504/2021 Sb. znění účinné od 1. 2. 2022
Vyhláška nabývá účinnosti dnem 1. ledna 2022.
Čl. II bod 8 nabývá účinnosti dnem 1. února 2022.
změněno s účinností od poznámka vyhláškou č. 504/2021 Sb.
1.2.2022
504
VYHLÁŠKA
ze dne 14. prosince 2021,
kterou se mění vyhlášky provádějící zákon o archivnictví a spisové službě
Ministerstvo vnitra stanoví podle § 86 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění zákona č. 190/2009 Sb. , zákona č. 167/2012 Sb. a zákona č. 56/2014 Sb. , k provedení § 19 zákona č. 499/2004 Sb., ve znění zákona č. 190/2009 Sb. a zákona č. 167/2012 Sb. , § 36 zákona č. 499/2004 Sb., ve znění zákona č. 167/2012 Sb. , a § 70 odst. 1 zákona č. 499/2004 Sb., ve znění zákona č. 190/2009 Sb. , zákona č. 424/2010 Sb. , zákona č. 167/2012 Sb. a zákona č. 298/2016 Sb. :
Čl. I Vyhláška č. 645/2004 Sb. , kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění vyhlášky č. 192/2009 Sb. , vyhlášky č. 213/2012 Sb. a vyhlášky č. 85/2019 Sb. , se mění takto:
1. V § 1 odstavec 1 zní:
„(1)
Základní evidence Národního archivního dědictví (dále jen „základní evidence“) se vede alespoň v listinné podobě. Archivy, s výjimkou bezpečnostních archivů, vedou základní evidenci také v digitální podobě v informačním systému pro vedení evidence Národního archivního dědictví (dále jen „systém evidence archiválií“), který je součástí národního portálu. Bezpečnostní archivy mohou vést část základní evidence, která neobsahuje utajované informace 4 ), v digitální podobě v systému evidence archiválií․ Kulturně vědecké instituce mohou vést základní evidenci v digitální podobě v systému evidence archiválií. “.
Poznámka pod čarou č. 4 zní:
__________
„4 )
Zákon č. 412/2005 Sb. , o ochraně utajovaných informací a o bezpečnostní způsobilosti, ve znění pozdějších předpisů. “.
2. V § 1 odst. 2 větě první se slova „je vedena “ nahrazují slovy „(dále jen „druhotná evidence“) se vede “ a na konci textu věty první se doplňují slova „v systému evidence archiválií “.
3. V § 1 odst. 2 větě druhé se slova „Národního archivního dědictví “ zrušují.
4. V § 1 odst. 3 se za slovo „dědictví “ vkládají slova „(dále jen „ústřední evidence“) “ a na konci textu odstavce 3 se doplňují slova „v systému evidence archiválií “.
5. V § 1 odst. 4 větě první se slova „evidence se aktualizuje “ nahrazují slovy „ , druhotná a ústřední evidence se aktualizují “ a věta druhá se zrušuje.
6. V § 2 odst. 3 se slova „druhotné evidenci “ nahrazují slovy „základní evidenci jen v listinné podobě “.
7. V § 2 odst. 4 se za slovo „archiválií “ vkládají slova „ , které jsou vedeny v základní evidenci jen v listinné podobě, “.
8. V § 2 se odstavec 5 zrušuje.
9. V § 6 odst. 3 se na konci písmene z) čárka nahrazuje tečkou a písmena aa) až cc) se zrušují.
10. V § 6 se za odstavec 3 vkládá nový odstavec 4, který zní:
„(4)
Evidenční list vždy dále obsahuje
a)
jméno zpracovatele evidenčního listu,
b)
jméno operátora záznamu evidenčního listu, pokud je veden v digitální podobě,
c)
značku archivního souboru, pokud je pro archivní soubor zavedena,
d)
údaje o nedohledaných archiváliích a nedobytných zapůjčených archiváliích. “.
Dosavadní odstavce 4 až 7 se označují jako odstavce 5 až 8.
11. V § 7 odst. 2 úvodní části ustanovení se slova „archivních pomůcek “ zrušují.
12. V § 8 odst. 1 se slova „Národního archivního dědictví “ zrušují.
13. V § 8 odst. 3 se na konci textu věty první doplňují slova „nebo v digitální podobě “ a věta druhá se nahrazuje větou „Zasláním stejnopisu archivní pomůcky v digitální podobě se rozumí jeho uložení v systému evidence archiválií. “.
14. V § 8 se odstavec 4 zrušuje.
Dosavadní odstavce 5 a 6 se označují jako odstavce 4 a 5.
15. V § 9 odstavce 1 až 4 znějí:
„(1)
Údaje ze základní evidence se předávají, není-li dále stanoveno jinak, v listinné nebo digitální podobě.
(2)
Předáním údajů ze základní evidence v digitální podobě se rozumí jejich uložení v systému evidence archiválií.
(3)
Bezpečnostní archivy, které vedou část základní evidence, která neobsahuje utajované informace, pouze v listinné podobě, předávají údaje z evidenčních listů a z evidence archivních pomůcek z této části základní evidence do druhotné evidence Národního archivu do 15. ledna následujícího kalendářního roku v listinné podobě. Bezpečnostní archivy předávají pouze údaje o archiváliích, u nichž byl zrušen stupeň utajení.
(4)
Kulturně vědecké instituce, které vedou základní evidenci pouze v listinné podobě, předávají údaje z evidenčních listů a z evidence archivních pomůcek ze své základní evidence do druhotné evidence Národního archivu nebo příslušného státního oblastního archivu do 15. ledna následujícího kalendářního roku v listinné podobě. “.
