje stejným způsobem jako na utajovaném dokumentu. S odpojenou přílohou se manipuluje podle jejího stupně utajení.

Listy nebo stránky utajovaného dokumentu v listinné podobě musí být průběžně číslovány. Listy nebo stránky utajovaných příloh v listinné podobě se číslují samostatně. Listy utajovaného dokumentu a listy jednotlivých utajovaných příloh v listinné podobě musí být sešity nebo jinak pevně spojeny. Pro potřeby uvedení počtu listů utajovaného dokumentu a utajovaných příloh je každý list bez ohledu na jeho formát považován za jeden list.

Čistopis utajovaného dokumentu se vyhotovuje v počtu výtisků uvedeném v rozdělovníku. Ten, kdo vyhotovuje čistopisy, neprodleně zničí vadné výtisky, výtisky, které nejsou uvedeny v rozdělovníku, a návrhy neschválených čistopisů tak, aby byla znemožněna jejich rekonstrukce a identifikace utajované informace, kterou obsahovaly.

Na výtisku utajovaného dokumentu, který je určen k uložení, se vyhotoví rozdělovník a záznam podle vzoru stanoveného v příloze č. 9 k této vyhlášce. Rozdělovník může být uveden na samostatném listu, který bude k utajovanému dokumentu přiložen; v tomto případě se na utajovaný dokument uvede „Rozdělovník přiložen“.

Na utajovaný dokument v nelistinné podobě se uvede název orgánu státu nebo právnické osoby anebo jméno a příjmení podnikající fyzické osoby, u které utajovaný dokument vznikl, číslo jednací utajovaného dokumentu, nebo jiné evidenční označení, pod kterým je utajovaný dokument v nelistinné podobě zaevidován, a stupeň utajení. Nelze-li tyto údaje vyznačit přímo na utajovaný dokument v nelistinné podobě, vyznačí se na popisném štítku nebo jiným vhodným způsobem.

Utajovaný dokument v nelistinné podobě se při přepravě opatří průvodním listem, který obsahuje náležitosti podle § 15 odst. 1, 2 a 4.

Poznámky nebo dílčí údaje obsahující utajovanou informaci se zaznamenávají pouze do poznámkového sešitu nebo knihy, které byly před vzetím do užívání upraveny podle § 3 odst. 3, nebo na vyjímatelný nosič, které se označí příslušným stupněm utajení, nebo do certifikovaného informačního systému. Evidenci vydaných poznámkových sešitů nebo knih a vyjímatelných nosičů vede bezpečnostní ředitel nebo jím pověřená osoba nebo osoba pověřená vedením jednacího protokolu.

Poznámkové sešity nebo knihy a vyjímatelné nosiče pro zaznamenávání poznámek a dílčích údajů, obsahující utajované informace, se ukládají obdobně jako utajovaný dokument stejného stupně utajení a přenášejí se vždy v přenosné schránce.

Opisem nebo kopií se pro účely této vyhlášky rozumí vyhotovení určitého počtu výtisků z originálu utajovaného dokumentu nebo jeho převedení do elektronické podoby. Výpisem se pro účely této vyhlášky rozumí vyhotovení písemného nebo digitálního záznamu z originálu utajovaného dokumentu.

Písemný souhlas původce utajované informace k vyhotovení opisu, kopie nebo překladu utajovaného dokumentu stupně utajení Přísně tajné nebo výpisu z něj obsahuje číslo jednací utajovaného dokumentu, počet výtisků, důvod vyhotovení, jméno, příjmení a podpis toho, kdo souhlas udělil, a datum, kdy byl souhlas udělen. Písemný souhlas se stává součástí utajovaného dokumentu.

Písemný souhlas přímo nadřízené osoby k vyhotovení opisu, kopie, překladu utajovaného dokumentu stupně utajení Tajné nebo Důvěrné nebo výpisu z něj může být zapsán na tomto utajovaném dokumentu nebo na samostatném listu. Je-li zapsán na samostatném listu, stává se součástí utajovaného dokumentu.