Poznámka pod čarou č. 1 se zrušuje.
16. V § 9 se odstavce 5 až 9 a 11 zrušují.
Dosavadní odstavec 10 se označuje jako odstavec 5.
17. V § 10 odst. 4 písm. d) se slova „ústřední evidenci památek “ nahrazují slovy „Ústředním seznamu kulturních památek České republiky “.
18. V příloze č. 2 se slova „druhotné evidence Národního archivního dědictví “ nahrazují slovy „druhotné evidence “ a slova „evidenčního listu Národního archivního dědictví “ se nahrazují slovy „evidenčního listu “.
19. V příloze č. 3 se v příloze č. 1 badatelského řádu ve vzoru badatelského listu slovo „nepovinné “ pod slovem „e-mail “ nahrazuje slovy „povinné v případě nahlížení prostřednictvím národního nebo jiného portálu pro zpřístupnění archiválií v digitální podobě “.
ČÁST DRUHÁ Změna vyhlášky o podrobnostech výkonu spisové služby (čl. 2)
Čl. II Vyhláška č. 259/2012 Sb. , o podrobnostech výkonu spisové služby, ve znění vyhlášky č. 283/2014 Sb. a vyhlášky č. 85/2019 Sb. , se mění takto:
1. V § 2 odst. 3 písm. d) se slova „vnitřní organizační jednotce “ nahrazují slovy „organizační součásti “.
2. V § 5 se doplňuje odstavec 3, který zní:
„(3)
Pokud veřejnoprávní původce vykonává spisovou službu v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby, obálku doručeného dokumentu v analogové podobě zpravidla převede do digitální podoby. “.
3. V § 6 odst. 1 se věta druhá včetně poznámky pod čarou č. 25 zrušuje.
4. V § 6 odst. 2 se věta druhá zrušuje.
5. V § 6 odstavec 3 zní:
„(3)
Veřejnoprávní původce může doručený dokument, který byl převeden podle odstavce 1 nebo 2, zničit bez výběru archiválií. “.
6. V § 16 odst. 1 se slova „záhlaví, v němž je uvedeno “ zrušují.
7. V § 16 odst. 3 se za větu první vkládá věta „Veřejnoprávní původce vyhotoví dokument podle věty první v podobě, v jaké vykonává spisovou službu, ledaže povaha dokumentu takové vyhotovení vylučuje. “.
8. V § 16 se doplňuje odstavec 5, který zní:
„(5)
Pokud veřejnoprávní původce vykonává spisovou službu v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby, musí jím vyhotovovaný statický textový dokument v digitální podobě nebo statický kombinovaný textový a obrazový dokument v digitální podobě obsahovat strojově čitelný text (textovou vrstvu), a bylo-li příslušné schéma XML stanoveno národním standardem, také metadata ve formátu XML. Veřejnoprávní původce zajistí soulad obsahu dokumentu ve výstupním datovém formátu s obsahem strojově čitelného textu a metadat ve formátu XML. Věty první a druhá se nepoužijí v případě, je-li dokument určen pouze pro komunikaci mezi informačními systémy. “.
9. V § 17 odst. 3 se věta poslední nahrazuje větou „Ministerstvo vnitra vede a na svých internetových stránkách zveřejňuje seznam ztracených úředních razítek, který obsahuje údaje o ztracených úředních razítkách uvedených v oznámeních. “.
10. V § 20 odst. 1 se slova „ , nejde-li o převáděné dokumenty podle § 6 odst. 1 a dokumenty převáděné autorizovanou konverzí dokumentů podle § 6 odst. 2 “ zrušují.
11. V § 23 se na konci odstavce 2 doplňuje věta „Verze PDF/A-3 a vyšší je výstupním datovým formátem statických textových dokumentů a statických kombinovaných textových a obrazových dokumentů, neobsahuje-li dokument v datovém formátu, který není výstupním datovým formátem, a dokument obsahující další dokumenty. “.
12. V § 23 odstavec 4 zní:
„(4)
Výstupním datovým formátem dynamických obrazových dokumentů je
a)
datový formát Graphics Interchange Format (GIF),
b)
datový formát umožňující uložení komprimovaných dat kódovaných podle standardu Moving Picture Experts Group Phase 1 (MPEG-1, ISO/IEC 11172),
c)
datový formát umožňující uložení komprimovaných dat kódovaných podle standardu Moving Picture Experts Group Phase 2 (MPEG-2, ISO/IEC 13818),
d)
datový formát umožňující uložení komprimovaných dat kódovaných podle standardu Moving Picture Experts Group Phase 4 (MPEG-4, ISO/IEC 14496-3). “.
13. V § 23 odst. 6 se za slovo „databáze “ vkládají slova „a datové věty “.
14. Za § 26 se vkládá nový § 26a, který včetně nadpisu zní:
㤠26a
Použití pravidel týkajících se dokumentů na spis
Ustanovení § 2 až 11, § 13 až 16 a § 18 až 26 týkající se dokumentu se použijí na spis obdobně, ledaže to vylučuje jeho povaha. “.
ČÁST TŘETÍ Účinnost (čl. 3)
Čl. III Tato vyhláška nabývá účinnosti dnem 1. ledna 2022, s výjimkou čl. II bodu 8, který nabývá účinnosti dnem 1. února 2022.
Copyright © 2009 - 2024, Nakladatelství C. H. Beck