Na utajovaný dokument, ze kterého se vyhotovuje opis, kopie, překlad nebo výpis, se vyznačí datum vyhotovení, počet výtisků nebo v případě digitálního záznamu identifikace certifikovaného informačního systému, ve kterém byl vyhotoven, jméno a příjmení osoby, která vydala souhlas, a jméno, příjmení a podpis toho, kdo je vyhotovil.

Na vyhotovený opis nebo kopii utajovaného dokumentu se na přední stranu prvního listu vyznačí slovo „OPIS“ nebo slovo „KOPIE“ a uvede pořadové číslo vyhotoveného opisu nebo kopie utajovaného dokumentu. Nesouhlasí-li počet listů opisu nebo kopie s počtem listů originálu, vyznačí se na opisu rovněž skutečný počet listů opisu.

Výpis z utajovaného dokumentu se pořizuje pouze do poznámkového sešitu nebo knihy podle § 18 odst. 1 nebo na vyjímatelný nosič nebo do certifikovaného informačního systému nebo v podobě utajovaného dokumentu v listinné podobě.

Utajovaný dokument se předává proti potvrzení podpisem.

Předávání utajovaného dokumentu se v rámci orgánu státu, právnické osoby nebo podnikající fyzické osoby uskutečňuje

Podpis potvrzující převzetí utajovaného dokumentu se uvádí v jednacím protokolu, pomocném jednacím protokolu, doručovací knize, manipulační knize, na sběrném archu nebo na utajovaném dokumentu v rozdělovníku. Pokud má být převzetí utajovaného dokumentu potvrzeno podpisem v administrativní pomůcce vedené v elektronické podobě, lze toto provést pouze za využití aplikace zaručující shodu zobrazované informace s informací opatřovanou zaručeným elektronickým podpisem založeným na kvalifikovaném certifikátu podle zvláštního právního předpisu⁷.

Utajovaný dokument se vkládá do dvou obálek tak, že

Do vnitřní obálky s utajovaným dokumentem stupně utajení Přísně tajné, Tajné nebo Důvěrné přepravovaným kurýrní službou se vloží stvrzenka o převzetí utajovaného dokumentu, kterou adresát potvrdí podpisem a otiskem razítka, opatří datem a neprodleně vrátí odesílateli. Vzor stvrzenky o převzetí utajovaného dokumentu je stanoven v příloze č. 10 k této vyhlášce.

V případě, že utajovaný dokument nelze vložit do obálky, vloží se do pevných obalů, které jsou zabezpečeny a označeny obdobným způsobem jako vnitřní, respektive vnější obálka.

Držitelem poštovní licence³ lze přepravovat zásilku stupně utajení Důvěrné, a to formou poštovní služby, při které

V případě přepravy zásilky kurýrní službou se kurýr, který bude přepravovat zásilku s utajovaným dokumentem stupně utajení Důvěrné, Tajné nebo Přísně tajné, prokáže platným osvědčením fyzické osoby⁵ pro příslušný stupeň utajení.

Zásilku stupně utajení Přísně tajné nebo Tajné přepravuje vždy 1 kurýr v doprovodu nejméně 1 osoby. Tato zásilka je vyloučena z přepravy veřejnými dopravními prostředky, s výjimkou přepravy letecké, námořní a vnitrozemské vodní.

Zásilku lze kurýrní službou přepravovat pouze v přenosné schránce, která se zajistí proti neoprávněné manipulaci s jejím obsahem.

Pokud při přepravě zásilky kurýrní službou nastane mimořádná situace, například v důsledku nehody nebo havárie, kurýr nebo případně jeho doprovod učiní taková opatření, aby se zabránilo přístupu neoprávněné osoby⁶ k utajované informaci.

Vrácená stvrzenka o převzetí utajovaného dokumentu podle § 21 odst. 2 nebo potvrzení prokazující doručení zásilky podle odstavce 1 se u odesílatele stává součástí výtisku utajovaného dokumentu určeného k uložení; v případě utajovaného dokumentu vyřízeného prvopisem se uloží u jednacího protokolu.

Utajovaný dokument lze přenášet v obálce nebo pevném obalu za splnění podmínek uvedených v § 22 odst. 3 a 4. Na obálce nebo pevném obalu se uvede název orgánu státu nebo právnické osoby anebo jméno a příjmení podnikající fyzické osoby a vyznačí se stupeň utajení.

Utajovaný dokument stupně utajení Přísně tajné nebo Tajné lze přenášet pouze s písemným souhlasem odpovědné osoby, nebo bezpečnostního ředitele, nebo jimi pověřených osob. Písemný souhlas musí mít osoba přenášející utajovaný dokument u sebe; stává se součástí utajovaného dokumentu.

Utajovaný dokument stupně utajení Důvěrné lze přenášet pouze se souhlasem odpovědné osoby, nebo bezpečnostního ředitele, nebo jimi pověřených osob.

Po vyřízení se utajovaný dokument vrací osobě pověřené vedením jednacího protokolu k uložení. Na utajovaný dokument uvede před uložením ten, kdo jej vyřizuje, skartační znak a rok, ve kterém bude provedeno skartační řízení. Pokud jej vrací v zalepené obálce, obálku opatří podpisem a uvede na ní stupeň utajení, číslo jednací utajovaného dokumentu, způsob vyřízení, počet ukládaných listů, počet a druh příloh v nelistinné podobě, případně jejich evidenční označení, skartační znak a rok, ve kterém bude provedeno skartační řízení.

Vyřízené utajované dokumenty se ukládají posloupně podle čísel jednacích utajovaných dokumentů nebo do spisových svazků podle problematik. Na spisovém svazku s uloženými utajovanými dokumenty se vyznačí takový stupeň utajení, který má utajovaný dokument nejvyššího stupně utajení v něm uložený. Utajované dokumenty ukládané do spisového svazku se průběžně zapisují do seznamu uložených dokumentů, který je jeho součástí.

Nadpočetné výtisky utajovaných dokumentů se mohou zničit mimo skartační řízení. Nadpočetné výtisky zničí bezpečnostní ředitel nebo osoba jím pověřená a osoba pověřená vedením jednacího protokolu tak, aby byla znemožněna jejich rekonstrukce a identifikace utajované informace, kterou obsahovaly, a jejich zničení potvrdí podpisy v rozdělovníku na výtisku utajovaného dokumentu určeném k uložení.

Uložený utajovaný dokument lze, v rámci orgánu státu, právnické osoby nebo podnikající fyzické osoby, nebo jejich organizační součásti, ve které je evidován, zapůjčit na dobu nezbytně nutnou fyzické osobě, která splňuje podmínky podle § 11 odst. 1 zákona.

Utajovaný dokument stupně utajení Tajné nebo Přísně tajné lze zapůjčit pouze s písemným souhlasem odpovědné osoby nebo bezpečnostního ředitele nebo jimi pověřených osob. Písemný souhlas se ukládá u zápůjční knihy. Utajovaný dokument stupně utajení Důvěrné lze zapůjčit pouze se souhlasem odpovědné osoby nebo bezpečnostního ředitele nebo jimi pověřených osob.

Zapůjčení a vrácení utajovaného dokumentu zaznamenává v zápůjční knize osoba pověřená vedením jednacího protokolu nebo osoba pověřená odpovědnou osobou nebo bezpečnostním ředitelem.

Vypůjčené utajované dokumenty se v měsíci lednu každého kalendářního roku vrací k zápůjční knize pro účely provedení fyzické kontroly.

Ústřední registr se člení na centrální spisovny pro poskytování utajovaných dokumentů v mezinárodním styku mezi Českou republikou a

ve kterých se tyto utajované dokumenty evidují.

Centrální spisovny ústředního registru jsou hlavním přijímacím a odbavovacím místem. Ústřední registr plní též funkci registru podle § 27.

Utajované dokumenty poskytované v mezinárodním styku musí být fyzicky i evidenčně odděleny od ostatních utajovaných dokumentů.

V ústředním registru se evidují odděleně utajované dokumenty Organizace Severoatlantické smlouvy, utajované dokumenty Evropské unie a utajované dokumenty ostatních subjektů cizí moci, a to v samostatných jednacích protokolech pro každý stupeň utajení.

V ústředním registru je veden seznam všech registrů na území České republiky, a to včetně jmen, příjmení a podpisových vzorů jejich vedoucích a jejich zástupců. Ústřední registr stanovuje podmínky pro ničení utajovaného dokumentu poskytovaného v mezinárodním styku podle požadavků cizí moci, která utajovaný dokument poskytla.

Vedoucí ústředního registru odpovídá za ochranu všech utajovaných dokumentů poskytovaných v mezinárodním styku, které jsou v ústředním registru uloženy.

Při přepravě nebo přenášení utajovaného dokumentu poskytovaného v mezinárodním styku do zahraničí se na obálce uvede rovněž úplná adresa příjemce. V ústředním registru se za přítomnosti doručitele provede kontrola úplnosti odesílaného utajovaného dokumentu. Při zjištění závad se utajovaný dokument vrátí zpět odesílateli. Po provedení kontroly se utajovaný dokument zaeviduje v jednacím protokolu ústředního registru.

V případě kurýrní přepravy zásilky s utajovanými dokumenty poskytovanými v mezinárodním styku do zahraničí se kurýr odesílateli prokáže platným osvědčením fyzické osoby⁵ pro příslušný stupeň utajení a kurýrním listem podle § 137 písm. g) zákona, jehož vzor je stanoven v příloze č. 11 k této vyhlášce. Kurýrní list podle § 137 písm. g) zákona se nevystavuje v případě přepravy zásilky diplomatickou kurýrní poštou podle Vídeňské úmluvy o diplomatických stycích.

Písemná žádost o souhlas ke zřízení registru obsahuje

Orgán státu, právnická osoba nebo podnikající fyzická osoba zašle Úřadu vyplněný evidenční list registru, a to do 15 dnů ode dne zřízení registru. Evidenční list registru obsahuje položky podle vzoru stanoveného v příloze č. 12 k této vyhlášce.

Pokud dojde ke změně údajů uvedených v žádosti podle odstavce 1, orgán státu, právnická osoba nebo podnikající fyzická osoba oznámí změny Úřadu do 24 hodin od okamžiku, kdy změna nastala; oznámení se provádí zasláním nového evidenčního listu registru.

Utajované dokumenty poskytované v mezinárodním styku musí být fyzicky i evidenčně odděleny od ostatních utajovaných dokumentů.

V registru se evidují odděleně utajované dokumenty Organizace Severoatlantické smlouvy, utajované dokumenty Evropské unie a utajované dokumenty ostatních subjektů cizí moci, a to v samostatných jednacích protokolech pro každý stupeň utajení.

Vedoucí registru odpovídá za ochranu všech utajovaných dokumentů poskytovaných v mezinárodním styku, které jsou v registru uloženy.

Utajované dokumenty stupně utajení Přísně tajné poskytované v mezinárodním styku může registr předat jinému registru pouze se souhlasem ústředního registru.

V registru je veden seznam osob, které se mohou, v rámci orgánu státu, právnické osoby nebo podnikající fyzické osoby, u které je registr zřízen, seznamovat s utajovanými dokumenty Organizace Severoatlantické smlouvy a Evropské unie, případně s ostatními utajovanými dokumenty poskytovanými v mezinárodním styku.

Registr provádí nejméně jednou za rok nebo na základě pokynu ústředního registru fyzickou kontrolu evidovaných utajovaných dokumentů poskytovaných v mezinárodním styku a její výsledky předává ústřednímu registru.

Utajované dokumenty poskytnuté v rámci orgánu státu, právnické osoby nebo podnikající fyzické osoby z registru k jednacím protokolům se v těchto jednacích protokolech evidují způsobem podle odstavce 5.

Při změně osoby pověřené vedením jednacího protokolu se provede komisionální předání všech utajovaných dokumentů stupně utajení Přísně tajné, Tajné a Důvěrné a příslušných administrativních pomůcek.

Odpovědná osoba nebo jí pověřená osoba ustanoví v případě podle odstavce 1 nejméně tříčlennou komisi, která provede

Při předávání utajovaných dokumentů stupně utajení Vyhrazené v případě podle odstavce 1 zabezpečuje úkoly podle odstavce 2 předávající a přebírající.

Při zániku platnosti oznámení o splnění podmínek pro přístup k utajované informaci stupně utajení Vyhrazené⁴, nebo platnosti osvědčení fyzické osoby⁵ nebo při skončení výkonu funkce, pracovní nebo jiné činnosti osoby, která má přístup k utajovaným informacím, předá tato osoba neprodleně utajované dokumenty osobě pověřené vedením administrativních pomůcek, ve kterých jsou evidovány, nebo bezpečnostnímu řediteli nebo osobě jím pověřené.

Při zániku orgánu státu předá jeho odpovědná osoba nebo jí pověřená osoba všechny utajované dokumenty odpovědné osobě právního nástupce orgánu státu; není-li jej, Úřadu. Při zániku organizační složky orgánu státu se utajované dokumenty předají bezpečnostnímu řediteli orgánu státu nebo jím pověřené osobě.

Při zániku právnické osoby nebo podnikající fyzické osoby předá její odpovědná osoba nebo jí pověřená osoba všechny utajované dokumenty orgánu státu, právnické osobě nebo podnikající fyzické osobě, které jí tyto utajované dokumenty poskytly; není-li jich, Úřadu.

Odpovědná osoba nebo jí pověřená osoba přebírajícího orgánu státu, právnické osoby nebo podnikající fyzické osoby ustanoví komisi, která provede

S utajovanými dokumenty se předávají i použité administrativní pomůcky.

Technickým zařízením se pro účely této vyhlášky rozumí vojenský materiál⁸, zejména elektronická, fototechnická, chemická, fyzikálně-chemická, radiotechnická, optická a mechanická vojenská technika a vojenská výzbroj, který obsahuje utajovanou informaci.

Doručené technické zařízení přijímá osoba určená k jeho převzetí. Po převzetí musí být technické zařízení neprodleně předáno osobě pověřené k jeho evidenci.

Technické zařízení se prokazatelně zaeviduje v administrativní pomůcce, a to nejméně uvedením evidenčního označení, data vzetí do evidence, od koho bylo převzato, názvu technického zařízení, případně čeho je součástí. Oprava zápisu v evidenci se provede způsobem podle § 14 odst. 1.

Administrativní pomůcka podle odstavce 3 musí být evidována, údaje do ní se zapisují prostředkem zaručujícím trvanlivost písma nebo se pořizují otiskem razítka; ukládá se způsobem zajišťujícím její ochranu proti ztrátě nebo zneužití.

Technické zařízení stupně utajení Přísně tajné se eviduje v samostatné evidenci. Technická zařízení stupňů utajení Tajné, Důvěrné a Vyhrazené se mohou evidovat společně.

Je-li to možné, uvede se na technické zařízení evidenční označení a stupeň utajení.

Technické zařízení se předává proti potvrzení podpisem.

V případech uvedených v § 28 a 29 týkajících se technického zařízení se postupuje obdobně.

Zničení technického zařízení, jeho ztráta nebo neoprávněné zničení se zaznamená v evidenci technického zařízení.

Konkrétní způsob manipulace s technickým zařízením v rozsahu odstavců 2 až 9 písemně stanoví, před jeho zařazením do použití, odpovědná osoba nebo jí pověřená osoba.